Top 14 kennisbank-software voor 2024

Je hebt het bekende uitspraak 'kennis is macht' vast wel eens gehoord. Deze gaat ook op wanneer het om klantenservice gaat. Klanten die bij de informatie kunnen die ze nodig hebben, zijn eerder geneigd om problemen zelfstandig op te lossen. Dit leidt tot een betere gebruikerservaring. Maar het opbouwen en onderhouden van al deze kennis kan als een onmogelijke taak voelen. Tenzij je kennisbanksoftware gebruikt!

Een kennisbank is een digitale bibliotheek van hulpmiddelen voor selfservice die klanten (en medewerkers) in staat stelt om op hun eigen voorwaarden antwoorden te vinden. De juiste software maakt het voor bedrijven gemakkelijker om zo'n kennisbank te maken en te onderhouden. In dit artikel duiken we in de markt van kennisbanksoftware, onderzoeken we wat deze te bieden heeft en onthullen we de grootste namen op dit gebied, zodat je de perfecte oplossing kunt kiezen voor jouw klantenservicebehoeften.

Onderwerpen in deze guide:

• Wat is kennisbanksoftware?
• Wat zijn de verschillende soorten kennisbanktools?
• Waarom kennisbankoplossingen belangrijk zijn
• Functies van kennisbanksystemen
• De top 14 beste kennisbanksoftware
• Hoe kies ik het juiste kennisbanksysteem?
• Veelgestelde vragen
• Probeer gratis kennisbanksoftware uit

Kennisbanksoftware helpt bedrijven bij het creëren, beheren en delen van interne en externe inhoud in een georganiseerd en doorzoekbaar formaat. Er zijn twee hoofdsoorten:

• Externe kennisbanken: een gecentraliseerde bank met inhoud waar je klanten uit kunnen putten, gericht op je producten of diensten en hoe deze gebruikt moeten worden
• Interne kennisbanken: een tool om informatie over systemen, processen en beleid te verspreiden onder je werknemers

Kennisbanksystemen vs. helpdesks

Kennisbanksystemen en helpdesks worden soms met elkaar verward omdat het allebei tools voor klantenservice zijn, maar ze dienen verschillende doeleinden. Kennisbanksystemen zijn in wezen bibliotheken voor selfservice, waarmee gebruikers antwoorden kunnen vinden op veelgestelde vragen, handleidingen voor het oplossen van problemen en how-to artikelen.

Helpdesks, daarentegen, bevatten meerdere tools voor klantenservice, waaronder vaak kennisbanksoftware. Ze vergemakkelijken selfservice en stroomlijnen interacties tussen gebruikers en servicemedewerkers. Ze beschikken ook over ticketsystemen waarmee klanten (en werknemers) verzoeken kunnen indienen, en de voortgang van deze tickets kunnen volgen terwijl supportmedewerkers aan hun problemen werken. Om het delen van kennis en selfservice te bevorderen, moet je ervoor zorgen dat je helpdesk kennisbanksoftware bevat.

Voor kleine bedrijven die net beginnen, kan een kennisbank simpelweg een gedeelde Google Drive zijn met pdf’s over productspecificaties, FAQ’s voor klanten en handleidingen voor werknemers. Voor bedrijven die groeien kan dit echter problemen opleveren met beveiliging, doorzoekbaarheid en toegankelijkheid. Hier volgen de meest voorkomende soorten kennisbanktools voor bedrijven van elke grootte.

• FAQ-pagina’s geven antwoord op de meest voorkomende vragen van klanten.
• Chatbots zijn AI-gedreven tools die klanten of werknemers proactief doorverwijzen naar kennisbankinhoud en relevante artikelen voorstellen wanneer gebruikers vragen stellen.
• Generatieve AI is een soort AI-technologie die teams kan helpen bij het schrijven van kennisbankinhoud, het veranderen van de toon van artikelen en het signaleren van verouderde informatie.
• Communityforums zijn online portalen die ruimte bieden aan gebruikers om te discussiëren, informatie te delen, vragen te stellen en samen te werken.
• Selfserviceportalen zijn online platforms die ruimte bieden aan gebruikers om zelfstandig informatie op te vragen, oplossingen voor problemen te vinden en taken uit te voeren zonder directe hulp.
• Helpcentra zijn gecentraliseerde online opslagplaatsen die een kennisbank, communityforum en selfserviceportal kunnen hosten vanaf één centrale locatie.

