De 15 beste klantenportals in 2024

Een klantenportal is een veilige, gepersonaliseerde hub voor klanten waar ze hun supportaanvragen in kunnen dienen en beheren, bij kunnen dragen aan je communityforum en toegang kunnen krijgen tot kennisbankartikelen. Met een dergelijke online hub voor selfservice breng je alle selfservicefuncties van je bedrijf samen op één overzichtelijke plek op je website of mobiele app. Wanneer een klantenportal wordt geïntegreerd met andere systemen, kunnen klanten er ook hun accountgegevens bekijken en wijzigen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld hun verzendadres bijwerken of een afspraak annuleren.

Supportportals bieden een geweldige manier om je klanten aan te moedigen tot selfservice, zodat je supportteam meer tijd overhoudt voor het leveren van service van hogere kwaliteit voor problemen die een menselijke aanpak vereisen. Deze voordelen zijn echter alleen haalbaar met software die gebruiksvriendelijk en veilig is, en die schaalbaar is met je bedrijf en klantenbestand. Om er zeker van te zijn dat je prioriteit geeft aan de juiste mogelijkheden en de juiste oplossing voor je bedrijf kiest, hebben we een uitgebreide guide voor klantenportals samengesteld.

Onderwerpen in deze guide:

• De 8 belangrijkste voordelen van klantenportalsoftware
• Welke functies moet een klantenportal hebben?
• Vergelijkingstabel voor klantenportalsoftware
• De 15 beste klantenportals
• Hoe kies ik de juiste klantenportalsoftware voor mijn bedrijf?
• Veelgestelde vragen
• Probeer gratis AI-gedreven klantenportalsoftware

Klantenportals bieden meer dan alleen selfservice voor klanten. Ze bieden ook aanzienlijke zakelijke voordelen, van lagere operationele kosten tot betere beveiliging.

Laten we eens kijken naar de belangrijkste voordelen van portaloplossingen voor klanten.

1. Hogere klanttevredenheid: De meeste klanten nemen liever geen contact op met je supportteam. Klantenportals bieden 24 uur per dag toegang tot oplossingen, waardoor je team meer tijd heeft om service van hogere kwaliteit te bieden wanneer er contact wordt opgenomen. Bovendien kunnen klanten de status van hun supportaanvragen volgen en deze op elk moment raadplegen.
2. Schaal je serviceactiviteiten op en profiteer van lagere supportkosten dankzij AI en automatisering: Met AI-gedreven klantenportals kun je meer klanten bedienen met kleinere teams, waardoor de operationele kosten dalen. Wanneer klanten bijvoorbeeld tickets indienen via je portal, kan AI relevante artikelen voorstellen om hun vragen te beantwoorden en tickets op te lossen. Bovendien kun je een AI agent toevoegen aan je kennisbank om zelfs complexe vragen te beantwoorden.
3. Een hogere efficiëntie: Supportmedewerkers kunnen meer tickets oplossen als ze niet worden overspoeld door een berg vragen. Klantenportals gebruiken AI-gedreven tools voor selfservice om tickets te voorkomen, zodat je supportteam minder tickets binnenkrijgt.
4. Verbeter de betrokkenheid met een communityforum: Met forumsoftware verbeter je de klantbetrokkenheid door klanten een platform te bieden om met elkaar in contact te komen, ervaringen te delen en oplossingen te vinden. Dit bevordert het communitygevoel, moedigt gebruikers aan om inhoud te creëren en geeft klanten de mogelijkheid om elkaar te helpen, waardoor problemen vaak sneller worden opgelost.
5. Creëer persoonlijkere selfservice-ervaringen Met een portal hebben klanten een eigen tool om hun bijdragen aan de community of de status van hun serviceaanvragen bij te houden en er indien nodig naar terug te verwijzen. Bedrijven kunnen zelfs verschillende portals creëren voor verschillende doelgroepen, waardoor de selfservice-ervaring verder wordt gepersonaliseerd.
6. Centraliseer informatie: Portals centraliseren informatie, waardoor deze gemakkelijk toegankelijk is voor klanten wanneer nodig. Alle relevante bronnen, zoals guides voor gebruikers, veelgestelde vragen en productdocumentatie, zijn beschikbaar op één handige locatie.
7. Verbeter de beveiliging: Volgens het Zendesk Customer Experience Trends-rapport van 2024 vertrouwen slechts 4 op de 10 klanten de bestaande beveiligingsmaatregelen van de meeste bedrijven. In een portal met professionele beveiligingsfuncties, zoals authenticatie in twee stappen en versleuteling, is klantendata veilig.
8. Globaliseer je klantenserviceactiviteiten: Je kunt portals maken in meerdere talen en voor verschillende regio’s. Zo wordt selfservice ook toegankelijk voor anderstaligen, waardoor je een veel breder klantenbestand kunt bedienen.

Met de juiste klantenportal kun je eenvoudig en veilig opschalen, tickets sneller afhandelen, beter communiceren met je klanten en de supportkosten verlagen. Het is een must-have voor eersteklas klantervaringen.

