Software voor contactbeheer

Klanten vormen het kloppend hart van elk bedrijf. Het is dan ook belangrijk dat hun gegevens op orde en gemakkelijk te vinden zijn. Met moderne software voor contactbeheer zorg je ervoor dat er minder fouten bij gegevensinvoer worden gemaakt, bespaar je tijd en kan je team actuele klantgegevens verzamelen en ordenen.

In deze gids bespreken we verschillende basisfuncties van deze nuttige salestechnologie. Ook kijken we naar een aantal van de nieuwste innovaties en wat je eraan hebt.

• Wat is software voor contactbeheer?
• De voordelen van automatisering van contactdatabases
• Functies van een systeem voor contactbeheer
• Trends in software voor contactbeheer
• De 10 beste oplossingen voor contactbeheer
• Hoe kies je de beste software voor contactbeheer voor jouw bedrijf?
• Veelgestelde vragen
• Probeer een platform voor contactbeheer gratis uit

Een platform voor contactbeheer is in feite een digitaal adresboek waarin bedrijven contactgegevens kunnen bewaren en ordenen. Klinkt eenvoudig, maar is van fundamenteel belang.

Een systeem met ongeordende of onvolledige contactgegevens kan leiden tot enorme hoofdpijndossiers, vertraging en gemiste kansen. Goed geordende, toegankelijke contactgegevens zijn daarentegen gemakkelijk te doorzoeken, blijven up-to-date en, heel belangrijk, kunnen worden ingezet om salesprestaties op te schalen.

Waarvoor wordt dit soort software gebruikt?

Allerlei organisaties, van klein tot groot, gebruiken software voor contactbeheer om hun lijsten met contactgegevens op orde, actueel en voor alle afdelingen op afstand toegankelijk te houden.

Vrij eenvoudig. Daarom zijn veel systemen voor contactbeheer al met andere nuttige bedrijfssoftware geïntegreerd, zoals systemen voor het beheer van klantrelaties (CRM) en projectbeheer.

Is een CRM-systeem hetzelfde als software voor contactbeheer?

Het korte antwoord: met een CRM-platform (Customer Relationship Management) kun je precies hetzelfde als met tools voor contactbeheer, maar beschik je over nog veel meer toeters en bellen.

CRM-systemen kunnen je contactgegevens analyseren, waardoor de samenwerking tussen je sales-, marketing- en klantenserviceteams beter verloopt. Bovendien zijn CRM-platforms vaak voorzien van krachtige functies als pipelinebeheer, e-mailautomatisering en zelfs een zogenoemde salespowerdialer, waarmee je snel en automatisch telefoonnummers kunt bellen.

Het komt dus hierop neer: alle CRM-systemen bevatten functies voor contactbeheer, maar niet elke app voor contactbeheer bevat CRM-functies.

Als je de juiste software voor databases voor contactpersonen gebruikt en die afstemt op je salesproces, kun je van de volgende voordelen profiteren:

Een beter beeld van klantgedrag

In tools voor contactbeheer kun je meer informatie over je klanten bewaren dan in een adresboek of spreadsheet. Zo krijg je een compleet beeld van de geschiedenis van klanten, kun je gedetailleerde aantekeningen maken over eerdere contactmomenten met ze en kun je aankooppatronen duidelijk herkennen. Dankzij al deze gegevens krijg je een beter beeld van je huidige én toekomstige klanten.

Beter geordende en toegankelijkere gegevens

Als je ervoor zorgt dat contactgegevens op orde, mobiel toegankelijk en up-to-date zijn, weet je zeker dat iedereen in je bedrijf dezelfde gegevens voor zich heeft. Teams van verschillende afdelingen kunnen soepel samenwerken en hoeven niet bang te zijn dat ze tijd verspillen doordat ze met verouderde informatie werken.

Betere sales- en marketingresultaten

Je mag een lead nooit kwijtraken doordat gegevens verkeerd zijn verwerkt, zijn zoekgeraakt of onjuist zijn. Als je ervoor zorgt dat de contactgegevens in je systeem up-to-date en op orde zijn, gaan er meer klanten door je salespipeline en verkoop je meer.

Bovendien: als je een goed geordend salesproces op basis van daadwerkelijke klantgegevens en trends ontwikkelt, profiteer je gegarandeerd van meer sales.

Dit zijn de beste tools voor contactbeheer die hoogstwaarschijnlijk bij je CMS-systeem zijn inbegrepen.

