Gids over salesforce-automatisering (SFA) voor 2024

Verkopers hebben het bijzonder druk. Ze worden geacht volledige databases met potentiële klanten te beheren en tegelijkertijd leads te pakken zien te krijgen, klant- en salesgegevens vast te leggen en hun doelen te behalen.

Als je verkopers amper tijd hebben om op adem te komen, waarom laat je ze dan vervelende taken uitvoeren zoals gegevens invoeren of handmatig gigantische e-mailcampagnes organiseren?

Daar is SFA (salesforce-automatisering) voor bedoeld.

In deze gids bieden we je een uitgebreid overzicht van salesforce-automatisering en leggen we uit wat de grote voordelen ervan zijn voor je salesteam en je bedrijf.

• Wat is salesforce-automatisering?
• Waarom is salesforce-automatisering belangrijk?
• De belangrijkste onderdelen van salesforce-automatisering
• De voordelen van een salesproces dat automatisch verloopt
• Wat is het verschil tussen salesforce-automatisering en CRM?
• Probeer een gratis CRM-systeem voor salesautomatisering

Salesforce-automatisering (SFA) is een tool of softwareplatform waarmee dagelijkse handelingen die van salesteams worden verwacht kunnen worden geautomatiseerd. Met SFA-technologie kunnen teams hun werklast verlagen door handelingen die geen geld opleveren, zoals gegevens invoeren en e-mails opstellen, automatisch te laten uitvoeren.

Deze terugkerende handelingen nemen kostbare tijd van je salesteams in beslag, waardoor die minder goed contact kunnen leggen met klanten en zich met productieve salesactiviteiten kunnen bezighouden. De bedoeling van SFA is dat je agents die tijd weer terugkrijgen, waardoor ze meer tijd hebben om dat te doen waarvoor ze zijn aangenomen: relaties aangaan en mensen converteren.

SFA is vaak als functie bij CRM-software inbegrepen, maar kan ook als aparte salesapp fungeren die vervolgens met een bestaand CRM-systeem wordt geïntegreerd.

Wat is het kerndoel van salesforce-automatisering?

Uit een onderzoek uit 2018 onder meer dan 720 deelnemers bleek dat verkopers slechts zo’n 35,2 procent van hun tijd daadwerkelijk aan verkoop besteden. Voor de rest zijn ze bezig met e-mails versturen, gegevens invoeren, afspraken maken en interne vergaderingen bijwonen. Hoewel sommige van dit soort aanvullende taken gewoon moeten worden uitgevoerd om je bedrijf soepel te laten draaien, zitten er ook taken tussen die pure tijdverspilling zijn.

Met SFA kun je je team efficiënter laten werken door deze taken te automatiseren. Het idee is dat je verkopers zo meer tijd overhouden voor verkopen en relaties aangaan. En dat is heel logisch. Verkopers beschikken over unieke vaardigheden, dus als zij uren kwijt zijn aan vervelende taken waarvoor je niet speciaal hoeft te zijn opgeleid, worden de middelen van je bedrijf niet goed besteed.

Wat is een voorbeeld van salesforce-automatisering?

Met salesforce-automatisering kun je het volledige salesproces stroomlijnen, maar een van de belangrijkste functies is geautomatiseerd gegevensbeheer. Een mooi voorbeeld hiervan is het beheren en ordenen van inkomende leads.

Bedrijven ontvangen vaak contactgegevens van potentiële klanten via hun website. Mensen schrijven zich bijvoorbeeld in voor een nieuwsbrief of vullen hun contactgegevens in om toegang te krijgen tot demo’s, proefversies en ander materiaal. Zonder SFA moet je salesteam die gegevens zelf doornemen om complete klantprofielen samen te stellen en goede saleskandidaten te vinden. Met SFA kun je het opbouwen van profielen en het beoordelen van leads juist automatiseren, zodat je team alleen de gegevens ontvangt die het nodig heeft in de vorm van een lijst met SQL’s die zo kunnen worden benaderd.

Heel simpel: met SFA bespaar je tijd en verhoog je de omzet. Uit een intern onderzoek van Zendesk blijkt dat twee op de drie salesteams in het eerste halfjaar na salesforce-automatisering te hebben geïmplementeerd die investering heeft terugverdiend. En meer dan de helft van de organisaties geeft aan dat de omzet met dubbele cijfers is gegroeid nadat ze hun salesprocessen hebben geautomatiseerd.

