Klantendatabase-software

Klantgegevens zijn goud waard voor elk bedrijf - maar alleen als je ze goed kunt organiseren en gebruiken. Om dat te bereiken heb je software voor klantrelatiebeheer nodig. Of je nu je klanten op de hoogte wilt brengen van een nieuwe deal op een van je producten, of binnen de maand een bepaald aantal nieuwe klanten wilt binnenhalen, het begint allemaal met een goed georganiseerd systeem. In dit artikel bespreken we wat je moet weten over databases voor klantgegevens en geven we je onze top 10 van aanbevelingen.

In dit artikel behandelen we:

• De definitie van klantendatabase-software
• De voordelen van klantendatabase-software
• Beproefde werkwijzen voor CRM-databases
• Een lijst met de beste software voor klantgegevens voor 2022
• Een overzicht van de 10 beste softwareoplossingen voor klantbeheer
• Probeer Zendesk uit: Start je gratis proefperiode

Je kunt natuurlijk spreadsheets gebruiken om handmatig alle informatie over al je klanten op te schrijven, maar daar heeft niemand zin in. Het is meestal zelfs onbegonnen werk. Klantendatabase-software legt alles vast wat je over een klant zou willen weten en synchroniseert dat met een profiel in het systeem. Elke keer dat je met een klant correspondeert wordt dat vastgelegd. Databanken met klantgegevens worden ook wel systemen voor klantrelatiebeheer (customer relationship management systems, ofwel CRM's) genoemd.

Wat zijn de eigenschappen van klantendatabase-software?

CRM-software biedt een breed scala aan functies. De belangrijkste zijn:

• Leads en informatie verzamelen: een van de belangrijkste doelen van een CRM is het verzamelen van klantgegevens en -interacties op één centrale plaats.
• De pipeline beheren: met een database voor klantgegevens kun je visualisaties van de salespipeline opzetten, zodat agents leads tijdens het hele traject kunnen volgen.
• Communiceren met prospects en klanten: met klantendatabase-software kun je vanaf het platform communiceren met leads en klanten.
• Integraties: de meeste systemen bieden een groot aantal ingebouwde integraties en API-toegang om je eigen integraties te kunnen maken.
• Analyses en rapportage: met een goede klantendatabase kun je diverse rapporten bekijken en exporteren.
• Meerdere gebruikers: programma's voor klantendata ondersteunen altijd meerdere gebruikers, zodat salesmanagers en agents elk met een eigen login toegang hebben tot de software.

Hoe zet je een database voor je klantenservice op?

Het feit dat je klanten hebt wil nog niet zeggen dat je ook over een klantendatabase beschikt. Om een database aan te leggen, moet je systematisch informatie verzamelen over elke klant en die op een centrale plaats onderbrengen. Er zijn een paar populaire manieren om een database voor klantgegevens op te bouwen:

• Informatie verzamelen over bestaande klanten en nieuwe leads via webformulieren.
• Informatie van een e-mailadres van het bedrijf naar de database sturen.
• Informatie verzamelen via webchat.
• Leads rechtstreeks bellen en klantendata laten vastleggen via een administratief proces, of via transcripties.

Veel kleine bedrijven beginnen met een simpele spreadsheet van al hun klanten. Het goede nieuws is dat je CSV-bestanden rechtstreeks in moderne CRM-softwaresystemen kunt importeren. Zodra je de database hebt opgezet, kun je beginnen met het toevoegen van nieuwe leads en meer informatie over bestaande klanten.

Het verschil tussen het beheren van klantgegevens in spreadsheets en het gebruik van een CRM is als het verschil tussen lopen en het rijden in een racewagen. Zie klantenservicesoftware als het toevoegen van een set wielen aan je salesoperatie. Je kunt veel meer bereiken in dezelfde tijd als je gebruikmaakt van een systeem voor klantendata. Hier volgen enkele belangrijke voordelen klantendatabase-software:

• Je kunt de status van je pipeline in één oogopslag zien.
• Je kunt salesprognoses opstellen met nauwkeurige gegevens.
• Je kunt klantendata automatisch bijwerken via kanalen zoals webformulieren en chat.
• Je kunt inzichten verkrijgen door nauwkeurige rapportages.
• Je kunt tijdrovende taken automatiseren zoals de follow-up van e-mails.
• Je kunt real-time samenwerken met andere teamleden.
• Je kunt gegevens, notities, documenten, metrics, contactinformatie en dossiers op één plek bewaren.