Klantenportals zijn alleen effectief als je klanten ze ook gebruiken. Je portal moet de volgende elementen bevatten om een vlekkeloze ervaring voor klanten te garanderen:

• Flexibiliteit: Een flexibel portal is aanpasbaar aan de behoeften van klanten en bedrijven. Apps en integraties zonder code, zoals beschikbaar op de Zendesk Marketplace, helpen je om je portal eenvoudig aan te passen zonder speciale IT-ondersteuning.
• Rapportages en analyses: Met klantenportals met rapportageoplossingen, zoals Zendesk, kun je de impact van je selfservice-inspanningen bijhouden aan de hand van metrics zoals het ticketvolume, het percentage voorkomen tickets en CSAT. En voor hulp bij het optimaliseren van je helpcenter moet je ook kunnen zien hoe de inhoud van je portal presteert.
• Een AI-gedreven kennisbank: Met een kennisbank kunnen klanten aan selfservice doen, waarbij je met AI de inhoud up-to-date kunt houden en de kwaliteit ervan kunt verbeteren, zodat consistent gebruik wordt aangemoedigd. Met AI-gedreven aanwijzingen over benodigde inhoud kun je uit ticketgegevens hiaten in de inhoud identificeren. Generatieve AI-tools kunnen vervolgens een aantal woorden omzetten in een volledig artikel, waardoor het creëren van inhoud eenvoudig wordt.
• Live opties voor support en centrale communicatiekanalen: Via je portal moeten klanten je supportteam kunnen bereiken, bijvoorbeeld via een ticketformulier. Met een meer complete omnichannel klantenserviceoplossing komen deze aanvragen op dezelfde plaats terecht als de rest van je servicekanalen, zodat tickets naadloos kunnen worden opgevolgd.
• Generatief zoeken: De meest intuïtieve portals gebruiken AI om direct antwoord te geven op zoekopdrachten via een helpcenter. Zo hoef je niet meer eindeloos door resultaten te zoeken, want AI scant gerelateerde artikelen en levert snel en duidelijk antwoord aan klanten.
• AI agents: Deze intelligente bots zijn vooraf getraind met miljarden echte klantinteracties en begrijpen automatisch de behoeften van de klant, zodat ze zelfs complexe vragen kunnen oplossen. De AI agent kan je kennisbank gebruiken om naar antwoorden te zoeken of aan een gesprek deelnemen en zo 24 uur per dag gepersonaliseerde oplossingen bieden. De AI agents van Zendesk zijn speciaal ontworpen voor CX om een menselijke band te bevorderen, zodat klanten de best mogelijke en meest nauwkeurige support krijgen.
• Tools voor kennisbeheer: Neem geen genoegen met verouderde inhoud waar klanten niets aan hebben. Met tools voor kennisbeheer kan je team de informatie in je portal efficiënt bijwerken. Kies oplossingen waarmee kennisbeheerders nieuwe artikelen kunnen maken en delen met behulp van voorgedefinieerde sjablonen, workflows voor goedkeuring en publicatie kunnen stroomlijnen en meerdere artikelen tegelijk kunnen bijwerken. Zo wordt de efficiëntie gemaximaliseerd.

Begin je zoektocht met het evalueren van de belangrijkste criteria van deze aanbieders van klantenportals.

Je portalsoftware moet je helpen om precies die klantervaring te creëren die je wilt bieden. We hebben enkele voorbeelden van klantenportals samengevat die je daarmee kunnen helpen.

1. Zendesk

Belangrijkste use case: AI-gedreven klantenservice

Zendesk biedt AI-gedreven klantenportalsoftware als onderdeel van een uitgebreide klantenserviceoplossing. Net als alle Zendesk-tools is de portalsoftware speciaal gebouwd voor klantenservice, wat gebruiksgemak garandeert voor zowel klanten als serviceteams. Bovendien worden gevoelige klant- en bedrijfsgegevens beschermd door professionele beveiligingsfuncties.

Onze flexibele oplossing biedt apps, integraties en sjablonen zonder code die je kunt aanpassen aan de behoeften van je bedrijf, klanten en merkrichtlijnen. Je kunt bijvoorbeeld je helpcenter in meer dan 40 talen lokaliseren om klanten in hun eigen taal te bedienen en meerdere merken, producten, serviceniveaus of regio’s ondersteunen.

Met AI-tools kun je je selfservice-aanbod voor klanten verbeteren en supportteams helpen om de portal up-to-date te houden. Tools met generatieve AI kunnen van een paar steekwoorden complete artikelen maken, teksten verduidelijken en de toon aanpassen. Met AI-gedreven aanwijzingen over benodigde inhoud kun je ontbrekende helpcenteronderwerpen identificeren op basis van je servicegegevens en verouderde artikelen markeren om je kennisbank actueel te houden. Klanten kunnen dankzij AI met generatieve en semantische zoekfuncties eenvoudig de informatie vinden die ze nodig hebben, zonder onnodig klikken.

AI agents, de nieuwste generatie AI-gedreven bots, kunnen je selfservice-inhoud gebruiken om problemen van klanten zelfstandig op te lossen. Wanneer een klant een aanvraag indient in je portal, kun je met automatisering ook relevante artikelen delen. Zo verminder je het aantal tickets en kun je direct support bieden.

Alle aanvragen van klanten die via de portal worden ingediend, kunnen eenvoudig worden gevolgd, beheerd en opgelost binnen ons toonaangevende omnichannel ticketsysteem, waarin ook je andere supportkanalen samenkomen. Deze centrale agent workspace maakt gebruik van AI, zodat serviceteams snel, accuraat en gepersonaliseerd kunnen reageren, of een ticket nu wordt ingediend via de portal of via messaging, chat, e-mail of de telefoon.

Ten slotte voorziet Zendesk je van krachtige tools voor analyses en rapportages waarmee je de impact van je selfservice-inspanningen kunt bepalen.