• Database voor contactpersonen: Sla allerlei contactgegevens op: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, websites, socialemedia-accounts, postadressen en nog veel meer.
• Gegevensanalyses: Wijs tags toe aan contactpersonen of basis van demografische kenmerken, zoals leeftijd, locatie, interesses en branche. Zo kun je specifieke segmenten van je klantenbestand benaderen.
• Software voor leadbeheer: Hiermee kun je leads vastleggen, volgen en van scores voorzien zodra ze je pipeline binnenkomen, waardoor het risico dat je leads kwijtraakt kleiner wordt.
• Tools voor prospecting: Hiermee kun je repetitieve prospectingtaken automatiseren: potentiële klanten beoordelen, afspraken plannen en contactgegevens opzoeken.
• Integraties: Koppel je CMS-systeem aan de zakelijke en salesgerelateerde apps die je al gebruikt, zoals G Suite, Outlook 365, Zapier en sociale media.

Het huidige technologieaanbod wordt eindeloos geïnnoveerd, en dat geldt ook voor systemen voor contactbeheer. De volgende trends bepalen de toekomst van online software voor contactbeheer.

Automatisering

Naarmate kunstmatige intelligentie almaar geavanceerder wordt, kunnen je verkopers steeds meer kostbare tijd besparen dankzij automatisering. Door taken te automatiseren, zoals klantprofielen aanleggen en gegevensanalyses uitvoeren, kunnen je teamleden zich uitsluitend richten op zaken die echt mensenwerk zijn.

Klantervaring en personalisatie

Een uitstekende klantervaring is cruciaal. 86% van de klanten is bijvoorbeeld bereid meer geld uit te geven als ze daardoor beter worden geholpen, terwijl bedrijven die hun klantervaring verbeteren hun omzet met maar liefst 80% zien stijgen.

Daarom is het zo handig om een groot CRM-platform te hebben waarin contactfuncties zijn geïntegreerd. Met een CRM-systeem regel je contactbeheer tot in de puntjes en kun je contactmomenten met klanten nauwkeurig afstemmen op basis van gegevens.

Meer bereik

Doordat het aantal webwinkels de laatste tijd is geëxplodeerd, kunnen bedrijven nu als nooit tevoren hun producten of diensten buiten hun eigen markt verkopen – en daarmee veel verdienen. Ook zetten bedrijven steeds meer medewerkers in die op afstand werken om dit voor elkaar te krijgen.

Dankzij een cloudsysteem dat met alle apparaten en browsers werkt, hebben jij en je verkopers altijd toegang tot klantgegevens, waar jullie ook zijn, zonder in te boeten op snelheid of veiligheid.

Kanalen uitbreiden

Sociale media gebruiken voor leadbeheer en prospecting vormt een goede strategie als je je salestrechter automatisch wilt vullen. Tegenwoordig is iedereen op sociale media te vinden, dus het is niet meer dan logisch om klanten te benaderen op plekken waar ze zich toch al ophouden. Met goede software voor contactlijsten moet je gegevens uit die kanalen kunnen verzamelen en ordenen terwijl je klanten op je marketing reageren.

Betere digitale ervaringen

Alles draait tegenwoordig om content. Klanten zijn bovendien van nature steeds op zoek naar het nieuwste en het beste. Door innovaties in de gaten te houden, zoals virtual reality en hardware die op spraakopdrachten reageert als Google Home of Alexa van Amazon, kunnen contactsystemen klantgegevens waar dan ook blijven verzamelen.

1. Zendesk Sell

Zendesk Sell is CRM-software voor sales met een aantal bijzonder handige, moderne tools voor contactbeheer. Sell heeft mobiele toegang en een aanpasbare en intuïtieve gebruikersinterface. Je kunt de software gemakkelijk in je dagelijkse workflow integreren, waar je teamleden ook zijn en hoe goed ze ook met IT-zaken uit de voeten kunnen.

Zendesk Sell geeft de efficiëntie van je salesteamleden een boost doordat ze meer leads kunnen converteren via sales op basis van gesprekken en advies. Zo worden je verkopers eerder als adviseurs dan als salesmensen gezien. Bovendien besparen ze tijd doordat dagelijkse taken die steeds terugkeren worden geautomatiseerd.

Functies

• Database voor contactpersonen
• Vastleggen van leads
• Beheer van salespipelines
• Software voor het genereren van leads
• Analyse klantenservice
• Segmentatie
• Tools voor prospecting
• Software voor het traceren van aanbevelingen en sales
• Prestatiecijfers en dashboard met sales-KPI’s

2. HubSpot

Bron

HubSpot is een CRM-platform met een eigen contacthub met een gebruiksvriendelijke editor, SEO-aanbevelingen en websitethema’s. Je kunt dit salesprogramma voor contactpersonen met Gmail en Outlook integreren. Daarnaast kun je e-mails inplannen en volgen en activiteiten van contactpersonen bekijken.

De CRM-software van HubSpot bestaat uit een gratis CRM-platform dat met het grotere HubSpot-ecosysteem kan worden geïntegreerd. Naast contactfuncties biedt HubSpot andere zakelijke apps, zoals Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub. Deze software wordt goed beoordeeld door klanten, maar is alleen beschikbaar in het English.

