Gratis helpdesk-ticketsysteem

Met de beste gratis ticketsoftware kunnen je service-agents het soort supportervaringen bieden waar klanten zó blij van worden, dat ze er met hun collega's en vrienden over willen praten.

Dat betekent natuurlijk niet dat je met het invoeren van een dergelijk systeem alle problemen automatisch oplost. Je gratis helpdesk-ticketsysteem moet ook met je bestaande workflow geïntegreerd worden. Om dat te doen moet je goed nadenken over het systeem dat je kiest en de manier waarop je het toepast.

Om je verder te helpen bij dit proces bespreken we hier de basisprincipes van gratis ticketsystemen: waarom je er een nodig hebt, de voordelen en de gangbare functies. Daarna bespreken we 15 van de beste ticketsystemen en bekijken we hoe je het beste systeem voor je team kunt kiezen.

Bekijk de onderstaande inhoudsopgave als je naar een specifieke sectie wilt gaan.

• Waarom heeft mijn bedrijf een gratis online ticketsysteem nodig?
• Wat zijn de voordelen van gratis helpdesksoftware?
• Functies van gratis ticketsoftware
• De 15 beste gratis helpdesk-ticketsystemen
• Een overzicht van de beste gratis IT-ticketsystemen
• Hoe kies ik het juiste gratis ticketsysteem?
• Veelgestelde vragen over gratis ticketsystemen
• Probeer gratis het ticketsysteem van Zendesk

Een gratis ticketsysteem is handig omdat je zo over het supportsysteem beschikt dat je nodig hebt om goede service te bieden tijdens het opschalen van je bedrijf. Met een ticketsysteem kunnen je werknemers via workflows, automatisering, ticketcategorisering en routering persoonlijke supportaanvragen efficiënter opsporen, beantwoorden en oplossen.

Dit is vooral belangrijk omdat het aantal servicekanalen (waaronder social media, e-mail en live chat) blijft toenemen. Zonder een ticketsysteem om deze communicatie te coördineren zijn service-agents veel tijd kwijt aan het organiseren van een warboel aan klantenaanvragen.

Met de gratis proefperiode van ons helpdesk-ticketsysteem breng je al je kanalen en informatie samen. Zo zorg je ervoor dat er nooit meerdere supportagents op dezelfde klant reageren. Hoewel er veel factoren van invloed zijn op succes, is klanttevredenheid er daar zeker één van. Als je een klein bedrijf hebt dat uitblinkt door een vriendelijke klantenservice, helpen je klanten je met mond-tot-mondreclame. Met een systeem voor supporttickets ben je geen tijd kwijt aan het ontwarren van chaotische e-mails en kun je je focussen op het persoonlijk beantwoorden van klantvragen.

Met gratis helpdesksoftware beschikt je team over de infrastructuur die het nodig heeft om supportaanvragen te beheren en kunnen je agents de service verlenen die je klanten verdienen. Zo zorg je voor zowel tevreden agents als blije klanten.

Kijk eens naar de vele manieren waarop helpdesksoftware je klanten, agents en bedrijfsresultaten ten goede komt:

Bouw vertrouwen op bij klanten

Doordat je agents met helpdesksoftware de logistiek van het routeren van tickets kunnen automatiseren, via alle kanalen kunnen communiceren en relevante klantgegevens kunnen opvragen, kunnen ze zich concentreren op het bieden van snelle, gepersonaliseerde support via de favoriete kanalen van je klanten.

Het resultaat is dat je klanten erop vertrouwen dat ze goed geholpen worden als ze een probleem hebben.

Bereid je agents voor op succes

Net zoals jij doen wij alles voor onze klanten. Met een gratis supportticketsysteem en helpdesksoftware kunnen je werknemers je klanten optimaal ondersteunen. Dankzij tijdbesparende workflowautomatisering, collaboratief ticketbeheer en communicatie via meerdere kanalen kunnen agents efficiënter werken zonder een burn-out op te lopen.

Consistent ticketbeheer

Het geheim achter een succesvolle klantenservice is consistentie. Consistente klantenservice is echter onmogelijk als agents geen uniforme manier hebben om tickets te beantwoorden, op te volgen en te routeren. Met een gratis IT-ticketsysteem beschik je over de triggers, slimme regels, standaardantwoorden en workflow-automatiseringen die van je dienstverlening een goed geoliede machine maken.