Met SFA maak je meer ruimte vrij in de agenda van je salesteams, zodat zij meer tijd hebben om daadwerkelijk contact te leggen met leads en klanten. Als je vervelende taken wegneemt uit de dagelijkse workflow van je teams, kunnen zij salesdoelen gemakkelijker halen en verhoog je het moreel.

Ieder platform voor salesforce-automatisering heeft allerlei functies, zeker als het om een gelaagd SFA-systeem gaat met verschillende prijzen. Er zijn wel een aantal kernfuncties die ieder SFA-platform moet hebben. Dit zijn onder andere:

Contactbeheer

Contactbeheer slaat op het bewaren en beheren van de contactgegevens van je klanten. Met één geautomatiseerd systeem voor contactbeheer worden je contactgegevens in realtime geordend en bijgewerkt, zodat al je teamleden altijd toegang hebben tot deze gegevens. En als iemand je verkoopteam verlaat of er juist bij komt, loop je niet het risico contactgegevens kwijt te raken doordat die op persoonlijke apparaten stonden.

Prospecting

Met prospecting bedoelen we het zoeken naar mogelijke klanten om die te benaderen met salesmogelijkheden. Potentiële klanten kunnen naar voren komen uit tools voor prospecting of door leads te beoordelen. Je moet ze hoe dan ook efficiënt kunnen vinden. SFA werkt met geautomatiseerde communicatietools om potentiële klanten te benaderen en verder te beoordelen, zodat verkopers tijd hebben om een relatie op te bouwen met degenen die antwoorden.

Leads verzamelen

Bij leads verzamelen gaat het erom dat je met behulp van marketing potentiële klanten vindt voor je salesteam. Bij veel tactieken voor het verzamelen van leads gooi je enorme netten uit en loop je de lijst vervolgens na totdat je een mooi aantal veelbelovende potentiële klanten hebt. Met SFA kan je team consistente netten uitwerpen met behulp van automatische e-mails en opvolgberichten. Daarnaast kun je met SFA de leads die je hebt gevonden sorteren en beoordelen.

Pipelinebeheer

Beheer van de salespipeline houdt in dat je je verkoopmethoden uitstippelt, bepaalt wat kan worden aangepast, groeiplannen maakt en tactieken ontwikkelt voor het sluiten van deals. Je kunt het zien als een soort reisschema voor als je ergens naartoe gaat.

Met een tool voor pipelinebeheer kunnen teams gedetailleerde maar flexibele salestrajecten opstellen voor al je klantpersona’s. Zo heb je bovendien ook meteen een dagboek, dat je na afloop kunt doornemen om te kijken waar iets eventueel misging. Je kunt dan de volgende keer een nog beter traject samenstellen.

Leads van scores voorzien

Met tools waarmee je leads van scores voorziet, kun je je leads en potentiële klanten op een bedrijfsspecifeke schaal rangschikken om te zien hoeveel ze in theorie waard zijn voor je bedrijf. Zo kan je salesteam de leads in de juiste volgorde benaderen, in plaats van steeds willekeurig maar wat leads uit te kiezen.

Leads volgen

Met een functie voor het volgen van leads kun je bijhouden waar je leads vandaan komen, of ze verder komen en zo ja, waar ze zich precies bevinden in de salespipeline. Leads volgen is essentieel voor verkopers omdat ze zo passende schema’s kunnen opstellen, samen met het juiste materiaal ter ondersteuning, om die leads opnieuw te benaderen.

Leads onderhouden

Leads onderhouden is waar je salesteam tijd voor heeft als je een SFA gebruikt. Het houdt in dat je in elke fase van het aankooptraject een goede relatie opbouwt en onderhoudt met leads en potentiële klanten. Als je de nadruk legt op het onderhouden van leads, profiteer je niet alleen van meer sales, maar bevorder je ook klantentrouw en verwijzen klanten mensen sneller naar je door.

Opportunitybeheer

Wanneer nieuwe leads de pipeline binnenkomen, moeten ze worden toegewezen aan een verkoper die tijd voor ze heeft. Maar het is enorm veel werk, zo niet onmogelijk, om de agenda’s van je verkopers door te spitten om te zien wie nog een gaatje heeft. Met SFA wordt automatisch in de gaten gehouden met hoeveel klanten je verkopers bezig zijn en worden nieuwe leads vervolgens doorgestuurd naar de verkoper met de beste beschikbaarheid.