Dit zijn de essentiële eigenschappen van klantendatabase-software.

Snelheid

Moderne programma's dienen een hoge actualiseringsfrequentie te hebben, d.w.z. de tijd die het kost voordat klantendata in het systeem zijn bijgewerkt. Met snelle systemen kunnen agents over actuele informatie beschikken, zelfs als ze in realtime met klanten praten. Het systeem moet ook snel genoeg zijn om de hoeveelheid gegevens die je moet verwerken aan te kunnen.

Efficiëntie

Met behulp van een database voor klantenservice kunnen je teamleden efficiënter klantrelaties opbouwen en deals sluiten. De klantendatabase-software moet een automatische en eenvoudige overdracht van informatie binnen het platform en tussen geïntegreerde apps mogelijk maken.

Handelbare leercurve

Een ander punt van overweging is hoe lang het kost om vertrouwd te raken met nieuwe klantendatabase-software. Zorg dat de beschikbare functies en aanpassingsmogelijkheden aansluiten bij wat je in de dagelijkse praktijk nodig hebt. Als je een uitgebreid aantal functies nodig hebt, zorg er dan voor dat het programma een goede demo heeft en een educatief gedeelte om de implementatie te versnellen.

Naadloos beheren van klantendata

Zorg ervoor dat je klanten niets ongewoons merken wanneer je hun informatie vastlegt. Met andere woorden, de formulieren, widgets en andere communicatiekanalen die je via de CRM-databasesoftware gebruikt, moeten naadloos aansluiten bij het ontwerp van je site. Met een goede tool moet je ook de inspanningen op het gebied van klantentevredenheid en het genereren van leads in één systeem op elkaar af kunnen stemmen.

Er is tegenwoordig een breed aanbod aan databaseprogramma's voor klantgegevens. Sommige zijn beter voor kleine bedrijven en start-ups, terwijl andere speciaal ontwikkeld zijn voor grote ondernemingen. Hier volgt onze top 10 met aanbevelingen.

1. Zendesk

Zendesk biedt een compleet systeem voor CRM- en klantendatabasemanagement voor bedrijven van elke omvang.

De klantendatabase-software van Zendesk verwerkt elke dag 4,6 miljoen interacties tussen bedrijven en klanten. Met onze gratis bibliotheek met informatie over klantervaringen kun je daarnaast beproefde werkwijzen van meer dan 50.000 organisaties ontdekken, waaronder bedrijven in je eigen branche. Zo kom je de beste beproefde werkwijzen te weten die je onmiddellijk in je bedrijf kunt toepassen.

De CRM-databasesoftware van Zendesk is speciaal ontworpen om processen soepel te laten verlopen, iedereen intern over de nodige informatie te laten beschikken en de efficiëntie te verhogen. Met Zendesk hoef je nooit meer grote aantallen verouderde spreadsheets door te worstelen. Bovendien kun je rapporten aanpassen en inzicht krijgen in de gezondheid van je klantenbestand. Zo kom je gemakkelijk te weten hoe je klanten functioneren, en hoe jij en je supportteam nog beter support kunnen bieden.

Ook hoef je je geen zorgen te maken over ingewikkelde IT-problemen als je overstapt op software voor het beheren van klantgegevens, want Zendesk wordt kant-en-klaar geleverd. Er hoeven geen grote onderbrekingen plaats te vinden en je hoeft je IT-team niet in te schakelen om je systeem te upgraden. Onze software-integraties werken naadloos samen met je andere tools en kunnen gemakkelijk worden uitgebreid indien nodig. Zendesk is dus zowel eenvoudig te implementeren als gemakkelijk schaalbaar, zodat het kan meegroeien met je bedrijf.