Voordelen

• AI-agents
• AI-gedreven kennisbank
• Analyses en rapportages
• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Apps en integraties zonder code
• Sjablonen
• Omnichannel ticketsysteem

• Toonaangevende AI-gedreven agent workspace

• Professionele beveiliging
• Workflows voor goedkeuring en publicatie
• Tools voor kennisbeheer
• Eenvoudig te gebruiken en op te schalen
• Generatief zoeken

Capterra-beoordeling: 4,4

Beginprijs: $55 per supportmedewerker/maand (jaarlijks gefactureerd)

Gratis proefperiode: 14 dagen

2. SuperOkay

Belangrijkste use case: Klantenportals maken voor bureaus en freelancers

SuperOkay is klantenportalsoftware voor digitale nomaden en creatieve bureaus. Gebruikers kunnen de interface aanpassen aan de huisstijl van hun bedrijf, inclusief het wijzigen van het logo, het favicon, de kleuren, de afbeeldingen, de lettertypen en de aanmeldpagina. De portal is een centrale hub voor projectinformatie met apps en integraties van derden, zoals ontwerptools, analyseplatforms en software voor projectbeheer.

Bedrijven kunnen de tool gebruiken om documenten, inhoud, taken, links en ingebedde apps met klanten te delen. Een interactieve documenteditor met herbruikbare sjablonen maakt gelijktijdige documentbewerking tussen partijen mogelijk.

Gebruikers kunnen projecttijdlijnen en actiepunten maken met deadlines die zijn toegewezen aan individuele teamleden of klanten. Klanten kunnen in de portal ook voorstellen beoordelen en goedkeuren. Vervolgens kunnen projectleden de voortgang volgen en relevante partijen op de hoogte brengen van volgende stappen.

Gepinde documenten op het dashboard kunnen fungeren als een kennisbank, met links naar guides voor onboarding, veelgestelde vragen, voorstellen en briefings. Projectleiders kunnen met teambeheer ook toegangsniveaus toewijzen op basis van anciënniteit voor teamleden en klanten. Het bedrijfsplan biedt extra functies zoals één terabyte opslagruimte en een onbeperkt aantal pagina’s voor meer klantdocumenten.

Voordelen

• Kennisbank
• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Interactieve documenteditor
• Project-actiepunten
• Apps en integraties van derden
• Goedkeuringsknop voor klantenvoorstellen
• Sjablonen voor voorstellen

Capterra-beoordeling: 4,8

Prijs vanaf: Gratis voor één klant of $9 per maand voor drie klanten (jaarlijks betaald)

Gratis proefperiode: Gratis abonnement beschikbaar

3. Ideagen Huddle

Belangrijkste use case: Samenwerktools voor klanten maken voor gereguleerde branches

Met de klantenportal van Ideagen Huddle kunnen bedrijven in gedeelde documenten samenwerken met klanten. De cloudgebaseerde portal van het platform biedt een veilige omgeving om gevoelige informatie te huisvesten en te delen die toegankelijk is via verschillende kanalen. Met Huddle kunnen bedrijven ook het thema van de klantenportal personaliseren met een bedrijfslogo en kleurenschema.

Bedrijven kunnen Huddle gebruiken om mensen, bestanden, documenten, taken en gesprekken die met een project te maken hebben op één plek organiseren. Bovendien werkt Huddle documentwijzigingen en gesprekken in realtime bij en worden de documentgeschiedenis en -versies opgeslagen. Teams en klanten kunnen Microsoft Office-documenten ook tegelijkertijd in realtime of offline bewerken, en elke partij heeft toegang tot de revisiegeschiedenis en eerdere concepten.

Een geïntegreerd ticketsysteem biedt functionaliteiten zoals prioriteitsniveaus voor tickets, geautomatiseerde workflows en instellingen voor deadlines. Gebruikers kunnen de voortgang volgen, taken toewijzen en andere personen en teams informeren over projectstatussen.

Klanten hebben toegang tot de portal met SSO-integraties met behulp van hun bestaande inloggegevens van externe dienstverleners. Binnen de portal kunnen gebruikers ook machtigingen voor artikelweergave definiëren om beperkingen op te leggen aan specifieke klantgroepen of abonnementsniveaus.

Branches die afhankelijk zijn van veilige datapraktijken kunnen voor naleving zorgen dankzij versleutelde klantendata en professionele beveiliging. Bovendien wordt elke actie binnen Huddle voorzien van een tijdstempel en geregistreerd, waardoor audits mogelijk zijn.

Voordelen

• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Ticketsysteem
• Opties voor enkelvoudige aanmelding en artikelweergavemachtigingen
• Beheer van documentversie
• Offline documenten bewerken
• Professionele beveiliging

Capterra-beoordeling: 4,5

Prijs vanaf: Neem contact op met Ideagen

Gratis proefperiode: 30 dagen

4. Zoho Creator

Belangrijkste use case: Toegang tot apps en informatie van leveranciers

Zoho Creator biedt een samenwerkingsplatform waarmee bedrijven verschillende portals kunnen bouwen. De software kan portals maken voor klantenhelpdesks, klantenservice, projectmanagement, HR en orderverwerking. Bovendien krijgen bedrijven toegang tot meer dan 650 apps en integraties van derden.

De software maakt gebruik van ontwerpfunctionaliteit via slepen en neerzetten waarmee de portal kan worden aangepast met bedrijfslogo’s, kleuren en beeldmateriaal. Gebruikers kunnen ook kennisbanken opbouwen en selfservicebronnen creëren voor klanten, zoals artikelen, antwoorden op veelgestelde vragen, guides en een communityforum voor discussies.

Zoho Creator wordt geleverd met kant-en-klare AI-modellen die routinetaken voor je organisatie kunnen uitvoeren. Dit omvat functionaliteiten zoals chatbots en slimme zoekfuncties voor kennisbankartikelen om veelgestelde vragen te beantwoorden of eenvoudige support te bieden aan klanten.