Meer contextueel relevante klantenservice

Niets is frustrerender voor klanten dan zichzelf telkens te moeten herhalen. Anderzijds doe je je klanten een groot plezier door persoonlijke service te leveren die relevant is voor de problemen die ze proberen op te lossen.

Dankzij een ticketsysteem worden contextueel relevante interacties mogelijk door agents automatisch over klanten te informeren (wanneer ze voor het laatst om support vroegen, wat de problemen waren, enzovoort).

Als je op zoek gaat naar een nieuw huis ga je ervan uit dat het voorzien is van een badkamer, keuken en slaapkamer. Op dezelfde manier mag je redelijkerwijs verwachten dat gratis ticketsoftware over de volgende functies beschikt:

Georganiseerde workflows

Je helpdeskagents hebben heel wat werk: de status van problemen bijhouden, rapporten opstellen, nieuwe aanvragen van klanten behandelen, communiceren met collega's, enzovoort. Een gratis ticketsysteem verlicht de werkdruk via tools om de workflow te organiseren. Denk hierbij aan het prioriteren en routeren van tickets, regels voor het escaleren van tickets, AI-gedreven automatisering, antwoordsjablonen, en nog veel meer.

Support via meerdere kanalen

Het centraliseren van de communicatie (met klanten en tussen agents) is de belangrijkste functie van een gratis helpdesk-ticketsysteem. De mogelijkheid om klantcommunicatie via al je servicekanalen te te centraliseren (of het nu gaat om live chat, social media, e-mail of een klantenportal) is essentieel voor je helpdesksysteem.

Kennisbasisportal

Je agents kunnen niet elke klantvraag beantwoorden, en dat zouden ze ook niet moeten doen. Een kennisbankportal biedt je klanten een handige, gemakkelijk doorzoekbare plek om antwoorden op vragen en oplossingen voor problemen te vinden. Met een goed helpdesk-ticketsysteem kan je bedrijf tevens een selfservice-kennisbank opzetten en beheren.

Naadloze integratie

Een gratis ticketsysteem moet aansluiten bij je bestaande technologische ecosysteem. Je systemen moeten verbonden worden via een naadloze integratie tussen je helpdesk en andere tools, zodat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt.

Flexibele schaalbaarheid

Naarmate je bedrijf verandert en groeit, verandert ook je klantenservice. Het is niet handig om steeds van het ene op het andere systeem over te stappen al je behoeften veranderen. Daarom moet je helpdesksoftware je team de flexibiliteit bieden om op te schalen.

Benchmark-rapporten

Naast het centraliseren van de communicatie met de klantenservice, kun je met helpdesk-ticketsoftware ook nuttige gegevens over je serviceactiviteiten bundelen.

Aan de hand van benchmark-rapporten kun je relevante inzichten uit de ruwe gegevens halen. Zo kun je benchmarks vaststellen waarmee het management de prestaties van individuele agents en teams kan meten en verbeteren.

1. Zendesk

Beheer alle interacties op één plek

Met de gratis proefperiode van Zendesks ticketsysteem kan je klantenserviceteam beter samenwerken door het elimineren van inefficiënte workflows. De helpdesksoftware van Zendesk verzamelt alle gegevens die je team nodig heeft om klanten (en elkaar) efficiënter te helpen in de gedeelde inbox. Dankzij Zendesks ingebouwde workflows, automatiseringen en macro's kunnen je chatagents tevens sneller en effectiever reageren op klanten.

Met Zendesk kun je zonder giswerk een uitmuntende klantenservice leveren met:

• support voor bedrijfsregels die processen kunnen starten op basis van ticketwijzigingen of tijdgebaseerde voorwaarden;
• ingebouwde best practices die kunnen worden aangepast aan elke workflow;
• aanpasbare weergaven waarmee agents hun klantenwachtrij kunnen bekijken op basis van ticketstatus, toegewezen agent, groep en andere voorwaarden;
• dynamische aanvraagformulieren waarmee agents zonder vertraging de juiste context krijgen om klanten te helpen.