Als je je institutionele kennis samenbrengt in één database die overal op het internet toegankelijk is, moedig je klanten en medewerkers aan om zichzelf te helpen, wat de efficiëntie ten goede komt. Hier zijn vijf andere redenen waarom kennisbanksystemen belangrijk zijn.

Verbetert de klanttevredenheid

Een externe kennisbank is altijd bereikbaar, dus je kunt je klanten voorzien van de informatie die ze nodig hebben, wanneer of waar ze maar willen. Zo kunnen je gebruikers 24/7 support krijgen van je bedrijf, zelfs tijdens vakanties en buiten kantooruren. Klanten hoeven niet op een supportmedewerker te wachten om een probleem op te lossen dat ze gemakkelijk zelf kunnen verhelpen, waardoor een gebruiksvriendelijke ervaring ontstaat die de klanttevredenheid verhoogt.

Bespaart supportmedewerkers tijd en verlaagt de kosten

Selfservicemiddelen kunnen klanten en medewerkers helpen zelf eenvoudige problemen op te lossen zonder tussenkomst van een supportmedewerker of de noodzaak voor tickets. Dit helpt ook de wachtrij beheersbaar te houden. Hierdoor kunnen supportmedewerkers zich richten op het oplossen van complexere problemen en groeiende ticketvolumes afhandelen met minder middelen.

Als ze geïntegreerd zijn met chatbotsoftware, kunnen kennisbanken ook je klantenservice automatiseren, zodat je bedrijf hogere ticketvolumes kan aanpakken zonder extra personeel in te huren. Met Zendesk AI kun je bijvoorbeeld de kennis van je helpcenter gebruiken om nauwkeurige, conversationele chatbotreacties te creëren.

Verbetert het onboarden van klanten en verhoogt het productgebruik

Gebruik je externe kennisbank om je klanten een soepele onboarding te bieden. Wanneer een nieuwe klant zich aanmeldt, kun je een automatische welkomstmail sturen met nuttige hulpbronnen uit je kennisbank, zoals:

• Productrondleidingen en overzichten
• Instructievideo’s en handleidingen
• Helpcenter-artikelen
• Veelgestelde vragen

Deze onboardingmaterialen bieden direct waarde en moedigen nieuwe klanten aan om je product sneller in gebruik te nemen.

Voorkomt fragmentering van gegevens

Met interne kennisbanktools kun je interne fragmentering van data voorkomen, door een centrale locatie te bieden waar teams toegang hebben tot belangrijke informatie. Als gegevens verspreid zijn over verschillende systemen en afdelingen, is het voor medewerkers moeilijk om te vinden wat ze nodig hebben, wat de efficiëntie negatief beïnvloedt. Kennisbanksoftware biedt toegang tot waardevolle en relevante informatie, zoals de secundaire arbeidsvoorwaarden en het verlofbeleid voor werknemers.

Betere training en nauwkeurigheid van supportmedewerkers

Dankzij eenvoudig toegankelijke informatie uit je interne kennisbank kunnen supportmedewerkers klanten efficiënt helpen zonder dat ze elk detail hoeven te onthouden. Een kennisbank fungeert als een harde schijf voor je supportmedewerkers, zodat ze direct toegang hebben tot interne processen, veelgestelde vragen en artikelen om snel vragen te beantwoorden. Zo versnel je ook het onboarden van supportmedewerkers en geef je nieuwe werknemers eenvoudig toegang tot trainingsmateriaal.

De basisfunctie van kennisbanksoftware is om het gemakkelijk te maken voor klant-, IT- en HR-supportteams om inhoud te produceren en te beheren, en het met klanten te delen. Hier volgen enkele cruciale functies die een goede kennisbanksoftware moet bieden.