Sales en activiteiten volgen

Terwijl je teamleden nieuwe klanten bij het aanvankelijke verkoopproces begeleiden, is het handig om precies te kunnen zien met welke stap ze bezig zijn en welke daarna komt. Met een tracker voor snelle sales kun je je verkopers goed en tijdig voorbereiden, waardoor de tijd tussen contactmomenten niet te veel oploopt.

Salesmails

Als je een SFA-tool aan je e-mailprogramma koppelt, weet je precies wanneer potentiële klanten e-mails openen, aanklikken en beantwoorden. Vervolgens kun je tijd besparen door sjablonen voor gepersonaliseerde e-mails automatisch in te vullen en zo op grote schaal relaties op te bouwen.

Telefonische salesgesprekken

Als je salesteam honderden leads en potentiële klanten benadert, kan het algauw lastig zijn om het overzicht te bewaren en nummers te bellen, gesprekken vast te leggen en bij te houden welke leads verdergaan. Met SFA krijgt je salesteam toegang tot tools voor contactbeheer en autodialerfuncties, zodat ze gewoon kunnen doorgaan en niet het overzicht verliezen.

Taakbeheer

Het is natuurlijk heel fijn als je veel potentiële klanten in je salespipeline hebt zitten, maar het kan dan wel lastig zijn voor je salesteam om het overzicht te bewaren. De taakbeheerfuncties in SFA fungeren als bladwijzers tussen gesprekken, zodat verkopers ieder aankooptraject goed kunnen laten verlopen.

Salesgegevens

Salesgegevens omvatten onder meer quota van verkopers, voorraadwijzigingen, begrotingen en cyclustracking. Met SFA (in combinatie met je CRM-systeem) houd je die gegevens op orde en toegankelijk, zodat je vervolgens eenvoudig en efficiënt prognoses en rapporten kunt opstellen.

Goed beheer van salesgegevens is essentieel voor je bedrijf, maar er kan wel enorm veel werk in gaan zitten. Daarom is het handig om het verzamelen en analyseren van gegevens over te laten aan automatische software, zodat je salesteam de handen vrij heeft om meer te verkopen.

Salesprognoses

Met salesprognoses maak je een schatting van de toekomstige omzet. Op basis van historische gegevens in een salesdashboard, de huidige status van je pipeline en marktontwikkelingen kan je SFA-tool een beeld schetsen van wat je in de toekomst kunt verwachten.

Je krijgt niet perfecte getallen te zien, maar als de gegevens in je systeem nauwkeurig genoeg zijn, kun je je wel alvast middelen toekennen tijdens het uitstippelen van je groeistrategie.

Salesanalyses en -rapporten

Je managers moet een goed beeld hebben van hoe hun teams het doen. Het is alleen niet efficiënt om dat soort informatie iedere dag van iedere verkoper te verzamelen en goed te ordenen. SFA-systeem werken echter met realtime metrics om automatisch rapporten op te stellen. Je managers kunnen vervolgens aan de hand daarvan bepalen of methoden verder moeten worden verbeterd.

Alle bedrijven weten dat tijd geld is, maar het komt niet vaak voor dat je die uitdrukking zo goed in actie ziet als bij SFA. Het is niet alleen handig om je salesprocessen te automatiseren, maar je geeft je sales er ook een impuls mee.

Efficiëntie

Je menselijk en empathisch opstellen is cruciaal voor wie succesvol wil zijn als verkoper. Daar zitten echter ook nadelen aan vast. Mensen kunnen deadlines vergeten of van de wijs raken als hun plannen door de war lopen vanwege onvoorziene omstandigheden. Mensen zijn geen machines. Er kan dan ook niet van ze worden verwacht dat ze als zodanig werken.

Salesforce-automatisering is bedoeld om je salesteam te ondersteunen. Hiermee worden terugkerende taken afgehandeld die je salesteam energie en motivatie kosten.

Daarnaast kunnen je salesteamleden zich dankzij SFA op hun doelen richten in plaats van op vervelende administratie handelingen. Deze handelingen moeten nog steeds worden uitgevoerd, maar als je dat allemaal door je mensen laat doen, kom je achter te liggen op de concurrentie.

Nauwkeurigheid

Met SFA kun je consistente, nauwkeurige gegevens vastleggen. Als mensen worden gedwongen handmatige taken steeds opnieuw uit te voeren, is de kans groot dat dingen misgaan. Zelfs het kleinste foutje in ingevoerde gegevens kan onder de streep grote gevolgen hebben.