Zendesk Sell is een volledige oplossing voor CRM. Je kunt het gebruiken om leads op te bouwen, je outreach te automatiseren, je productiviteit te verhogen en meer deals te sluiten. De functies van Zendesk Sell zijn onder andere gespreksanalyse, het volgen van sms-berichten, scripts en meer. Je kunt ook Reach gebruiken om nog meer betrokkenheid te stimuleren. Het beste is dat je de CRM kunt integreren met de rest van Zendesk, zodat je tegelijkertijd gebruik kunt maken van het volledige ticketsysteem en alle mogelijkheden van het helpcenter.

Functies van Zendesk

• Salespipeline-bouwer
• E-mailtracking met pushmeldingen
• Geautomatiseerde betrokkenheid
• Mobiele app voor toegang onderweg
• Enkelvoudige aanmelding
• Samenwerking tussen teams
• Rapporten en analyses
• Omnichannel platform
• Beveiligde cloudoplossing
• API's en native app-integraties
• Notities en belscripts
• Volledige klantenservice van Zendesk

2. Zoho CRM

De hooggewaardeerde CRM van Zoho is geschikt voor verschillende soorten bedrijven.

Bron

Zoho, dat in 2005 een CRM op de markt bracht, biedt een groot aantal SaaS-producten aan. Als je al andere apps van Zoho gebruikt is het toevoegen van de CRM een gemakkelijke stap. Zoho biedt een volledige CRM-oplossing die geschikt is voor bedrijven van elke omvang, met veel aanpassingsmogelijkheden voor het instellen van workflows.

MKB's kunnen de CRM van Zoho gebruiken om leads te beheren, salesvoorspellingen te doen, workflows te automatiseren en de documenten die bij elke lead horen te beheren. Het dashboard is eenvoudig te gebruiken en ondersteunt salesagents bij de uitvoering van hun taken. De gratis versie biedt een klantendatabase met maximaal 100.000 records, terwijl duurdere plannen een onbeperkt aantal records toestaan. Een handige functie van Zoho is Zia, de AI-assistent, die salesagents helpt met het doorzoeken van CRM-gegevens.

Functies van Zoho

• Omnichannel oplossing
• Analyses
• Automatisering voor marketing
• Automatisering van de salespipeline
• Aanpassingen
• Salesproces-bouwer
• Ingebouwde en API-integraties
• Gamificatie
• Salesproces-bouwer

Meer informatie over de Zendesk-app voor Zoho

3. HubSpot CRM

HubSpot CRM kan een goede keuze zijn voor kleine tot middelgrote bedrijven.

Bron

Sinds de oprichting in 2004 is HubSpot uitgegroeid tot een populair marketing- en salesplatform voor veel bedrijven. Het platform ondersteunt afzonderlijke afdelingen door ze samen te laten werken met één set tools voor marketing, klantenservice, sales en contentbeheer. De HubSpot CRM is gericht op kleine tot middelgrote bedrijven en biedt voldoende functies voor dit soort organisaties.

Met HubSpot kun je direct vanuit de klantendatabase je salesproces organiseren en contact opnemen met leads. De CRM van HubSpot biedt een gratis versie, die echter beperkt is tot 15 belminuten, 200 meldingen, 5 e-mailsjablonen en 5 documenten per gebruiker per maand. Duurdere plannen bieden hogere limieten en voegen functies toe zoals salesanalyses, beltranscripties en salesdraaiboeken.

Functies van HubSpot CRM

• Deal-pipeline
• Live chat
• Salesanalyse
• Aanpassingen
• Prognoses
• Automatiseringen
• Slack-integratie
• Enkelvoudige aanmelding

Meer informatie over de Zendesk-app voor HubSpot

4. Freshworks CRM

Freshworks CRM is aantrekkelijk voor kleine bedrijven vanwege het gebruiksgemak.

Bron

Freshworks CRM (vroeger Freshsales) richt zich op mkb's die een eenvoudig programma zoeken. Klanten waarderen het dat Freshworks kant-en-klaar te gebruiken is, hoewel het misschien niet zoveel aanpassingsopties als sommige andere CRM's biedt. Het programma heeft een duidelijke interface en tal van functies voor het volgen van leads, het aanspreken van prospects en het beheren van de pipeline.

Een handige functie van Freshworks is dat het dossiers van leads automatisch aanvult met de gegevens van hun sociale media-account wanneer deze beschikbaar zijn. Op deze manier kun je meer inzicht krijgen in je leads. Freshworks biedt ook een AI-assistent genaamd Freddy die risicovolle contacten kan markeren en salesgegevens kan analyseren.