Functies van AI-gedreven kennisbanken

AI kan een belangrijke rol spelen bij het creëren en beheren van je kennisbank. AI-gedreven helpcentertools kunnen het volgende omvatten:

• Semantisch zoeken en natuurlijke taalverwerking (NLP): AI kan verder gaan dan simpelweg het matchen van trefwoorden bij zoekopdrachten. NLP stelt gebruikers in staat om vragen te stellen in natuurlijke taal, de intentie achter de zoekopdracht te begrijpen en relevantere, nauwkeurigere resultaten te leveren.
• Onderwerpidentificatie: AI-gedreven onderwerpidentificatie bekijkt inkomende supporttickets automatisch en identificeert veelvoorkomende vragen en trefwoorden. Zo kun je hiaten in het onderwerp identificeren en deze aanvullen met nieuwe helpcenterinhoud.
• Creëren van inhoud: AI kan je helpen bij het schrijven van kennisbankartikelen door van een paar bulletpoints automatisch een compleet artikel te maken. Je kunt ook de toon veranderen van vriendelijk naar formeel.
• Controleren van inhoud: AI analyseert bestaande inhoud om slecht presterende helpcenterartikelen te identificeren, zodat je inhoud die niet meer relevant is, kunt verbeteren of archiveren.
• AI-gedreven chatbots en AI-agents: Door AI-gedreven chatbots of agents in de kennisbank te integreren, kunnen gebruikers op natuurlijke wijze met elkaar communiceren en direct antwoord krijgen op eenvoudige vragen. Hierdoor worden de selfservicemogelijkheden verder verbeterd. Je kunt de inhoud van je kennisbank ook gebruiken om chatbot-conversatieflows op te bouwen.

Front-end functies van kennisbanken

In de context van een kennisbank verwijst de 'frondend' (voorkant) naar de gebruikersinterface waarmee de doelgroep contact heeft. Deze bevat belangrijke functies zoals:

• Zoekfunctie: dankzij een krachtige zoekmachine kunnen gebruikers de informatie vinden die ze nodig hebben. Functies zoals gefacetteerd zoeken, zoeksuggesties en natuurlijke taalverwerking kunnen de vindbaarheid verbeteren.
• Hiërarchie en organisatie van inhoud: Goed georganiseerde inhoud met duidelijke categorieën, subcategorieën en tags maakt het makkelijker voor gebruikers om door de kennisbank te navigeren en de specifieke informatie te vinden die ze zoeken.
• Responsief ontwerp: Een kennisbank moet zich aanpassen aan verschillende schermformaten (desktop, tablet, mobiel) om een uitmuntende gebruikerservaring te creëren.
• Selfserviceopties: functies zoals FAQ's, stapsgewijze handleidingen en artikelen voor probleemoplossing stellen klanten in staat om problemen zelfstandig op te lossen, waardoor het aantal supporttickets voor medewerkers afneemt.
• Support in meerdere talen: voor bedrijven met een wereldwijde doelgroep is het aanbieden van kennisbankinhoud in meerdere talen essentieel om de toegankelijkheid te waarborgen en de klanttevredenheid te verbeteren.

Back-end functies van kennisbanken

De 'backend' (achterkant) verwijst naar de interne functionaliteiten en systemen die systeembeheerders en redacteuren gebruiken om de kennisbank te beheren en te onderhouden. Dit omvat kennisbeheertools zoals:

• Gebruikersbeheer en machtigingen: De mogelijkheid om verschillende toegangsniveaus en rechten toe te kennen aan gebruikers beveiligt de inhoud. Het maakt het ook mogelijk om gecontroleerd bij te dragen en te bewerken binnen de kennisbank.
• Workflows om samen te werken aan inhoud: Functies zoals workflows voor het goedkeuren van inhoud, versiebeheer en tools voor co-auteurschap stroomlijnen het proces voor het maken en bewerken van inhoud, bevorderen de samenwerking en zorgen voor consistentie.
• Single sign-on (SSO): Integratie met bestaande SSO-systemen (eenmalige aanmelding) stelt gebruikers in staat om toegang te krijgen tot de kennisbank met hun bestaande referenties, wat de gebruikerservaring en veiligheid verbetert.
• In bulk importeren en exporteren: De mogelijkheid om bestaande inhoud uit andere bronnen te importeren (bijv. documenten, PDF’s) en inhoud te exporteren in verschillende formaten (bijv. CSV) bespaart tijd en vereenvoudigt het opzetten en onderhouden van de kennisbank.
• Analyses en rapportages: Gedetailleerde analyses bieden uitgebreid inzicht in het gedrag van gebruikers binnen de kennisbank. Dit maakt datagedreven beslissingen met betrekking tot het optimaliseren van de inhoud mogelijk, maar ook het identificeren van populaire onderwerpen en het begrijpen van zoekpatronen van gebruikers.
• Aanpasbare branding: De mogelijkheid om de look en feel van je kennisbank aan te passen aan je huisstijl zorgt voor een consistente gebruikerservaring op alle touchpoints.

Bekijk een aantal van de beste kennisbanksystemen en ontdek welk systeem het beste past bij jouw bedrijf.

1. Zendesk

Beste optie voor AI-gedreven selfservice voor klanten en medewerkers

Zendesk biedt AI-gedreven kennisbanksoftware die snel op te zetten en eenvoudig te gebruiken is, zodat je de time-to-value kunt verhogen en je kosten kunt verlagen. Onze flexibele software kan intern worden gebruikt als IT- of HR-kennisbank en als klantgericht helpcenter. Ingebouwde AI-gedreven tools zoals bieden inzicht in wat klanten zoeken, suggesties voor nieuwe inhoud om hiaten in de kennisbank op te vullen en aanwijzingen om de inhoud van bestaande artikelen bij te werken.

Bovendien helpen de generatieve AI-functies van Zendesk je bij het schrijven van nieuwe artikelen door van een lijst bulletpoints een complete handleiding te maken en de toon van je inhoud aan te passen aan je merk. AI kan je kennisbankinhoud ook inzetten om gespreksgerichte AI-reacties te creëren om je klantenserviceinteracties te automatiseren. Daarnaast maakt AI semantisch zoeken mogelijk, wat de resultaten verbetert dankzij begrip van de betekenis van zoekopdrachten, zelfs als ze geen exacte trefwoorden bevatten.

Het beheren van updates is eenvoudig dankzij Team Publishing, een tool voor samenwerking waarmee je team workflows kan bouwen om inhoud te beoordelen, goed te keuren en te publiceren. Met de functie ‘Inhoudsblokken’ kun je inhoudsblokken (tekst, afbeeldingen en video’s) maken en plaatsen in relevante artikelen. Deze blokken worden centraal bijgewerkt, waarna de verandering automatisch wordt toegepast op alle plekken waar de inhoud verschijnt.

Zendesk maakt bovendien kennisbeheersystemen voor iedereen toegankelijk. Je kunt taalspecifieke versies van je artikelen maken in meer dan 40 talen en meerdere helpcenters ontwikkelen voor verschillende doelgroepen of merken. Je kunt ook een selfserviceportaal opzetten voor je klanten of werknemers, zodat de informatie altijd voor iedereen beschikbaar is. Beveiligingsfuncties zoals tweefactorauthenticatie, single sign-on en IP-beperkingen beschermen je tegen degenen die toegang proberen te krijgen tot je inhoud.

Prijzen: Vanaf $ 55 per supportmedewerker/maand (jaarlijks gefactureerd) Je kunt het 14 dagen gratis uitproberen.

Ontdek meer prijzen voor Zendesk-pakketten.

Neem 30 seconden de tijd om een gratis proefperiode van Zendesk te starten of een Zendesk-demo aan te vragen.

2. Helpjuice

Beste optie voor kennisbanksoftware voor één doel

Helpjuice biedt kennisbanksoftware die bedrijven kan helpen met het beheren van inhoud. Deze oplossing biedt een zoekmachine die speciaal is ontworpen voor kennisbanken, zodat gebruikers snel kunnen vinden wat ze nodig hebben. Gebruikers kunnen artikelen maken met de native ‘What You See Is What You Get’-editor (WYSIWYG) en publicatie-interface om direct inhoud toe te voegen.