Door handmatige taken te automatiseren, voorkom je dat dit soort fouten je systeem insluipen. Met een SFA weet je zeker dat je salesteam met de meest nauwkeurige en actuele gegevens werkt.

Hogere conversie

Als je geen SFA hebt om tijdrovende taken af te handelen, houden je verkopers maar weinig tijd over voor daadwerkelijk verkopen. Als je ze dat tijdrovende werk uit handen neemt, hebben je verkopers meer ruimte in hun agenda, zodat ze meer aandacht kunnen besteden aan hun klanten.

Doordat je salesteamleden meer tijd hebben voor potentiële klanten, hebben ze ook meer mogelijkheden tot cross-selling en upselling. Deze nieuwverworven tijd kunnen je verkopers steken in pas beoordeelde leads, maar ook in het bijschaven van hun vaardigheden door middel van trainingen en coaching.

Snellere reactietijd

Wanneer een lead je bedrijf vindt en contact opneemt, is de kans groter dat je een deal sluit als je team bliksemsnel reageert. Laat je leads daarentegen wachten, dan gaan ze verder kijken en komen ze wellicht bij een van je concurrenten uit.

En als je té lang wacht, is de lead waarschijnlijk al in gesprek met iemand anders tegen de tijd dat een van je agents eindelijk tijd heeft. Door tijdrovende, concentratieslurpende taken te automatiseren, krijgen je verkopers met SFA tijd om snel op binnenkomende leads te reageren.

Er bestaat best wat overlap tussen SFA en CRM (Customer Relationship Management, oftewel beheer van klantrelaties).

De twee softwareplatforms worden regelmatig door elkaar gehaald doordat sommige onderdelen in beide platforms te vinden zijn, zoals een functie voor contactbeheer en tools voor leadbeheer. Ondanks deze overlap zijn dit soort systemen ontworpen om een andere fase van het klanttraject te optimaliseren.

Het doel van je CRM-systeem

De belangrijkste functie van een CRM-systeem voor sales is de relatie met bestaande klanten verbeteren. Hoewel CRM-platforms functies kunnen bevatten die bedoeld zijn om nieuwe klanten te vinden, is het hoofddoel toch om je huidige klanten tevreden te houden, zodat ze producten of diensten bij je blijven afnemen.

Met een CRM-systeem kun je gegevens analyseren, zoals de aankoopgeschiedenis, eerdere klachten en contactmomenten met klanten, zodat je een beter beeld krijgt van de ervaring die je je klanten biedt. Na een reeks stappen in het CRM-proces kan je salesteam anticiperen op de behoeften van klanten en precies vaststellen wat ze willen.

CRM-systemen voor kleine bedrijven zijn met name nuttig voor nieuwe bedrijven, die het moeten hebben van mond-tot-mondreclame om nieuwe klanten aan te trekken en klantentrouw op te bouwen.

Het doel van je SFA-systeem

Salesforce-automatisering is bedoeld om het proces waarmee je nieuwe klanten vindt en ze succesvol door de salescyclus leidt te automatiseren. Hier komen ook wel onderdelen bij kijken voor het opbouwen van een relatie, maar er zit een heel groot verschil tussen het aangaan van een nieuwe salesrelatie en het onderhouden van een bestaande band.

Consumenten zijn tegenwoordig beter op de hoogte dan ooit tevoren. Ze hebben toegang tot een schat aan informatie en opties, waardoor ze het salesproces ook in een veel stevigere positie ingaan dan voorheen.

Verkopers hebben dan ook tijd en flexibiliteit nodig om tactieken aan te passen, informatie te achterhalen en oplossingen te bieden. Dankzij salesforce-automatisering kunnen je verkopers allerlei nieuwe klanten ontmoeten doordat ze toegang krijgen tot nauwkeurige informatie en snel kunnen reageren.

SFA + CRM = een win-winsituatie

Als je SFA-functies met een CRM-systeem integreert, combineer je de voordelen van beide platforms. Zo kun je sneller nieuwe klanten vinden en een goede band behouden met je huidige klanten. Als je al je klantgegevens op één platform bewaart, kan je team bovendien productiever en efficiënter werken. SFA en CRM vormen dus een heel goede combinatie waarmee je de uiteindelijke winst verhoogt.