Met de ingebouwde rapportage- en analysefuncties kunnen gebruikers in de portal rapporten genereren over de activiteiten van klanten, waardoor ze inzicht krijgen in hun gedrag, het gebruik van hulpbronnen en hun algehele betrokkenheid. Vervolgens kunnen teams belangrijke metrics en gegevens bijhouden en die vergelijken met de algehele gebruikerservaring over een langere periode.

Om toegang te krijgen tot de portal ondersteunt Zoho Creator SSO-opties en geeft het klanten de mogelijkheid om bestaande inloggegevens van platforms van derden te gebruiken. Binnen de portal kunnen klanten aanvragen indienen, de voortgang volgen en rechtstreeks updates over tickets ontvangen.

Voordelen

• AI-assistent
• AI-gedreven kennisbank
• Rapportages en analyses
• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Ticketsysteem
• Opties voor enkelvoudige aanmelding en artikelweergavemachtigingen
• Regels voor workflows
• Apps en integraties van derden

Capterra-beoordeling: 4,3

Beginprijs: $8 per gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)

Gratis proefperiode: 15 dagen

Ontdek: Bekijk hoe Zoho CRM integreert met Zendesk en vergelijk Zendesk met Zoho.

5. Copilot

Belangrijkste use case: Tools voor klanten maken voor professionele dienstverleners

De klantenportalsoftware van Copilot biedt verschillende functies voor servicebedrijven, waaronder messaging, facturering, het delen van bestanden, contractbeheer, formulieren en meer. De software is ook toegankelijk op mobiele apparaten, zodat klanten informatie kunnen vinden, met teams kunnen communiceren en de voortgang van projecten vanaf hun telefoons of tablets kunnen volgen.

Copilot biedt ook apps en integraties van derden voor ontwerptools, rapportages en analysefunctionaliteit, zodat bedrijven extra supporttools kunnen verbinden met hun portal. Met de aanpasbare ontwerpopties van Copilot voor online portals kunnen bedrijven hun branding toepassen op het uiterlijk en de berichten van de portal. Bovendien kunnen bedrijven automatiseringen instellen voor basistaken zoals welkomstberichten, intakeformulieren en vergaderlinks.

Dankzij de veilige functionaliteit voor messaging kunnen teams en klanten projectdetails bespreken, bestanden delen en relevante partijen op de hoogte houden binnen de portal. Andere beveiligingsfuncties zijn versleuteling en toegangscontrole voor interne teamleden en klanten. Gebruikers kunnen ook een veilige kennisbank binnen de portal creëren, waarmee klanten toegang krijgen tot selfservicebronnen zoals veelgestelde vragen, guides en artikelen voor probleemoplossing. Copilot biedt een ingebouwd ticketsysteem voor complexere zaken zoals het beheren van aanvragen en probleemoplossing.

Met functies voor eSignature kunnen klanten in de portal voorstellen elektronisch goedkeuren en contracten ondertekenen. Bedrijven kunnen ook facturen met een eigen logo sturen die online betaalmogelijkheden bieden.

Voordelen

• Kennisbank
• Thema’s aanpassen
• Ticketsysteem
• Automatisering
• Messaging en het delen van bestanden
• Apps en integraties van derden

Capterra-beoordeling: 4,7

Beginprijs: $29 per interne gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)

Gratis proefperiode: 14 dagen

6. HappyFox

Belangrijkste use case: Tickets voor support indienen en volgen

De software voor klantenportals van HappyFox biedt selfservice-opties aan klanten. Het geeft bedrijven de mogelijkheid om een doorzoekbare kennisbank op te bouwen met relevante artikelsuggesties en AI-gedreven zoekfuncties.

Het communityforum dat bij bepaalde plannen wordt geleverd, biedt een plek waar klanten elkaar kunnen helpen. Supportmedewerkers kunnen de gesprekken observeren en oplossingen aandragen. Bovendien kunnen medewerkers deze discussies volgen, oplossingen bijdragen en trends identificeren om de kennisbank bij te werken. Vervolgens kunnen gebruikers rapporten genereren over belangrijke metrics zoals de klanttevredenheid, de oplossingstijden van tickets en het gebruik van kennisbanken.

HappyFox biedt aanpassingsmogelijkheden met HTML, CSS en JavaScript waarmee bedrijven een uniforme merkervaring kunnen leveren. Daarnaast kunnen gebruikers een widget voor het supportcenter toevoegen aan de zijkant van een webpagina.

Dankzij een centraal ticketsysteem kunnen individuen en teams vragen van klanten beheren vanuit de portal. Klanten kunnen ook tickets indienen, de voortgang bekijken en updates ontvangen. Via het beheer van Service Level Agreements (SLA’s) krijgen leiders toegang tot metrics over tickets en de prestaties van supportmedewerkers.

Dankzij SSO-functionaliteit kunnen klanten toegang tot de portal krijgen met behulp van hun bestaande inloggegevens voor platforms van derden. Voor de beveiliging binnen de portal kunnen admins machtigingen definiëren voor het bekijken van artikelen en de toegang beperken tot bepaalde klanten of teamleden. Met op IP-gebaseerde beperkingen kunnen bedrijven de klantenportal ook vanaf specifieke locaties beheren.