Het platform maakt gebruik van AI-gedreven algoritmes om onderwerpen voor artikelen aan te bevelen en suggesties te genereren voor het verbeteren van inhoud. Analyses laten zien welke artikelen het meest worden bekeken en welke gebruikers ernaar zoeken. Helpjuice kan bovendien naar wens aangepast worden. Met aanpasbare thema’s kun je een merkervaring op maat creëren en met meertalige support kun je van taal wisselen.

Prijzen: Vanaf $ 120 per maand voor maximaal vier gebruikers. Je kunt het 14 dagen gratis uitproberen.

Meer informatie over de Helpjuice-integratie voor Zendesk.

3. Bloomfire

Beste optie voor interne kennisdeling

Bloomfire helpt teams met het beheren van bedrijfskennis via een gecentraliseerd platform. Het platform imiteert social media: het biedt gebruikers de mogelijkheid om inhoud te liken, te delen, te becommentariëren en te volgen. Bovendien kan de AI-gedreven technologie van Bloomfire vragen van gebruikers begrijpen en intelligente suggesties geven.

Dankzij de rapportagefuncties en feedbackloops kunnen beheerteams zien of de inhoud boeiend en nuttig is en of er mogelijkheden zijn voor verbetering. Bovendien ondersteunt het platform van Bloomfire het aanmaken van FAQ’ waar iedereen aan mee kan werken, zodat teams en community’s samen een verzameling best practices kunnen opbouwen.

Prijzen: Vanaf $ 460 per maand voor maximaal 50 gebruikers (jaarlijks gefactureerd). Je kunt het 30 dagen gratis uitproberen.

Meer informatie over de Bloomfire-integratie voor Zendesk.

4. Guru

Beste optie voor het maken van een intranet voor werknemers

Met het kennisbanksysteem van Guru kunnen teams informatie creëren, delen, openen en bijwerken. Het kan contextueel relevante informatie samenbrengen met tools die je al gebruikt, zoals chat, e-mail en je klantrelatiebeheersysteem (CRM). Bedrijven kunnen gebruikersrechten instellen en de revisiegeschiedenis bekijken.

Guru gebruikt AI om informatie uit de kennisbank naar boven te halen, zodat suggesties in de loop van de tijd verbeteren op basis van de zoekpatronen van klanten en werknemers. Guru stelt bedrijven ook in staat hun engagement-analyses te vergelijken met prestatiebenchmarks. Hoewel Guru een interne kennisbank is, kun je de API gebruiken om inhoud extern te publiceren.

Prijzen: Vanaf $ 10 per gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd). Je kunt het 30 dagen gratis uitproberen.

Meer informatie over de Guru-integratie voor Zendesk.

5. Zoho Desk

Beste optie voor bedrijven die Zoho-producten gebruiken

Zoho Desk staat vooral bekend om zijn ticketsysteem en helpdeskoplossing, maar biedt ook software voor kennisbanken. Dankzij de aanpasbare structuur kun je aparte categorieën maken voor ‘zo doe je dat’-artikelen, veelgestelde vragen en andere selfservice-opties.

Schrijvers en redacteuren kunnen samen inhoud creëren met de samenwerkingstools van Zoho. Bedrijven kunnen de toegang tot hun kennisbank regelen door gebruikers te verplichten accounts aan te maken. Daarnaast geeft Zoho gebruikers de optie om de thema’s en de huisstijl van hun kennisbank aan te passen met logo’s en kleurenschema’s. Op communityforums kunnen klanten ook samenwerken en communiceren met je team.

Prijzen: Vanaf $ 7 per gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd). Er is een gratis pakket en een gratis proefversie van 15 dagen beschikbaar.

Meer informatie over de Zoho CRM-integratie voor Zendesk.