Met de gratis proefperiode van Zendesks helpdesksoftware stimuleer je ook de samenwerking tussen werknemers, door onder andere:

• De mogelijkheid om collega's op tickets te CC-en en specifieke informatie te delen met behulp van interne notities.
• Live bewerking die in realtime laat zien wie een ticket bekijkt en welke wijzigingen er worden aangebracht.
• Mobiele functionaliteit waarmee agents overal tickets kunnen afhandelen.

De helpdesksoftware van Zendesk biedt aanpasbaarheid en krachtige inzichten

Met de gratis proefperiode van Zendesks ticketsoftware kunnen klantenservice-agents en hun managers workflows aanpassen, apps uit de Zendesk-marktplaats integreren (waarvan er veel gratis zijn), en zelfs nieuwe apps voor het bedrijf ontwikkelen met behulp van Zendesks krachtige API.

Via de eenvoudig te navigeren interface van Zendesk heb je tevens toegang tot uitgebreide, bruikbare gegevens. Dankzij klantanalyses en zelflerende systemen kan je supportteam gepersonaliseerde service bieden en je klanten beter begrijpen dan voorheen. Je kunt bijvoorbeeld de klantentevredenheid voorspellen, prestaties meten en inzichten verwerven waarmee je bedrijf een hoger niveau van klantenservice kan bereiken.

Functies

• Geautomatiseerde routing
• Standaardantwoorden
• Live chat op website
• App-integraties van derden
• API, SDK's en webhooks
• Analyses en rapportage
• Ticketbeheer
• Gedeelde inbox
• Aangepaste branding
• Kennisbankbeheer
• Ticketsysteem met meerdere kanalen

2. Zoho Desk

Bron

Zoho Desk is een van de vele Zoho-producten die zijn ontwikkeld voor service-, financiële, sales-, marketing-, IT- en HR-teams. Er is een gratis versie van Zoho Desk met een op e-mail gebaseerd ticketsysteem, een privé kennisbank voor agents en beperkte automatisering. Verder is het gratis plan van Zoho Desk beperkt tot drie agents.

Hoewel de gratis helpdesksoftware van Zoho een goede manier is om vertrouwd te raken met de interface, is het niet krachtig genoeg voor de meeste serviceteams, zelfs als je slechts drie of minder agents hebt. Bovendien loop je zo een van de belangrijkste voordelen van Zoho Desk mis, namelijk de eenvoudige integratie met andere Zoho-producten zoals Analytics, Books, CRM en BugTracker.

Functies (gratis plan)

• Op e-mail gebaseerd ticketsysteem
• Privé kennisbank
• Macro's
• Support in meerdere talen
• API

Meer informatie over de Zendesk-app voor Zoho

3. Freshdesk

Bron

Freshdesk biedt een gratis plan (Sprout) met een ticketsysteem. Met de gratis software kunt je een op e-mail gebaseerd ticketsysteem opzetten met managementopties zoals tags en het prioriteren en samenvoegen van tickets.

Het gratis plan biedt ook enkele basisanalyses, automatiseringen, gedeelde standaardantwoorden en een openbare en privé kennisbank. Met Sprout kun je ook basiskanalen instellen voor Twitter en Facebook, zodat je vermeldingen van je merk op beide kanalen kunt volgen.

Functies (gratis plan)

• Automatisering
• Integraties en API's
• Gedeelde standaardantwoorden
• Basisanalyses
• Tickets via e-mail
• Kennisbankbeheer
• Monitoring van social media

4. Wordpress Advanced Ticket System

Bron

Organisaties die WordPress gebruiken en klanten bedienen via e-mail of via hun website kunnen het WordPress Advanced Ticket System overwegen. Het systeem komt in twee plannen; een betaald plan en een plan met een gratis ticketsysteem.

Met de gratis versie kun je tickets integreren in je WordPress-website via je berichten. Om een ticket aan te maken via het gratis plan moeten je agents echter alles handmatig doen. In tegenstelling tot het betaalde plan kunnen klanten via het gratis plan geen tickets indienen via je website. Dit betekent dat je klanten zullen moeten e-mailen of bellen, waarna je agents zelf een ticket moeten aanmaken.