Voordelen

• Assist AI
• AI-gedreven kennisbank
• Rapportages en analyses
• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Ticketsysteem
• Opties voor enkelvoudige aanmelding en artikelweergavemachtigingen
• Beheer van service level agreements (SLA’s)
• IP-gebaseerde beperkingen

Capterra-beoordeling: 4,5

Beginprijs: $9 per supportmedewerker/maand (jaarlijks gefactureerd)

Gratis proefperiode: Niet beschikbaar

Ontdek: Ontdek hoe Zendesk integreert met HappyFox Workflows op de Zendesk Marketplace.

7. MyDocSafe

Belangrijkste use case: Documenten delen en samenwerken in gereguleerde industrieën

MyDocSafe biedt veilige klantenserviceportals, met onder meer documentbeheer, facturering, e-formulieren, ID-verificatie en automatisering. Met MyDocSafe kunnen bedrijven bestanden en documenten delen en klantendata verzamelen via formulieren. MyDocSafe maakt ook realtime samenwerking mogelijk met Microsoft Office Documents.

Met de aanpasbare workflows van het platform kunnen bedrijven het onboardingsproces automatiseren. Gebruikers kunnen ook processen aanmaken binnen de klantenportal waarmee ze klanten door het onboardingsproces kunnen leiden, notificaties kunnen sturen voor voltooide taken of herinneringen kunnen sturen om documenten te ondertekenen. Dit alles werkt aan de hand van triggers voor specifieke acties op basis van workflowstappen. Bedrijven kunnen het thema van de portal ook aanpassen met logo’s, kleuren en lay-outelementen die overeenkomen met de branding van het bedrijf.

Met het platform kunnen bedrijven aangepaste webformulieren en vragenlijsten maken voor feedback- of verificatieprocessen en de verzamelde gegevens opslaan. Om de toegang tot gevoelige informatie te beheren, kunnen gebruikers gedetailleerde machtigingen instellen voor specifieke documenten (of de hele portal). Bovendien kunnen klanten gebruik maken van eenmalige aanmelding om toegang te krijgen tot hun portal. Voor het delen van gevoelige documenten kan ook gebruik worden gemaakt van versleutelde e-mails. Daarnaast kunnen teams met de portal van MyDocSafe gebruikersactiviteiten volgen en inzichten in documenten beoordelen.

Voordelen

• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Opties voor enkelvoudige aanmelding en artikelweergavemachtigingen
• Geautomatiseerde workflows
• Webformulieren en vragenlijsten
• Versleutelde e-mail
• Deelbare links naar privéportals

Capterra-beoordeling: 3,8

Beginprijs: $22 per maand voor twee gebruikers (jaarlijks gefactureerd)

Gratis proefperiode: 30 dagen

8. SupportBee

Belangrijkste use case: Supportaanvragen beheren en volgen

Via de klantenportal van SupportBee kunnen klanten nieuwe supportaanvragen indienen en eerdere aanvragen controleren. Omdat klanten hun gespreksgeschiedenis kunnen bekijken, kunnen ze eerdere problemen, vragen en oplossingen raadplegen. Bovendien kunnen ze de portal aan hun merk aanpassen, dankzij functies waarmee ze logo’s, kleuren en lay-outelementen kunnen toewijzen die specifiek zijn voor hun merk.

Klanten hoeven geen gebruikersnamen en wachtwoorden te onthouden, want voor toegang tot de portal kunnen je agents privélinks sturen. Dankzij beveiligde communicatie binnen het ticketsysteem kunnen klanten ook samenwerken met supportmedewerkers door opmerkingen toe te voegen, bestanden te uploaden en rechtstreeks binnen tickets deel te nemen aan gesprekken.

De software kan worden geïntegreerd met een bestaande kennisbank, zodat je klantenportal direct beschikt over middelen voor selfservice. Klanten hebben toegang tot veelgestelde vragen, guides voor probleemoplossing en instructieartikelen. Zo kunnen ze antwoorden vinden zonder tussenkomst van een supportmedewerker.

Bepaalde SupportBee-plannen bieden ook rapportagefunctionaliteiten. Met deze tools kunnen gebruikers de oplossingstijden van tickets, klanttevredenheidsscores en prestatiemetics van medewerkers analyseren. Vervolgens kunnen leiders die informatie gebruiken om aanbevelingen te doen met betrekking tot supportstrategieën en de toewijzing van middelen.

Voordelen

• Kennisbank
• Rapportages en analyses
• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Ticketsysteem
• Gedeelde inbox
• Apps en integraties van derden

Capterra-beoordeling: 4,4

Beginprijs: $13 per gebruiker/maand

Gratis proefperiode: 14 dagen

9. Clinked

Belangrijkste use case: Projectcoördinatie met klanten of teams

Clinked biedt bedrijven de mogelijkheid om een sjabloon voor een klantenportal aan te passen of een originele portal te creëren die is afgestemd op hun behoeften. Met de portal kun je de communicatie tussen klanten en interne teams consolideren en admins van de portal kunnen bepalen wie inhoud mag bekijken, bewerken en downloaden.

De tool biedt een centrale hub voor communicatie tussen interne teams en klanten. Hiermee kunnen bedrijven communicatie verspreiden naar bedrijfspagina’s via groepchats en privé- en openbare berichten. Bedrijven kunnen ook een mobiele app gebruiken om personeel dat zich niet op hun werkplek bevindt op de hoogte te houden.

Admins kunnen gedetailleerde toegangscontroles definiëren binnen de portal op individueel of groepsniveau. Zo kunnen ze de toegang tot bestanden, mappen en informatie voor irrelevante partijen beperken. Met Clinked kun je ook veilig bestanden delen. Denk hierbij aan het uploaden van documenten, het delen van mappen en het in realtime samenwerken met klanten aan projecten. Dankzij het versiebeheersysteem van Clinked heeft iedereen toegang tot de laatste versie van bestanden.