6. Document360

Beste optie voor gratis toegang tot een openbare kennisbank

Met Document 360 kun je publieke selfservice-kennisbanken voor je klanten en privé-kennisbanken voor je team maken. Veelgebruikte functies zijn onder meer realtime zoeken, versiebeheer, inhoud categoriseren en een bestandsbeheerder. Bovendien kunnen schrijvers en redacteuren tijdens het maken of nakijken van concepten samenwerken op discussieplatforms.

Deze kennisbanksoftware biedt markdown- en WYSIWYG-editors, zodat auteurs hun favoriete methode kunnen kiezen om inhoud te maken. Met Document360 kun je ‘zo-doe-je-dat’-guides, handleidingen en technische documenten voor je teams opstellen. De software biedt ook artikelweergavemachtigingen, waarmee je gegevens privé en veilig kunt houden door middel van een verplichte aanmelding om toegang te krijgen tot informatie.

Prijzen: Vanaf $ 0 per maand voor twee gebruikers. Je kunt het 14 dagen gratis uitproberen.

Meer informatie over de Document360-integratie voor Zendesk.

7. Notion

Beste optie voor samenwerken als team

Notion is te gebruiken als database, kladblok, tool voor projectbeheer en collaboratieve schrijfruimte. Met de wiki-software kunnen bedrijven kennis organiseren in een doorzoekbaar formaat en met de toestemmingsinstellingen kan worden bepaald wat gebruikers kunnen openen en wat ze ermee mogen doen.

Met Notion kun je je klantgerichte kennisbank aanpassen en inhoud organiseren door tags, labels en eigenaren aan je artikelen toe te voegen. Het biedt duizenden kant-en-klare templates en drag-and-drop tools waarmee je snel pagina’s kunt opbouwen en structureren.

Prijzen: Vanaf $ 0 per maand met beperkte functies. Je kunt het 7 dagen gratis uitproberen.

Meer informatie over de Notion-integratie voor Zendesk.

8. HappyFox

Beste optie voor delen op social media

HappyFox biedt helpdesksoftware met een kennisbankoplossing voor bedrijven in verschillende branches. De kennisbank biedt opties voor selfservice en een eenvoudige manier om feedback van klanten te verzamelen. De tool komt ook met merkportalen voor klanten en aparte interne en externe systemen voor kennisbeheer.

De zoekmachine van HappyFox toont artikelen die het beste beoordeeld zijn. Automatische suggesties en gestructureerde indexfuncties leiden klanten door hun selfservicetraject. HappyFox maakt het ook gemakkelijk om inhoud te delen via social media.

Prijzen: Vanaf $ 29 per supportmedewerker/maand (jaarlijks gefactureerd).

Meer informatie over de HappyFox Workflows-integratie voor Zendesk.

9. Confluence

Beste optie voor Jira-gebruikers

Confluence is een platform van Atlassian (eigenaar van Jira) voor het samenwerken aan en delen van documenten. Het kan gebruikt worden als interne of externe kennisbank. Met de software kunnen wijzigingen in documenten worden bijgehouden voor inhoudelijke controle en kunnen teams samenwerken aan concepten.

De analysetools van Confluence helpen teams om de prestaties van inhoud bij te houden, de betrokkenheid van gebruikers te monitoren en gebieden te identificeren die extra aandacht nodig hebben. Confluence biedt ook ondersteuning voor realtime bewerken van artikelen, evenals opmerkingen van gebruikers en beheer van machtigingen. Dit kan teams helpen om samen te werken en hun kennisbank up-to-date te houden.

Prijzen: Vanaf $ 0 per maand voor 10 gebruikers. Je kunt het 7 dagen gratis uitproberen.

Meer informatie over de Confluence-integratie voor Zendesk.

10. Knowmax

Beste optie voor opleidingsbeheer

Knowmax biedt AI-gedreven middelen voor kennisbeheer, zodat supportmedewerkers artikelen kunnen vinden met behulp van zoekopdrachten in natuurlijke taal. Het platform integreert met een leerbeheersysteem, waardoor bedrijven direct binnen Knowmax trainingsmateriaal kunnen creëren en aanleveren. Dit zorgt ervoor dat teams toegang hebben tot de benodigde informatie.