Functies (gratis plan)

• Handmatig ticketsysteem
• wordpress-integratie
• Ticketstatistieken

Meer informatie over de Zendesk-app voor WATS

5. Help Scout

Bron

Tijdens de gratis proefperiode van 15 dagen van de ticketsoftware van Help Scout kunnen service-agents maximaal profiteren van de uitgebreide functies. Het Plus-plan van Help Scout is ideaal voor grotere teams die behoefte hebben aan flexibel ticketbeheer, live chat, uitgebreide analyses, een groot aantal integraties en geavanceerd kennisbankbeheer.

Help Scout biedt ook een goedkoper Standaard-plan aan dat beperkt is tot 3 inboxen (het Plus-plan biedt er 10). Tijdens de gratis proefperiode van Help Scout heb je voldoende tijd om te beslissen of je het Standaard- of Plus-plan wilt gaan gebruiken. Tot slot biedt HelpScout ook live lessen aan over hun software, zodat je agents er snel mee aan de slag kunnen gaan.

Functies

• Ingebouwde automatiseringen
• API, SDK's en app-integraties
• Standaardantwoorden
• Live chat
• Realtime rapportages
• Ticketbeheer
• Gedeelde inbox
• Aangepaste branding
• Beheer van kenniscontent
• Omnichannel support

6. LiveAgent

Bron

LiveAgent biedt zowel betaalde als gratis helpdesksoftware aan. Het gratis plan biedt ook ticketmanagement maar heeft wel een groot nadeel: een ticketgeschiedenis van slechts 7 dagen. Met andere woorden, alle ticketgegevens worden na 7 dagen volledig verwijderd.

Een belangrijk pluspunt van LiveAgent zijn de live chat-mogelijkheden, die het ook via het gratis plan aanbiedt. Je bent hierbij echter wel beperkt tot slechts één kant-en-klare of aanpasbare chatknop naar keuze. Naast live chat en een ticketsysteem biedt de gratis versie van LiveAgent basisanalyses, een kennisbank en support in meerdere talen.

Functies (gratis plan)

• API en mobile SDK
• Integraties in de app
• Live chat
• Basisanalyses
• Universele inbox
• Ticketbeheer
• Klantenforum
• Kennisbeheer

7. Vision Helpdesk

Bron

Als je op zoek bent naar een gratis helpdesk-ticketsysteem dat geschikt is voor alle branches hoef je niet verder te zoeken dan Vision Helpdesk. Het is een modern, cloudgebaseerd systeem dat is ontworpen voor teams van elke grootte in elke branche. Vision Helpdesk biedt het soort krachtige functies waar gespecialiseerde supportteams dol op zijn.

Het ticketbeheer bied functies zoals op regels gebaseerde automatiseringen, gespreksopnames en omnichannel support. Het unieke aan Vision Helpdesk is dat het ook innovatieve gamification-functies biedt waarmee je je service-agents kunt stimuleren hun best te doen. Daarnaast kun je Vision Helpdesk uitproberen met een gratis proefperiode van 30 dagen.

Functies

• Slimme automatisering
• API's en app-integraties
• Live chat op website
• Geavanceerde rapportage
• Ticketbeheer
• Asset management
• Gedeelde inbox
• Aanpassingen
• Kennisbankbeheer

8. Front

Bron

De gratis proefperiode van Fronts helpdesksoftware biedt krachtige tools om je serviceteam te laten samenwerken. Fronts product is toegewijd aan het bevorderen van teamwerk met een aantal unieke tools voor samenwerking. Agents kunnen Front onder andere gebruiken om te communiceren via gedeelde teaminboxen, concepten te delen en gezamenlijk te bewerken, en dubbele antwoorden van agents in realtime te detecteren.

Bovendien is Front een omnichannel oplossing met support voor tickets via e-mail, social media, sms en live chat. Tijdens een gratis proefperiode kun je kiezen uit een van de drie plannen van Front, elk met een verschillende minimum- en maximumlimiet voor het aantal gebruikers en verschillende functiesets.

Functies

• Automatisering voor workflows
• Realtime ‘collision detection’
• API en integraties
• Sjablonen voor reacties
• Website-chat en messaging
• Traceren en meten
• Routering, categorisering en labelen van tickets
• Gedeelde inbox
• Aanpasbare analyses
• Kennisbankbeheer
• Communicatie via meerdere kanalen

9. AzureDesk

Bron

Hoewel AzureDesk geen gratis plan biedt, kun je deze veelzijdige helpdesksoftware wel gratis uitproberen. AzureDesks Plus-plan biedt onder meer een selfserviceportal, ticketmanagement, workflowautomatisering en rapportages.