Clinked kan ook worden geïntegreerd met verschillende apps van derden, waardoor de klantenportal verbonden kan worden met de bestaande tools van je bedrijf, zoals projectmanagementsoftware, diensten voor bestandsopslag of cloudgebaseerde documenteditors. Bovendien kunnen gebruikers een kennisbankoplossing integreren, waarmee ze selfservice aan hun portal kunnen toevoegen.

Voordelen

• Kennisbank
• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Opties voor enkelvoudige aanmelding en artikelweergavemachtigingen
• Mobiele app
• Versiebeheer
• Apps en integraties van derden

Capterra-beoordeling: 4,8

Beginprijs: $95 per maand (jaarlijks gefactureerd)

Gratis proefperiode: Beschikbaar (alleen in de EU)

10. Kahootz

Belangrijkste use case: Samenwerking binnen projecten en met teams

De online klantenportal van Kahootz is een gecentraliseerde communicatiehub waarmee klanten hun accounts kunnen beheren en kunnen samenwerken met bedrijven. De software biedt beveiliging voor gevoelige gegevens en is transparant met klanten over hun accountactiviteit.

Bedrijven kunnen het dashboard van Kahootz aanpassen aan hun specifieke voorkeuren, met functies zoals forums, documentbeheer, enquêtes, het creëren van inhoud en meer. Dankzij software voor online bedrijfsenquêtes met anonieme toegangscontrole krijgen bedrijven inzicht in de feedback van klanten.

Gebruikers kunnen in de portal een doorzoekbare kennisbank opbouwen. Bedrijven kunnen inhoud met uitgebreide media uploaden en toevoegen aan een kennisbank, zoals video’s en blogartikelen, om veelvoorkomende vragen van klanten te beantwoorden. Op communityforums kunnen klanten elkaar helpen en kunnen supportmedewerkers meekijken, zodat ze oplossingen kunnen aandragen en trends kunnen herkennen voor het bijwerken van de kennisbank.

Met Kahootz kunnen gebruikers takenlijsten maken met vervaldatums, taakstatussen en verantwoordelijken. Taken kunnen worden bekeken op voltooiingsstatus en het systeem kan automatische berichten sturen naar taakeigenaars voor achterstallige items.

Het Enterprise-plan biedt tools voor gegevenstoegang en -beheer waarmee teams vanuit de portal rapporten kunnen delen met partners, leveranciers en klanten. Je kunt ook verbinding maken met apps van derden en integraties indien er behoefte is aan extra rapportagemogelijkheden.

Klantendata worden beschermd dankzij versleuteling, SSO-opties en toegangscontroles. Met Kahootz kunnen gebruikers ook hun accountactiviteit en gegevensgebruik bekijken voor transparantie.

Voordelen

• Kennisbank
• Rapportages en analyses
• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Opties voor enkelvoudige aanmelding en artikelweergavemachtigingen
• Enquêtes
• Taakbeheer
• Integraties van derden

Capterra-beoordeling: 4,7

Beginprijs: £5,50 per gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)

Gratis proefperiode: 30 dagen

11. Onehub

Belangrijkste use case: Klantendata opslaan en delen

Onehub is een opslagsysteem in de cloud waarmee bedrijven met klanten kunnen communiceren en waarmee samenwerking tussen collega’s wordt vergemakkelijkt. Bedrijven kunnen de klantenportal aanpassen met hun eigen branding.

Dankzij het veilig online delen van gegevens kunnen teams zelfs gevoelige informatie uitwisselen en toegangsrechten instellen door gebruikers verschillende rollen te geven (zoals administrator, maker en viewer). Gebruikers kunnen ook beveiligde links genereren om tijdelijke toegang te verlenen tot specifieke bestanden of mappen in de portal. Bij sommige plannen kunnen deze links met een wachtwoord worden beveiligd. Bovendien voldoet de professionele beveiliging aan de branchenormen voor de verwerking van gevoelige gegevens dankzij functies als versleuteling en authenticatie in twee stappen.

Dankzij uploaden via slepen en neerzetten met de mogelijkheid om meerdere bestanden te uploaden en verschillende bestandstijden te ondersteunen, kunnen bestanden worden gedeeld tussen teams en klanten. Klanten hebben via de portal ook toegang tot projectdocumenten, kunnen feedback delen en samenwerken in teamverband. Door activiteiten bij te houden, zoals het uploaden en downloaden van bestanden en het bekijken van documenten, kunnen teams alle interacties met klanten volgen. In een activiteitenlogboek wordt een chronologisch overzicht van deze toegangspunten en gebruiksgegevens opgeslagen.

Voordelen

• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Weergavemachtigingen voor artikelen
• Bestandsuploads op basis van slepen en neerzetten
• Met wachtwoord beveiligde links
• Activiteiten volgen
• Professionele beveiliging

Capterra-beoordeling: 4,6

Beginprijs: $12,50 per gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)

Gratis proefperiode: 14 dagen

12. FuseBase

Belangrijkste use case: Samenwerken aan klantprojecten

FuseBase (voorheen Nimbus) geeft klanten en medewerkers de mogelijkheid om informatie te organiseren en samen te werken op één plek. Bedrijven kunnen er een merkervaring mee creëren met aanpasbare, ingebouwde chats.

FuseBase AI biedt bedrijven een tool om inhoud te creëren en te beheren met generatieve suggesties voor aankomende projecten. Het kan discussies analyseren en zo een takenlijst maken, een vergadering samenvatten en antwoorden uit een kennisbank halen. Die kennisbank is geïntegreerd als een center voor selfservice waar klanten toegang krijgen tot bijvoorbeeld veelgestelde vragen.