Functies

• Standaard SSL-certificaat
• Lijstsegmentatie
• Landingspagina’s
• Contactscores
• CDN (Content Delivery Network)
• Aanpasbare records

3. Contact Boss

Bron

Contact Boss is software voor zakelijk contact. Het bevat de functie ‘Quick Create’, waarmee medewerkers snel nieuwe contactpersonen kunnen toevoegen en verdere informatie later pas kunnen invullen. De software biedt ook functies voor het ordenen en opzoeken van contactpersonen en mogelijkheden om dubbele invoer te voorkomen. Met de speciale Legacy Data-ondersteuningsfunctie kunnen gebruikers bestaande databases voor contactpersonen uploaden, wat een heleboel handmatig werk scheelt.

Contact Boss bevat functies voor contactpersonenrapporten, auditing en beveiliging, waardoor je je informatie veilig achter slot en grendel houdt. Je kunt Contact Boss integreren met Gmail, Outlook, Apple Mail en veelgebruikte marketingapps als MailChimp, iContact en Constant Contact.

Functies

• Database voor contactpersonen
• Leadbeheer
• Segmentatie
• Gegevens importeren en exporteren
• Zoeken/filteren
• Gedeelde contactpersonen

4. Streak

Bron

Streak is een kleinschalig CRM-platform voor het mkb en ondersteunt volledige integratie met G Suite-toepassingen. De software bevat allerlei functies, zoals integratie met sociale media, taakbeheer en e-mailmarketing. Dankzij actuele en deelbare pipeline-informatie en -taken kun je meteen met verschillende teams samenwerken. En de visuele rapporten geven je inzicht in de pipeline en ieders individuele bijdrage daaraan.

Met de tool Snippets kun je regelmatig gebruikte tekst snel in een e-mail zetten, wat je tijd bespaart. Streak werkt met G Suite en wordt geëtaleerd als een breed inzetbaar zakelijk hulpmiddel voor bijvoorbeeld sales, projectmanagement, fondsenwerving, ondersteuning, personeel, vastgoed en zakelijke groei.

Functies

• Pipelinebeheer
• Gmail-integratie
• Zapier-integratie
• Mobiele Android- en iOS-app
• Aanpasbare workflows
• Rapporten

5. Pipedrive

Bron

Pipedrive is CRM-software voor salesteams en richt zich vooral op het genereren van leads en contactbeheer. Met Pipedrive kunnen verkopers de namen van de verschillende pipelinefasen afstemmen op reeds bestaande salesprocessen, terwijl ze met de handige drag-and-dropbediening gemakkelijk zicht houden op zakelijke contactpersonen en leads.

Tot de automatiseringsmogelijkheden behoren functies waarmee je met één klik gegevens verzamelt, webhooks, open API en een AI-salesassistent. De software bevat ook hulpmiddelen om doelen te stellen, activiteiten te volgen, leads te beoordelen en slim te communiceren. Pipedrive ondersteunt integraties met verschillende andere software voor contactbeheer, zoals Zapier, PandaDoc en Leadfeeder.

Functies

• Gespreksopnames
• Database voor contactpersonen
• Lead nurturing
• Agenda/herinneringssysteem
• Chatbox
• Rapporten/analyses

Meer informatie over Zendesk voor Pipedrive

6. ActiveCampaign

Bron

Het CRM-platform ActiveCampaign biedt gebruikers de mogelijkheid om gepersonaliseerd te communiceren, klantbestanden te segmenteren en processen te automatiseren. Deze salesgerichte CRM-software kan leadprioritering, het aanmaken van taken, leadcontact en contactbeheer automatiseren. Het platform kan daarnaast overeenkomsten automatisch afhandelen en maakt vertakte automatisering mogelijk, waardoor je het klanttraject via verschillende aanpasbare pipelines kunt laten lopen.

Het kan daarnaast gratis oude gegevens voor je migreren en het werkt informatie over contactpersonen automatisch bij. Tot de tools voor e-mail- en marketingautomatisering behoren een complete bibliotheek met e-mailsjablonen en integraties met ruim 300 veelgebruikte salestools.

Functies

• Analyses/ROI-tracking
• Agenda/herinneringssysteem
• Database voor contactpersonen
• Leadbeheer
• Landingspagina’s/online formulieren
• Druppelcampagnes

Meer informatie over hoe je Zendesk Sell met ActiveCampaign integreert

7. Freshworks

Bron

Het CRM-systeem van Freshworks wordt verkocht als intuïtief platform voor contactbeheer en heeft een heel duidelijke gebruiksinterface. Vanuit een centrale database voor contactbeheer zien verkopers informatie over potentiële klanten, sociale profielen, contactgegevens en recente activiteiten.