Functies van Freshworks

• Tot 5.000 actieve contacten
• Stadia van de levenscyclus van contacten
• E-mail-, chat-, web- en telefooncontacten
• Gedragssegmentatie
• Contactscores
• Aanpasbare domeinen
• Bot die leads genereert
• Aanpassingen
• Salesautomatisering

5. Salesforce

Deze veteraan onder de CRM-software is geschikt voor bedrijven van elke omvang.

Bron

Salesforce maakte zijn eerste CRM-product al in 1999, toen je de telefoon en het internet nog niet tegelijk kon gebruiken. Tegenwoordig biedt Salesforce hoogwaardige klantendatabase-software, samen met een groot aantal backoffice-apps voor bedrijven. De bijbehorende CRM Sales Cloud biedt alles wat je van een salesplatform op ondernemingsniveau mag verwachten.

Salesforce biedt bedrijven een groot aantal functies, zoals contactbeheer, marketingtools, salesrapportages en aangepaste workflows. Bovendien kun je bijna alles aanpassen, inclusief het beginscherm. Voor sommigen kan het redelijk wat inspanning kosten om aan de slag te gaan, daarom biedt Salesforece veel online cursussen om de software te leren gebruiken.

Functies van Salesforce

• Contentbeheer
• Opportunity- en leadbeheer
• Rapporten en dashboards
• Mobiele app
• E-mailintegratie
• Salesprognose
• Aangepaste workflows
• Gegevensbeheer

Meer informatie over de integratie van de Salesforce-app met Zendesk

6. Bitrix24

Bitrix24 CRM is een gratis optie voor kleinere teams.

Bron

Bitrix24 bestaat al sinds 2012. Het biedt een volledig platform voor bedrijfscommunicatie dat een CRM, het delen van bestanden, planning, projectbeheer en meer omvat. De CRM is vrij uitgebreid en biedt een reeks nuttige functies. Bitrix24 heeft een gratis abonnement met een maximum van 12 gebruikers, maar tijdens de Covid-19-pandemie werd dit verhoogd om bedrijven te ondersteunen. De gratis versie heeft nog andere beperkingen met betrekking tot opslag, taken en communicatie.

Functies van Bitrix24 omvatten automatisering van outreach, een onbeperkt aantal leads, een Kanban-bordweergave en aangepaste pipelines. Als je de opensource software op je eigen hardware wilt installeren biedt Bitrix24 ook een optie die je zelf kunt hosten. Dit wordt echter alleen aangeraden als je al wat ervaring hebt met het zelf afhandelen van upgrades, updates en serveronderhoud.

Functies van Bitrix24

• Online opslag
• Klantenprofielen
• CRM-toegangsrechten
• Live chat-software
• API- en native integraties
• Rapporten en analyses
• Tools voor CRM-marketing
• Oproepen traceren
• E-mailintegratie

7. Pipedrive CRM

Pipedrive is een gebruiksvriendelijke CRM gericht op kleine bedrijven.

Bron

Pipedrive begon in 2010 met een CRM-systeem dat werd ontworpen om het werk van salesprofessionals gemakkelijker te maken. Terwijl andere platforms zoals Zoho en HubSpot meerdere soorten tools bieden, is Pipedrive alleen een CRM. Hierdoor is het eenvoudig in te stellen en te integreren met een aantal andere apps om de functionaliteit uit te breiden. Pipedrive biedt vier plannen plus twee add-ons voor leadgeneratie en webanalyses.

De software voor klantgegevens omvat dealbeheer, een productcatalogus, een aanpasbare pipeline, e-mailintegraties en meer. Zoals met de meeste CRM-tools kun je een aantal taken automatiseren om het salesproces efficiënter te maken. Samengevat kan Pipedrive een nuttig hulpmiddel zijn voor mkb's die alleen een CRM nodig hebben.

Functies van Pipedrive

• Aangepaste chatbot en webformulieren
• Volgen van contactgeschiedenis
• Automatiseren van terugkerende taken
• Rapporten en inzichten
• Mobiele app
• Herinneringen voor activiteiten
• Visuele salespipeline
• Enkelvoudige aanmelding

Meer informatie over de Zendesk-app voor Pipedrive

8. Apptivo CRM

Apptivo biedt een veelzijdige CRM-databasesoftware.