Het platform verzamelt ook gegevens en verwerkt feedback voor operationele inzichten. Met rapportagetools krijgen gebruikers een overzicht van informatie, zoals patronen voor het bekijken van inhoud door klanten of voltooiingspercentages van projecttaken. Vervolgens kunnen leiders inzichten gebruiken om de effectiviteit van de kennisbank of andere activiteiten en processen te beoordelen.

Dankzij functies voor enkelvoudige aanmelding kunnen klanten toegang krijgen tot de portal met hun bestaande inloggegevens van andere providers. Met FuseBase kunnen admins ook toegangscontroles definiëren voor de inhoud van de portal, wat gedetailleerde gegevenscontrole mogelijk maakt.

FuseBase biedt bedrijven taakbordfuncties waarmee ze projecttaken kunnen visualiseren, de voortgang in verschillende fasen kunnen bijhouden en taken kunnen toewijzen aan teamleden of klanten voor workflowbeheer. Vooraf gedefinieerde algemene workflows, takenlijsten of lay-outs voor kennisbankartikelen kunnen ook worden opgeslagen als sjablonen voor toekomstig gebruik.

Voordelen

• AI-gedreven kennisbank
• Rapportages en analyses
• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Opties voor enkelvoudige aanmelding en artikelweergavemachtigingen
• Taakbord
• Sjablonen

Capterra-beoordeling: 4,6

Prijs vanaf: Beperkt gratis abonnement of $9 per gebruiker/maand

Gratis proefperiode: Gratis abonnement beschikbaar

13. Accelo

Belangrijkste use case: Offertes verzenden

Accelo is een cloudgebaseerd platform voor het beheer van werk met klanten, met tools om een klantenportal te maken en te beheren. Bedrijven kunnen klanten toegang verlenen tot relevante gegevens zoals accountinformatie, aanvragen, offertes, facturen, voorschotten en meer. Klanten en andere belanghebbenden kunnen deze toegang (beveiligd met opties voor enkelvoudige aanmelding) gebruiken om projecten te volgen, aanvragen in te dienen en documenten te bekijken. Klanten kunnen hun documenten en supportservices ook bekijken en beheren wanneer het hen uitkomt, terwijl admins kunnen bepalen wie projectcontent kan zien, bewerken en downloaden.

De klantenportal biedt ook een ticketsysteem. Klanten kunnen rechtstreeks via de portal aanvragen indienen, de voortgang volgen en communiceren met supportteams. Daarnaast kunnen bedrijven inzicht krijgen in rapportages over klantbetrokkenheid, gebruikspatronen en de oplossingstijden van tickets.

Een andere functie van Accelo’s klantenportal is workflowoptimalisatie. Dankzij vooraf gedefinieerde sjablonen voor veelgebruikte offertes en projectstructuren hebben bedrijven eenvoudig toegang tot vertrekpunten voor klantinteracties.

Voordelen

• Rapportages en analyses
• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Ticketsysteem
• Opties voor enkelvoudige aanmelding en artikelweergavemachtigingen
• Sjablonen voor offertes
• Slablonen voor projecten

Capterra-beoordeling: 4,5

Prijs vanaf: Neem contact op met Accelo

Gratis proefperiode: 7 dagen

14. Moxo

Belangrijkste use case: Projectbeheertaken

Moxo is een klantenportal waarmee bedrijven kunnen communiceren en informatie kunnen delen met klanten, zoals inkooporders en het openen van accounts. Bedrijven kunnen de portal van Moxo rechtstreeks in hun website integreren en zo hun klanten een speciale online ruimte bieden. Daarnaast biedt Moxo de optie om een mobiele privé-app te configureren waarmee klanten toegang kunnen krijgen.

Het platform heeft verschillende functies om communicatie en samenwerking te stroomlijnen. Beveiligde berichtenuitwisseling maakt directe communicatie tussen bedrijfsteams en klanten mogelijk. Dankzij bestandsuitwisseling kunnen documenten, zoals inkooporders of formulieren voor het openen van een account, veilig binnen de portal worden uitgewisseld. Met tools voor projectbeheer kunnen bedrijven projecten van klanten organiseren en bijhouden. Virtuele datarooms bieden een veilige ruimte voor het delen van gevoelige informatie met klanten. Met de mogelijkheden voor videoconferenties kunnen online vergaderingen worden gehouden. Bovendien ondersteunt Moxo het gebruik van digitale handtekeningen voor het elektronisch goedkeuren van documenten.

Gebruikers kunnen in plaats van traditionele wachtwoorden ook “magische links” gebruiken om toegang tot de portal te krijgen. Bovendien kan Moxo worden geïntegreerd met bestaande bedrijfssoftware, waardoor gegevens centraal kunnen worden beheerd. Met functies voor rapportages en analyses krijgen bedrijven inzicht in klantinteracties, kunnen ze prestaties bijhouden en trends herkennen.

Met Moxo kunnen bedrijven ook aangepaste draaiboeken voor onboarding ontwerpen voor verschillende soorten klanten of situaties. Zodra een klant het proces voor onboarding heeft doorlopen, verloopt de communicatie met de organisatie via een centrale hub. Deze hub kan inzicht bieden in functies zoals het automatisch bijhouden van mijlpalen voor projecten, zodat je de voortgang kunt bewaken. Bovendien kunnen gebruikers met een workflowbouwer op basis van slepen en neerzetten sjablonen maken en terugkerende processen automatiseren in het platform.

