Gids over CRM-cloudsystemen

Ieder jaar ontdekken bedrijven, groot en klein en in allerlei branches, de voordelen van software voor het beheer van klantrelaties (CRM, Customer Relationship Management) om een langdurige band met hun klanten te onderhouden. En door de grootschalige overstap op werken op afstand kunnen bedrijven gemakkelijker cloudsoftware gebruiken dan software die op locatie is geïnstalleerd.

In deze uitgebreide gids gaan we in op de vraag waarom dit soort software tegenwoordig zo populair is onder bedrijven. Daarnaast bespreken we een aantal uitstekende, toonaangevende CRM-aanbieders.

• Wat is een CRM-systeem in de cloud?
• Wat zijn de voordelen?
• Wat zijn de belangrijkste functies?
• De 15 beste CRM-cloudoplossingen
• Hoe kies je het beste CRM-cloudsysteem voor sales?
• Veelgestelde vragen
• Klaar voor een gratis CRM-cloudsysteem voor sales?

Een CRM-systeem in de cloud is software voor het beheer van klantrelaties die op de servers van de CRM-aanbieder wordt gehost en waartoe klanten toegang hebben via internet. Dit soort software wordt ook wel Software-as-a-Service (SaaS) genoemd. Dit is niet hetzelfde als op locatie geïnstalleerde software, die hogere aanloopkosten en andere personeelsvereisten met zich meebrengen.

Hoe werkt het?

Bij een CRM-cloudsysteem is alle infrastructuur waarmee de software werkt eigendom van de softwareaanbieder, die bovendien ook het onderhoud regelt. Bedrijven die de CRM-app gebruiken, draaien de software via internet op hun computers.

Het is echter de CRM-aanbieder die de gegevens van de klant op zijn eigen locatie onderhoudt en beveiligt. Hierdoor hoeven bedrijven niet enorm hoge aanloopkosten te betalen om een infrastructuur op te bouwen waarmee ze al die gegevens kunnen opslaan en veilig houden.

Op locatie geïnstalleerde software is daarentegen in het bezit van het bedrijf. Daarnaast moet het bedrijf zelf de servers, netwerken, beveiliging en hardware regelen en onderhouden die nodig zijn om het programma te installeren en laten draaien. Het hosten en beheren van al die hoeveelheden gegevens, gaat wel gepaard met flinke aanloopkosten. Bovendien moet er meestal speciaal een ICT’er worden aangenomen die zich bezighoudt met de software in het datacentrum.

Waarvoor gebruik je zo’n systeem?

Elk bedrijf dat zijn klanten tevreden wil houden, zou eigenlijk een CRM-systeem voor sales moeten gebruiken. Zo’n systeem is ideaal om contactgegevens te beheren, waardevolle klantinzichten op te doen en tijdrovende handelingen te automatiseren. Niet ieder bedrijf beschikt echter over de middelen om een infrastructuur te bouwen en onderhouden waarop op locatie geïnstalleerde CRM-software kan draaien. Daarom kiezen zo veel bedrijven ervoor om in een CRM-toepassing in de cloud te investeren.

On-demand salessoftware voor het beheer van je klantbestanden gebruiken, vormt een rendabele manier om al je CRM-gegevens te beheren zonder dat je tegen hoge kosten vooraf aanloopt.

CRM-cloudplatforms voor sales zijn gebruiksvriendelijk en bevatten vaak verschillende supportfuncties, zoals telefonische ondersteuning die dag en nacht bereikbaar is, een bijzonder uitgebreide kennisbank en chatopties voor wie snel hulp nodig heeft.

Voor wie is zo’n systeem geschikt?

Bedrijven van allerlei formaten en in allerlei branches gebruiken CRM-software om een bestand op te bouwen van tevreden klanten. Maar vanwege de hoge aanloopkosten van software op locatie is een CRM-cloudoplossing met name nuttig voor bedrijven die op zoek zijn naar de voordelen van een effectief platform voor het beheer van klantrelaties, maar geen geld willen uitgeven aan de ondersteunende infrastructuur.