Bron

Apptivo werd opgericht in 2009 en is uitgegroeid tot een reeks apps rond contact- en projectbeheer, facturatie en communicatie. Wat Apptivo anders maakt, is dat het een eenvoudige contactmanager biedt zonder pipeline of facturatie. Deze optie is een eenvoudige oplossing voor kleine bedrijven die alleen de interacties met hun klanten willen volgen.

Verder kan de database voor klantenservice van Apptivo grotere ondernemingen ondersteunen met aangepaste workflows, meerdere pipelines, e-mailautomatisering en gegevensbeheer. Het systeem kan leads genereren via webformulieren, directe e-mails, het importeren van CSV-bestanden en handmatige invoer. Apptivo biedt ook een aantal apps om de functionaliteit van het klantenrelatiebeheer te verbeteren.

Functies van Apptivo

• Aangepaste chatbot en webformulieren
• Volgen van de contactgeschiedenis
• Automatiseren van terugkerende taken
• Rapporten en inzichten
• Mobiele app
• Herinneringen voor activiteiten
• Visuele salespipeline
• Enkelvoudige aanmelding

9. Keap CRM

Keap synchroniseert CRM-tools met marketing voor mkb's.

Bron

Keap (vroeger Infusionsoft) is een reeks tools gericht op CRM en marketing. Het bedrijf is gebaseerd op het idee dat sales- en marketingafdelingen optimaal presteren als ze nauw samenwerken. Door één platform voor beide te gebruiken, kunnen teams efficiënter werken. Onderdeel van een abonnement op de klantendatabase-software van Keap is toegang tot de CRM, marketingautomatisering, betalingsverwerking, marketing per e-mail en salespipelinebeheer.

Keaps instapplan is specifiek gericht op kleine zelfstandigen en startende bedrijven. Het aanbod voor grote ondernemingen (wat vroeger Infusionsoft was) staat nu bekend als Keap Max Classic. De gebruikersinterface van Keap is aantrekkelijk en beschikt over een eenvoudig drag-and-drop-systeem voor het bouwen van workflows en pipelines.

Functies van Keap

• Visuele salespipeline
• Automatisering voor CRM en marketing
• Betalingsverwerking
• Mobiele app
• Sms-berichten en telefoongesprekken
• Rapporten en analyses
• E-mailmarketing
• Afspraken plannen

10. Monday CRM

Monday.com biedt een eenvoudig CRM-systeem gericht op teamproductiviteit.

Bron

Wellicht heb je geen volwaardige klantendatabase-software nodig voor je bedrijf. Monday kan een goede oplossing zijn als je op zoek bent naar basisfunctionaliteit voor je klantendatabase en een gemakkelijk te gebruiken platform. Hoewel het bedrijf meer bekend staat om tools voor teamwerk, kan het CRM-systeem voor mkb's voldoende functionaliteit bieden om leads en klantinformatie te beheren.

Monday.com biedt aangepaste formulieren voor het vastleggen van leads op je website en landingspagina's, en je kunt automatisering gebruiken om tijd te besparen op terugkerende taken. Wat prettig is, is dat het ontwerp van de salespipeline, het contactbeheer en de deals boards gelijk is aan de lay-out van de planning. Als je al vertrouwd bent met het gebruik van Monday voor taakbeheer, zul je ook het platform voor klantgegevens gemakkelijk in gebruik kunnen nemen.

Functies van Monday

• Salespipeline
• Contentbeheer
• Vastleggen van leads
• Klantenprojecten
• Marketingactiviteiten
• Orderbeheer
• Klantenservice
• Teamtaken en -projecten

Meer informatie over de Zendesk-app voor Monday.com

Hier vergelijken we in één oogopslag de door ons geselecteerde 10 beste systemen:

Zendesk ondersteunt native integraties voor Zoho, HubSpot, Salesforce, Pipedrive en Monday. Zendesk is ook te verbinden met Freshworks, Bitrix24, Apptivo en Keap via de PieSync-integratie.