Bovendien kun je met AzureDesk een onbeperkt aantal e-mails verzenden en omzetten in tickets. Naast de uitgebreide kernfuncties van AzureDesk is de software te integreren met je favoriete tools via de ingebouwde integraties en API.

Functies

• Slimme automatisering
• API's en SDK's
• Live chat-widget
• Rapporten en analyses
• Routering, categorisering en labelen van tickets
• Geavanceerde rapportage
• Team-inbox
• Aanpassingen
• Kennisbankbeheer
• Communicatie via meerdere kanalen

10. SupportBee

Bron

Supportteams kunnen snel aan de slag met het intuïtief ontworpen ticketsysteem van SupportBee. SupportBee biedt geen gratis plan, maar je kunt hun Startup- of Enterprise-plan wel gratis uitproberen. Wil je daarna een abonnement dan kost dat respectievelijk $ 13 of $ 17 per gebruiker per maand.

Het online ticketsysteem van SupportBee is een van de eenvoudigste, met kernfuncties zoals tickets via e-mail, standaardantwoorden, audittrails, integraties en kennisbanksoftware, maar niet al te veel meer. Toch is deze tool zeker het overwegen waard voor kleine tot middelgrote bedrijven die snel aan de slag willen.

Functies

• Tickets via e-mail
• Standaard fragmenten
• Klanttevredenheidsbeoordelingen
• Automatisering voor workflows
• Toegang tot API
• Kennisbanksoftware
• Klantenportals
• Basis- en enterprise-integraties

11. JIRA Service Management

Bron

JIRA Service Management van Atlassian biedt een gratis IT-ticketsysteem dat is ontworpen om je IT-team te voorzien van een moderne servicedesk. Het gratis plan is beperkt tot drie gebruikers maar biedt veel kernfuncties voor IT-servicebeheer, zoals beheer van service-aanvragen, automatisering, incidentbeheer en een selfservice-portal.

Het gratis plan van JIRA biedt ook kennisbankintegratie als je een Confluence-abonnement hebt. Als je een krachtiger helpdesksysteem nodig hebt, kun je het Standard- of Premium-plan van JIRA 7 dagen gratis uitproberen.

Functies (gratis plan)

• Ticketbeheer
• API
• Incidentbeheer
• Selfservice-portal
• Automatisering

Meer informatie over Jira voor Zendesk

12. HubSpot

Bron

Via zijn Service Hub biedt HubSpot naast drie betaalde plannen ook een gratis plan met helpdesksoftware aan. Met het gratis plan kunnen kleine serviceteams van drie of minder mensen tickets beheren, live chatten met klanten en een beperkt aantal standaardreacties aanmaken. Natuurlijk heeft het gratis plan beperkingen, zoals geen automatisering of aanpasbare branding.

HubSpot biedt een groot aantal andere tools voor sales, marketing en operations. Verder is de CMS van HubSpot een intuïtieve manier om je website te beheren. Hun betaalde helpdesksoftware is gemakkelijk te integreren met alle andere tools van HubSpot. Als je al HubSpot-gebruiker bent is hun gratis helpdesk- en ticketsysteem zeker het proberen waard.

Functies (gratis plan)

• Standaardantwoorden (max. 5)
• Live chat
• Ticketbeheer
• Kennisbeheer
• Dashboard met rapportages (max. 3)

13. Salesforce Service Cloud

Bron

Salesforce Service Cloud biedt een krachtige helpdesk met een online ticketsysteem. Je kunt er klantgesprekken mee stroomlijnen met AI-gedreven automatisering, klantenservicescripts en nog veel meer.

Wanneer je Service Cloud integreert met andere populaire Salesforce-software kun je je agents een totaalbeeld van je klanten geven, wat ten goede komt aan een consistente service.

Bovendien bieden de service-analyses van Salesforce inzichten waarmee managers verbeterpunten kunnen vinden. Salesforce biedt geen gratis versie, maar je kunt hun Service Cloud 30 dagen uitproberen, inclusief online training en on-demand webinars om je te helpen bij het inwerken van nieuwe agents.