Veel salesapps zijn tegenwoordig on-demand te gebruiken, waarbij er steeds een maand- of jaarbedrag moet worden betaald om de hardware en beveiliging van het platform te onderhouden. Een CRM-cloudsysteem vormt een ideale digitale tool voor kleine bedrijven, webwinkels, non-profitorganisaties, salesteams en iedereen die afhankelijk is van een goed onderhouden klantenbestand.

Ieder bedrijf dat met klantenzorg te maken heeft, profiteert van de voordelen van een CRM-cloudsysteem. Met een CRM-cloudoplossing bespaar je tijd en verhoog je de productiviteit overal, van de klantenservice tot marketing en van IT tot sales. Zo hebben teams meer mogelijkheden dan ooit tevoren om te groeien.

Ben je op zoek naar een CRM-cloudoplossing voor sales om je CRM-proces mee af te handelen? Hier zijn een aantal zakelijke voordelen waarop je kunt rekenen:

• Lagere aanloopkosten. CRM-cloudsoftware wordt niet op je servers geïnstalleerd en gehost. Dat betekent dat je niet hoeft te betalen voor de hardware, ruimte en beveiliging die je nodig hebt voor een CRM-systeem op locatie. Alles wat je nodig hebt om je CRM-cloudsysteem te laten draaien, is een internetverbinding, een computer of ander apparaat en het juiste besturingssysteem. En toevallig zijn dit stuk voor stuk dingen die bedrijven al hebben en kennen.
• Geen zorgen over updates en onderhoud. Omdat de hardware waarop het platform werkt niet eigendom van je bedrijf is, hoef je geen updates en onderhoud te regelen om alles soepel te laten draaien. Het is de taak van de aanbieder van het CRM-cloudsysteem om problemen die zich voordoen op te lossen, gegevensmigratie te verwerken, de software bij te werken en klanten en hun bedrijven veilig te houden.
• Verbonden personeel. Als je CRM-gegevens veilig in de cloud worden opgeslagen, kunnen al je teamleden erbij, of ze nu op kantoor werken, thuis zitten of onderweg zijn. Je medewerkers blijven verbonden en op de hoogte van de nieuwste en nauwkeurigste klantgegevens, die ze altijd kunnen bijwerken en aanvullen, waar ze ook zijn.
• Betrouwbare beveiliging. De beste CRM-tools in de cloud zijn voorzien van stevige beveiligingsmaatregelen en -certificeringen om de gegevens van je bedrijf en je klanten te beschermen. Daarnaast nemen ze een andere zorg weg: dankzij regelmatige back-ups is de kans klein dat je gegevens definitief kwijtraakt vanwege een technisch ongeluk of probleem.
• Ruimte voor groei. SaaS-platforms voor het beheer van klantrelaties zijn bewust flexibel ontworpen, zodat ze aan de behoeften van bedrijven van welk type en formaat dan ook kunnen worden aangepast. En de beste CRM-platforms zijn zo gebouwd dat ze met je bedrijf kunnen meegroeien. Naarmate je bedrijf groeit, kun je met CRM-tools in de cloud nieuwe functies en producten toevoegen, zodat je meer klanten van dienst kunt zijn. Op die manier weet je zeker dat je niet zo groot wordt dat de software het niet meer aankan.
• Stel klanttrajecten samen waarmee klantentrouw wordt bevorderd. Een heel belangrijk voordeel van CRM-systemen is dat je een solide klantbestand kunt opbouwen dat de groei van je bedrijf kan ondersteunen. Met een CRM-cloudtoepassing kunnen bedrijven heel precies in kaart brengen op welke punten hun salesproces moet worden aangepast, zodat ze een trouw klantenbestand kunnen opbouwen dat keer op keer voor hen kiest in plaats van voor de concurrent.

Sommige CRM-platforms bevatten enorm veel nuttige functies, terwijl andere wat minder uitgebreid zijn. Hieronder vind je een aantal van de belangrijkste functies van CRM-cloudsystemen waarmee je de productiviteit flink verhoogt en het maximale uit de software haalt:

• CRM-systeem voor contactbeheer: Bewaar en orden waardevolle klant- en contactgegevens. Met de geavanceerdere platforms kun je ook de communicatie volgen die aan je contactpersonen is gekoppeld, afspraken en bijeenkomsten inplannen en documentbeheer regelen.
• Salesdashboard: Een compleet, visueel overzicht van realtime salesgegevens. Bekijk KPI’s, houd de voortgang van je doelen bij en zet de resultaten af tegen eerdere cijfers, zodat je doelen niet uit het oog verliest.
• Mobiele toegang: Gebruik de cloud en neem je werkzaamheden onderweg mee. Met een mobiel CRM-systeem kunnen gebruikers gegevens bekijken en bewaren op elk mobiel apparaat, ook op plekken met slecht of helemaal geen mobiel bereik.
• Gegevensback-up: Dankzij regelmatige back-ups weet je zeker dat je klantgegevens altijd veilig en toegankelijk zijn, ook als er onverhoopt iets met de hardware gebeurt.
• Software voor salespipelines: Volg leads door de pipeline en stel een stapsgewijs proces samen waarmee je leads in klanten converteert, salesactiviteiten beheert en quota haalt.
• Integraties: Koppel je platform met andere populaire zakelijke apps, zoals Gmail, Outlook en WordPress, zodat je niet steeds tussen browsers hoeft te wisselen als je andere platforms gebruikt.

De 15 beste CRM-softwareplatforms in de cloud

Zendesk Sell

Als het gaat om de meest intuïtieve en efficiënte functies in één salesplatform, biedt Zendesk aan van de beste opties die momenteel verkrijgbaar zijn. De aanpasbare gebruikersinterface werkt in de cloud en is beschikbaar voor zowel desktop als mobiele toepassingen, zodat teams altijd toegang hebben tot hun gegevens en elkaar, waar ze ook zijn. En met de bijbehorende mobiele app kun je zelfs bij gegevens op plekken waar je slecht bereik hebt. Locatie is dus nooit meer een probleem.

Bovendien kun je dankzij de soepele appintegratie van Zendesk CRM-dashboard

Software voor het volgen van leads

Tools voor automatisering

Selfservice-portal

Leads verzamelen

Integratie met sociale media

Rapporten/analyses

Monday.com

Bron

De CRM-oplossing van monday.com, oorspronkelijk ontworpen voor projectbeheer, is inmiddels aardig populair dankzij de eenvoudige UI. Een aspect dat er uitspringt is de sleepfunctie, waarmee je leads eenvoudig binnen en tussen verschillende tabellen kunt ordenen.

Grotere teams lopen mogelijk tegen problemen aan met het prijssysteem van monday.com. Ieder pakket heeft namelijk ruimte voor maximaal 200 gebruikers, terwijl je voor een abonnement voor een groter team met meer dan 200 gebruikers contact moet opnemen met monday.com voor een offerte op maat.

Belangrijkste functies:

• Tools voor projectbeheer
• Door gebeurtenissen getriggerde acties
• Activiteiten plannen
• Analyses/ROI-tracking
• Aanbevelingen volgen
• Kanbanbord

HubSpot

Bron

HubSpot, een van de grotere spelers in de CRM-markt, is populair omdat het een gratis versie en verschillende functies tegen betaling aanbiedt. Naast salesfuncties bevat dit CRM-systeem ook SaaS-producten voor marketing, klantenservice en contentbeheer.

HubSpot is speciaal ontworpen voor groeiende teams en bevat daarom een aantal basisfuncties voor CRM, zoals contact- en leadbeheer. Daarnaast is het voorzien van functies waarmee je prestatiecijfers kunt bijhouden en meten, zodat managers hun teams richting betere resultaten kunnen begeleiden.

Belangrijkste functies:

• Beheer van e-mailrespons
• Beheer van salespipelines
• Dashboard met activiteiten
• Landingspagina’s/webformulieren
• Integratie met sociale media
• Selfservice-portal

Zoho CRM

Bron

Zoho CRM bevat functies als pipelinebeheer, een gespreksassistent die met AI werkt en taakbeheer. Een van de populairste functies van Zoho CRM zijn de aanpassingsmogelijkheden, waarmee gebruikers in feite hun eigen versie van Zoho kunnen maken.

Een andere kernfunctie van Zoho CRM is het CommandCenter. Daarmee kunnen gebruikers heel gepersonaliseerde klanttrajecten samenstellen. Daarnaast profiteren gebruikers van de communicatiesupport in alle kanalen, zodat ze op verschillende populaire platforms met klanten kunnen communiceren.