Voordelen

• Rapportages en analyses
• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Opties voor enkelvoudige aanmelding
• Magische links
• Live chat
• Videovergaderingen

Capterra-beoordeling: 4,2

Prijs vanaf: Neem contact op met Moxo

Gratis proefperiode: Beschikbaar

15. Plutio

Belangrijkste use case: Beheren van en samenwerken aan klantprojecten

Plutio biedt software voor klantbeheer met functies voor klantenportals. Klanten krijgen toegang tot een selfservice-kennisbank met guides en veelgestelde vragen, en kunnen zich aanmelden met een SSO-optie. Admins kunnen vervolgens het toegangsniveau van klanten tot verschillende artikelen in de kennisbank aanpassen.

Dankzij inzicht in de activiteiten van klanten, het gebruik van de portal en de voortgang van projecten kunnen bedrijven in realtime metrics over klanten bijhouden en op basis daarvan beslissingen nemen. In een gedeelde inbox worden vragen van klanten gecentraliseerd zodat je team ze kan bekijken en kan samenwerken aan antwoorden. Realtime support is ook beschikbaar via een widget voor livechat.

Bedrijven kunnen de klantenportal van Plutio aanpassen aan hun merkidentiteit en bijbehorende kleuren, logo’s en lettertypen selecteren. Met toevoegingen voor uitgebreide media kun je afbeeldingen, video’s, rich text en HTML-widgets toevoegen aan de portal.

Plutio kan meldingen versturen over terugkerende taken, herinneringen voor vervaldatums en uitnodigingen voor bepaalde taken. Admins kunnen ook taken herschikken tussen projecten, afdelingen en groepen. Daarnaast kunnen admins overkoepelende projecten met meerdere taken opslaan als sjablonen om in de toekomst te gebruiken.

Voordelen

• Kennisbank
• Rapportages en analyses
• Mogelijkheid voor aanpassingen
• Opties voor enkelvoudige aanmelding (add-on) en machtigingen voor artikelweergave
• Apps en integraties van derden
• Gedeelde inbox
• Live chat

Capterra-beoordeling: 4,6

Beginprijs: $19 per maand voor drie klanten

Gratis proefperiode: Beschikbaar

Niet alle klantportals zijn hetzelfde. Hier zijn de belangrijkste mogelijkheden om te overwegen bij het evalueren van klantenportalsoftware:

• Snelle time to value: Een oplossing met een leercurve kan voor vertraging zorgen en je belemmeren in het opbouwen van je bestaande klantrelaties. Zendesk werkt kant-en-klaar, wat betekent dat je op dag één over een volledig functionele, AI-gedreven klantenportal beschikt.
• Gebruiksvriendelijke ervaring en design voor je team en klanten: Onhandige interfaces kunnen interacties vertragen en frustratie veroorzaken. Dergelijke slechte ervaringen kunnen tot klantverloop leiden, tenzij je een oplossing zoals Zendesk gebruikt met een intuïtieve interface die is ontworpen voor de eindgebruiker. Ons platform is gebouwd aan de hand van tientallen jaren van best practices op gebied van CX, zodat niets aan het toeval wordt overgelaten.
• Schaalbaarheid: Tegenwoordig heeft een CX-oplossing krachtige AI nodig om pieken in inkomende klantenservice- en supportaanvragen op te vangen. Zendesk is krachtig genoeg om te voldoen aan elk niveau van complexiteit dat je bedrijf vereist, compleet met AI en alles wat je nodig hebt om geweldige CX te bieden.
• Beschikbare talen en optie voor meerdere merken: Een wereldwijd personeelsbestand vraagt om een mondiaal gerichte oplossing. Met Zendesk kun je meerdere merken, producten, serviceniveaus en regio’s ondersteunen. Data en activiteiten worden gecentraliseerd in één account, waardoor alles gemakkelijk te beheren is.
• Beveiliging: Klantendata zijn gevoelig en weergavepermissies helpen om die informatie veilig in handen van alleen relevante partijen te houden. Met opties voor enkelvoudige aanmelding krijgen klanten op een eenvoudige en veilige manier toegang tot de portal zonder dat ze allerlei wachtwoorden hoeven te onthouden.
• Totale eigendomskosten: Een oplossing die alle bovenstaande functies biedt, maar waar een team van ontwikkelaars voor nodig is om ze te implementeren en die extra kosten in rekening brengt voor uitbreidingen, kan je totale eigendomskosten drastisch verhogen. Zendesk gebruikt op elk niveau AI, zodat teams sneller en voorspelbaarder waarde kunnen zien. Er zijn geen verborgen kosten en er is geen team van ontwikkelaars nodig om aan de slag te gaan, wat voor lagere totale eigendomskosten zorgt.

Als je een oplossing hebt die aan al deze behoeften voldoet, bied je je klanten moeiteloos service terwijl je de kosten voor het leveren van die service laag houdt.

Supportportals lopen sterk uiteen-je moet de juiste kiezen voor jouw specifieke behoeften. Het klantenportal voor een B2B-technologieleverancier zal bijvoorbeeld heel anders zijn dan de portal die een e-commercebedrijf nodig heeft.

Bij de evaluatie van klantenportalsoftware moet je rekening houden met het volgende:

Je klantenportal is de springplank voor je customer journey. Je klantportalsoftware speelt dus een sleutelrol bij het leveren van een goede klantervaring tijdens dat hele traject. Een schaalbare, gebruiksvriendelijke klantenservicesoftware kan je helpen bij het bouwen en beheren van je portal, zodat je consistent uitstekende support biedt.