Functies

• Kennisbeheer
• Automatisering van serviceprocessen
• SDK's, API's, en integraties van derde partijen
• Omnichannel routering
• Service-analyses
• Asset management
• Selfserviceportals voor klanten
• Communityforums
• Automatisering voor workflows
• Callcenterbeheer

14. Solarwinds Help Desk

Bron

Solarwinds Help Desk biedt geen gratis IT-helpdesksoftware maar is wel 14 dagen gratis uit te proberen. Tijdens die 14 dagen krijg je volledig toegang tot de krachte functies van Solarwinds met geautomatiseerde ticketroutering, gecentraliseerd kennisbeheer, asset management en nog veel meer.

Je kunt ook Dameware remote support van Solarwinds toevoegen, een functie waarmee je agents altijd en overal hulp op afstand kunnen bieden. Dameware biedt toegang op afstand met ondersteuning voor OS X, Windows en Linux, en voor desktops, laptops en servers, allemaal vanaf één enkele console.

Functies

• Geautomatiseerd ticketbeheer
• Kennisbeheer
• SLA-support
• Relationele ticketassociatie
• Ingebouwde integraties
• Klanttevredenheidsbeoordelingen
• Conversie van e-mails naar tickets
• Asset management
• Verandermanagement
• Rapporten en monitoring

15. Wix Answers

Bron

Met Wix Answers kun je je supportkanalen samenbrengen in een eenvoudig, intuïtief ticketsysteem dat is ontworpen voor kleine tot middelgrote bedrijven. Wix Answers is een cloudgebaseerd platform met vier verschillende plannen, waarvan je er drie 14 dagen gratis kunt uitproberen.

De software biedt een helpdesk-ticketsysteem met support via meerdere kanalen, een aanpasbaar helpcentrum, contentbeheer, automatiseringen, en nog veel meer. Bovendien komt elk Wix Answers-plan met een onbeperkt aantal helpwidgets, rapportages, 24/7 support, integraties van derden, en API-sleutels.

Functies

• Support via meerdere kanalen
• Ticketbeheer
• Live chat op website
• Beheer van kenniscontent
• Ingebouwde zoekfunctie
• API-sleutels en webhooks
• Aanpasbaar helpcenter
• Geavanceerde rapportage
• Integraties van derden

Hier vergelijken we in één oogopslag de door ons geselecteerde 15 beste gratis ticketsystemen (of met gratis proefperiode):

Gratis online ticketsystemen zijn er in vele soorten en maten. Bovendien heeft elk team zo zijn eigen wensen, omdat de aard van de klantenservice afhangt van de branche, het product en het soort klanten.

Kortom, ticketsystemen en de teams die ze gebruiken zijn te complex om een eenvoudige manier te bepalen om het juiste systeem te kiezen. In plaats daarvan stellen wij voor prioriteit te geven aan de volgende drie factoren:

Gebruiksgemak voor agents en klanten: Je agents moeten je ticketsysteem moeiteloos kunnen gebruiken als een verlengstuk van hun workflow. Je wilt geen ticketsysteem dat hindernissen creëert voor je agents en klanten. Laat je agents indien mogelijk de systemen die je overweegt uitproberen en verzamel hun feedback voordat je een beslissing neemt.

Probeer ook de interface waar je klanten mee te maken krijgen uit door bijvoorbeeld een ticket in te dienen of een update aan te vragen.

Integratie met bestaande workflows en servicekanalen: Een gratis online ticketsysteem hoeft niet te kunnen integreren met alle bestaande servicekanalen en apps. Maar je het moet het wel kunnen integreren met de servicekanalen en applicaties die je binnen je bedrijf gebruikt. Op die manier kun je gegevens ophalen waar en wanneer dat nodig is om workflows te automatiseren en contextueel relevante klantenservice aan te bieden.

Stem de functies af op je behoeften en prioriteiten: Tijdens je onderzoek naar verschillende helpdesksoftware-oplossingen kom je veel gemeenschappelijke functies tegen. Onthoud echter dat niet alle functies altijd even bruikbaar zijn. Het ene systeem blinkt bijvoorbeeld uit in kennisbankbeheer, terwijl een ander systeem de beste workflowautomatiseringen biedt. Probeer een systeem te vinden dat gespecialiseerd is in de functies die het belangrijkst zijn voor jouw behoeften en prioriteiten.