Belangrijkste functies:

• Gespreksassistent die met AI werkt
• Tools voor prospecting
• Aanbevelingen volgen
• Integratie interne chat
• Tools voor samenwerking
• A/B-testen

Pipedrive

Bron

Dankzij het eenvoudige ontwerp en de visueel aantrekkelijke UI vormt Pipedrive een geliefde CRM-oplossing onder gebruikers die niet veel op hebben met programmeren. Dit platform kan met allerlei verschillende externe systemen worden geïntegreerd en bevat functies als tools voor samenwerking, mobiele toegang en beheer van salespipelines.

Daarnaast is de supportafdeling van Pipedrive dag en nacht bereikbaar voor hulp bij de installatie en andere vragen. In het goedkoopste abonnement van Pipedrive ontbreken echter een aantal cruciale onderdelen, zoals het bijhouden van geopende berichten en groepsmails.

Belangrijkste functies:

• Beheer van oproeplijsten
• Beheer van verloop
• Tools voor samenwerking
• Agenda/herinneringssysteem
• Interactie volgen
• Integraties van derden

Copper

Bron

Het CRM-systeem van Copper, dat is ontworpen voor het beheer van sales en groeiende klantrelaties, is duidelijk een favoriet onder kleine bedrijven. Het bevat nuttige functies als e-mailmarketing, salesprognoses en integraties met sociale media.

Copper is speciaal voor G Suite-gebruikers ontworpen, dus als je meer een Outlook-gebruiker bent, past dit platform misschien niet helemaal bij je. Dankzij deze effectieve G Suite-integratie kunnen gebruikers hun records automatisch bijwerken op basis van gesprekken binnen Gmail en afspraken met contactpersonen synchroniseren.

Belangrijkste functies:

• E-mailmarketing
• Beheer van salespipelines
• Prognoses
• Taakbeheer
• Kanaalbeheer
• Tools voor samenwerking

Freshsales

Bron

Freshsales is een effectief CRM-systeem dat voornamelijk door sales- en marketingteams wordt gebruikt. Het belooft de groei en het beheer van klantrelaties te stroomlijnen. Freshsales is bekend van het moederbedrijf Freshdesk, dat aanvullende zakelijke producten aanbiedt die samen met het CRM-systeem kunnen worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan producten voor HR-teams (Freshteam) en IT-servicebeheer (Freshservice).

Daarnaast werkt Freshsales met een assistent die met AI werkt, genaamd Freddy, die bedrijven inzichten biedt met aanbevelingen op basis van gegevens en suggesties doet voor de volgende stappen.

Belangrijkste functies:

• AI-gestuurde inzichten
• Campagnebeheer
• Leadbeheer
• Segmentatie
• Selfservice-portal
• Automatisering voor marketing

EngageBay

Bron

EngageBay is een compleet platform voor sales, marketing en support. Het bestaat uit een uitgebreid CRM-pakket met een breed scala aan organisatorische functies. Bovendien is de klantenservice bijzonder responsief, waardoor problemen snel en eenvoudig worden opgelost.

Het platform van EngageBay bevat functies als kennisbankbeheer, realtime plannen en conversie bijhouden. Daarnaast biedt EngageBay een handig salesklassement, zodat verkopers de strijd met elkaar kunnen aangaan.

Belangrijkste functies:

• Online support via chatsessies
• Auto-responders
• Progressieve dialer
• Rapporten/analyses
• Salesprognose
• Leads verzamelen

Creatio

Bron

Creatio, dat voorheen bekendstond als bpm’online, bevat een breed scala aan flexibele, schaalbare CRM-functies. Het platform beschikt over functies waarmee je bijzonder gepersonaliseerde klantervaringen kunt vormgeven zonder dat je daar goede programmeervaardigheden voor nodig hebt. Middelgrote tot grote bedrijven gebruiken Creatio om het volledige klanttraject efficiënt te beheren.

Creatio bevat veelvoorkomende CRM-functies als pipelinebeheer, automatisering voor marketing, leadbeheer en segmentatie. Eén nadeel van het platform van Creatio dat in reviews wordt genoemd, is echter dat de pagina’s niet in realtime worden bijgewerkt en dus handmatig moeten worden vernieuwd nadat een zakelijk proces is voltooid.