Freshworks bevat daarnaast de AI-assistent Freddy. Die biedt onder andere algemene aanbevelingen, prognoses van contactpersonenscores en analyses van eerdere gegevens om salesinzichten mee op te doen. Je kunt daarnaast rekenen op Salesforce-automatisering, tools voor marketingautomatisering, segmentatie en geautomatiseerde en gepersonaliseerde e-mailcampagnes. Freshworks biedt dag en nacht gratis ondersteuning, maar helaas alleen op doordeweekse dagen.

Functies

• Agenda/herinneringssysteem
• Rapporten/analyses
• Integratie interne chat
• Gegevens importeren en exporteren
• Analyses/ROI-tracking
• Auto-responders

8. Nimble

Bron

Nimble is een ‘relatiegericht’ CRM-systeem met integraties voor Office 365 en G Suite. Ook populaire socialemediakanalen als Facebook, Twitter en LinkedIn kun je integreren. Met de tools van Nimble kun je contactgegevens vanuit ruim 160 apps opvragen. Nimble laat zich daarnaast integreren met de klantenservicesoftware van Zendesk.

Met de verschillende functies kun je potentiële klanten segmenteren, groepsberichten versturen en vervolgtaken instellen. Daarnaast kun je met Nimble uitgebreide klantprofielen opstellen en taken, gebeurtenissen en oproepen van het team volgen. Bij de geautomatiseerde e-mailmarketingcampagnes kun je sjablonen inzetten om gepersonaliseerde groepsmails te sturen, compleet met tracking, analyses en rapportage.

Functies

• Vastleggen van leads
• Beheer van salespipelines
• Database voor contactpersonen
• Gegevens importeren en exporteren
• Mobiele toegang
• Tools voor prospecting

9. Nextiva

Bron

Nextiva is een contactbeheerapp voor het mkb en grote organisaties. De app staat bekend om zijn functies voor zakelijk bellen: voicemails in e-mails omzetten, wachtrijen en een mobiele app. De database met contactgegevens omvat salesprestaties per klant, servicetools en ingebouwde automatisering waarmee je e-mails, vragenlijsten en automatische antwoorden verstuurt.

Tot de salestools behoren functies waarmee je de pipeline geheel visueel kunt beheren en per klant zicht houdt op iedere stap in het salesproces. Nextiva is te integreren met Outlook, Salesforce, G Suite en nog allerlei andere apps.

Functies

• Oproepen monitoren
• Contactbeheer
• Bestanden delen
• Mobiele toegang
• Samenwerking met meerdere gebruikers
• Aanpasbare URL

10. Keap

Bron

Keap is een CRM-systeem voor sales- en marketingteams dat automatische workflows ondersteunt en functies biedt als meldingen, automatische e-mails en prognoses van e-mailverzendtijden. Met Keap profiteer je bovendien van aanpasbare processen en automatiseringen, rapportage, analyses en een mobiele app.

Deze CRM-software biedt daarnaast een centrale database voor contactpersonen waarmee je je leads kunt ordenen. Je kunt ze beoordelen, taggen, in unieke segmenten plaatsen en activiteitstriggers instellen. Keap ondersteunt standaard ruim 230 integraties, waaronder Zapier, PayPal, Outlook, JotForm en Instapage.

Functies

• Database voor contactpersonen
• Aanpasbare sjablonen
• Analyses/ROI-tracking
• Agenda/herinneringssysteem
• Leads beoordelen
• Automatisering voor marketing

Hier zijn een aantal zaken waarmee je rekening moet houden wanneer je op zoek gaat naar de juiste oplossing.

Prijs

Tools voor het beheren van contactpersonen zitten vaak inbegrepen bij veel uitgebreidere CRM-softwarepakketten. De prijzen kunnen dan ook flink uiteenlopen. Kijk goed naar je budget en je behoeften. Zo bepaal je precies welke tool op jouw zakelijke doelen aansluit.

Schaalbaarheid

Naarmate je bedrijf groeit, wordt je contactpersonenlijst ook steeds groter en je salesstrategie dus steeds vertakter. Kies een platform dat je groei kan bijbenen. Dan hoef je later niet opeens heel omslachtig van platform te wisselen.

Mobiele ondersteuning

Het leven is tegenwoordig heel mobiel. De ideale software voor contactbeheer omvat dan ook een app waarmee je snel en gemakkelijk toegang krijgt tot klantgegevens, waar je ook bent.

Je weet nu wat je moet weten om de beste app voor contactbeheer voor jouw bedrijf te kiezen. Toch is de kans groot dat je nog met vragen zit. Hieronder vind je antwoord op de meest gestelde vragen over CMS-technologie.