Belangrijkste functies:

• Automatisering voor marketing
• Desktopintegratie
• Metrics van prestaties
• Agenda/herinneringssysteem
• Pipelinebeheer
• Segmentatie

Salesforce

Bron

Salesforce heeft maar liefst bijna 20% van de CRM-markt in handen en is dan ook een van de populairste CRM-leveranciers die er te vinden zijn. Salesforce biedt een enorm aantal functies aan, waaronder prestatiecijfers en het volgen van activiteiten en aanbevelingen. Een van de populairste functies van Salesforce is de Einstein Voice Assistant, die aantekeningen maakt van gesprekken en persoonlijke dagelijkse briefings geeft.

Net als veel andere CRM-aanbieders is Salesforce beschikbaar als mobiele app, zodat salesteams hun werkzaamheden onderweg kunnen meenemen. Met de functie Mobile Publisher kunnen gebruikers apps in de huisstijl van het merk bouwen. Ze kunnen de kleur, symbolen en namen aanpassen die hun medewerkers zien.

Belangrijkste functies:

• E-mails volgen
• Uitgebreide rapportage
• Salesprognose
• Opportunitybeheer
• Voorspellende analyses
• Dashboard met activiteiten

Keap

Bron

De CRM-oplossing Keap stond voorheen bekend als Infusionsoft en is vooral geschikt voor webwinkels. Het bevat populaire functies als automatiseringen voor marketing, aanpasbare sjablonen en een visueel aantrekkelijke tool voor het bouwen van campagnes. Keap biedt daarnaast ruim 2500 integraties en is daardoor compatibel met de meeste veelgebruikte salesapps.

Een andere populaire functie is het playbook, waarmee gebruikers een compleet framework kunnen bouwen voor marketing en sales volgens de eigen methodologie van Keap. Ook beschikt het platform over een gestroomlijnd, automatisch planningssysteem waarmee je agenda’s tussen je mobiele apparaten en desktop worden gesynchroniseerd, zodat je er overal bij kunt.

Belangrijkste functies:

• Geavanceerde klantsegmentatie
• Sjablonen
• Druppelcampagnes
• Relaties volgen
• Websitebezoekers volgen
• Metrics van prestaties

Apptivo

Bron

De kracht van Apptivo zit ’m in de waarde van de verschillende zakelijke apps, die allemaal tegen één scherpe prijs worden aangeboden. Het platform bevat een volledig spectrum aan diensten, van sales en marketing tot facturering en support, en belooft een 360°-overzicht van je klantenbestand, voor meer synergie in het hele systeem.

Apptivo werkt met allerlei nuttige CRM-functies, waaronder segmentatie, zodat je klanten in groepen kunt onderverdelen, en taakbeheer, zodat je op koers blijft met je salesactiviteiten. Ook heeft het producten voor het beheer van salestaken, waaronder mobiele rapportage van uitgaven, online facturering en projectbeheer.

Belangrijkste functies:

• Marketingbeheer
• Offertes/prijsindicaties
• Gebiedsbeheer
• Leads beoordelen
• Integratie interne chat
• Agenda/herinneringssysteem

SugarCRM

Bron

Deze betaalbare, uitgebreide CRM-oplossing biedt diepgravende inzichten in de klantervaring, waardoor bedrijven zinvollere klantrelaties kunnen aangaan en onderhouden. Een van de grootste voordelen van SugarCRM is dat het platform met allerlei externe apps kan worden geïntegreerd. Je kunt het daardoor op verschillende van je favoriete zakelijke apps aansluiten.

SugarCRM belooft een einde te maken aan de blinde vlekken van een bedrijf door klantgegevens op een nieuwe, inzichtelijke manier aan te bieden.

Belangrijkste functies:

• Desktopintegratie
• Portal voor klantsupport
• Leadbeheer
• AI-gestuurde automatisering
• Aanpasbare scores
• Segmentatie

Less Annoying

Bron

Less Annoying is speciaal gericht op de behoeften van kleine bedrijven en helpt zijn gebruikers hun bereik en klantbeheer uit te breiden doordat ze zonder al te veel gedoe aan de slag kunnen. De naam is met name goed gekozen als het gaat om het brede scala aan aanpassingen en de eenvoudige UI.

Less Annoying bevat allerlei populaire CRM-functies, waaronder beheer van salespipelines, een selfservice-portal en leadsegmentatie. Het biedt ook abonnementen aan waarbij je per gebruiker betaalt en dus zelf kunt bepalen wie na het inloggen toegang tot welke gegevens heeft.

Belangrijkste functies:

• Dashboard
• Campagnebeheer
• Taakbeheer
• Relaties volgen
• Automatisering voor marketing
• Buitendienstbeheer

SAP

Bron

Dankzij de effectieve functies voor gegevensanalyse, marketing op sociale media en campagnes in meerdere kanalen vormt SAP een solide CRM-oplossing voor klantbetrokkenheid. Het CRM-platform wordt gebruikt in allerlei sectoren, zoals de modebranche, consumentenproducten, hightech, het verzekeringswezen en de auto-industrie.

SAP belooft bedrijven te helpen beter inzicht in hun klanten te krijgen, zodat ze hen nóg persoonlijker van dienst kunnen zijn en zo de betrokkenheid kunnen verhogen. Naast het CRM-platform biedt SAP ook andere zakelijke producten aan, zoals de platforms Supply Chain Management en Human Capital Management.

Belangrijkste functies:

• Contactbeheer
• Beheer van klantcontracten
• Desktopintegratie
• ERP-integratie
• Aanmaak van uitvoerdocumenten
• Integratie met sociale media

Nieuwe software toevoegen aan de systemen waarmee je bedrijf al werkt, is iets waar je goed over moet nadenken. Ook al zijn de aanloopkosten van een CRM-cloudtoepassing lager, je hebt toch te maken met een bepaald bedrag dat je elke maand of elk jaar moet betalen.

Je kunt een abonnement natuurlijk altijd opzeggen als een platform toch niet blijkt te passen bij je team. Maar desondanks is het een goed idee om van tevoren al onderzoek te doen, zodat je niet steeds van platform naar platform hoeft te gaan in de hoop het juiste tegen te komen.

Hier zijn een aantal stappen die je kunt doorlopen voordat je je keuze maakt:

Er zijn verschillende soorten CRM-platforms. Het systeem dat je kiest, moet dus functies bevatten waarmee jij je unieke doelen kunt behalen. Neem je huidige salesproces en systeem voor contactbeheer onder de loep. Maak een lijst van CRM-functies waarmee je je proces het best zou kunnen stroomlijnen.

Ben je pas net met je bedrijf begonnen en weet je nog niet zeker welke functies je nodig hebt? Er zijn aanbieders van CRM-systemen voor kleine bedrijven met functies en producten die speciaal voor nieuwe bedrijven zijn ontworpen die willen groeien.

Bedenk hoe en waar je team werkt. Als je bedrijf teamleden heeft die thuis of onderweg werken, kan een mobiele CRM-app heel nuttig zijn. Veel mobiele CRM-apps werken namelijk met offline toegang, waarbij gegevens ook kunnen worden vastgelegd en bijgewerkt op plekken met slecht bereik.

Een intuïtieve interface is essentieel om een goede start te maken met nieuwe software. Controleer of de CRM-aanbieders die je overweegt gebruiksgemak beloven. Anders loop je het risico meer tijd kwijt te zijn aan dingen uitzoeken en problemen oplossen dan daadwerkelijk het maximale uit je CRM-systeem halen. Een eenvoudig CRM-systeem moet gemakkelijk te bedienen zijn, zonder dat je tijd verspilt of steeds problemen moet oplossen.

Voordat je je uiteindelijke softwarekeuze maakt, moet je weten wat voor support erbij wordt aangeboden voor als er iets misgaat. Controleer of je toegang hebt tot een uitgebreide kennisbank en telefonische ondersteuning die dag en nacht beschikbaar is. CRM-aanbieders met een goed supportsysteem kunnen je beter helpen als je tegen problemen met de software aanloopt.

De beste manier om te kijken of een on-demand CRM-systeem bij je past, is door het voordat je het aanschaft uit te proberen. Alleen dan kun je controleren of je het er goed vindt uitzien en fijn vindt werken. Neem daarbij vooral ook de tijd om beproefde CRM-werkwijzen uitgebreid te testen.