Knowmax biedt ook functionaliteiten om de presentatie van informatie te beheren. Beslisbomen begeleiden supportmedewerkers door elke stap bij het oplossen van problemen. Handleidingen met foto's bieden visuele ondersteuning naast de geschreven instructies, wat duidelijkheid schept voor zowel supportmedewerkers als klanten.

Prijzen: Neem contact op met Knowmax voor de prijzen

Meer informatie over de Knowmax-integratie voor Zendesk.

11. Nuclino

Beste optie voor projectbeheer

De kennisbankoplossing van Nuclino maakt gebruik van AI, waarmee gebruikers gestructureerde, onderling verbonden documenten kunnen maken. De AI kan ideeën genereren, inhoud schrijven op basis van opgegeven trefwoorden en notities samenvatten.

Met Nuclino kunnen bedrijven toegangsbeperkingen instellen om te bepalen wie inhoud mag bekijken en bewerken en wie eraan mag bijdragen. Meerdere gebruikers kunnen samenwerken en documenten in realtime bewerken en van commentaar voorzien. Het platform bevat ook een tool voor artikelversiegeschiedenis, waarmee gebruikers wijzigingen en revisies kunnen bijhouden. Nuclino biedt daarnaast een verzameling templates die gebruikers een startpunt geven voor het ontwerpen van wiki’s, productroadmaps en handboeken.

Prijzen: Vanaf $ 0 per maand met beperkte functies. Je kunt het 14 dagen gratis uitproberen.

12. ProProfs Knowledge Base

Beste optie voor individuele auteurs

Bedrijven kunnen ProProfs Knowledge Base gebruiken om rapporten te bekijken met betrekking tot artikelweergaves, gebruikersinteracties en de prestaties van inhoud, zodat ze inzicht krijgen in de manier waarop lezers omgaan met artikelen. Je kunt er bovendien workflowprocessen mee definiëren, zodat iedereen weet hoe inhoud gemaakt, beoordeeld en goedgekeurd moet worden.

Met ProProfs kunnen gebruikers ook voorwaardelijke inhoud maken, wat betekent dat inhoud kan worden verborgen of weergegeven op basis van het gebruikte apparaat of het klantsegment van de lezer. Bovendien kunnen teams met de WYSIWYG-editor templates voor inhoud aanpassen en afbeeldingen of video's toevoegen.

Prijzen: Vanaf $ 0 per maand voor één auteur. Je kunt het 15 dagen gratis uitproberen.

Meer informatie over de ProProfs-integratie voor Zendesk.

13. Help Scout

Beste optie voor teams met een gedeelde inbox

Help Scout biedt kennisbanksoftware als onderdeel van zijn helpcenter. Bedrijven die het gebruiken kunnen een consistente look creëren die aansluit bij hun merkidentiteit. Opties die aangepast kunnen worden, zijn onder andere kleurenschema’s, logo’s en lay-outs.

Bedrijven kunnen toegang en gebruikersrechten beheren om gevoelige informatie te beschermen, waarbij samenwerking en inhoudbeheer tussen teams mogelijk blijft. Dankzij AI-gedreven tools kunnen gebruikers vinden wat ze nodig hebben en krijgen ze aanbevelingen voor het maken van inhoud. Daarnaast kunnen teams met behulp van metrics bijvoorbeeld artikelweergaves en zoektrends bijhouden.

Prijzen: Vanaf $ 20 per gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd). Er is geen gratis proefversie beschikbaar.

14. HelpCrunch

Beste optie voor de integratie van chatwidgets

HelpCrunch biedt kennisbanksoftware aan als onderdeel van de uitgebreide reeks oplossingen voor klantenservice. Hiermee kunnen bedrijven hun kennisbank integreren binnen chatwidgets om selfservice te bevorderen. De AI-editor helpt bij het maken van inhoud voor vindbaarheid in zoekmachines. De editor kan artikelen vertalen, de toon veranderen en tekst uitbreiden.

HelpCrunch biedt ook inzichten via het 'rapport mislukte zoekopdrachten'. Dit rapport identificeert zoekopdrachten die geen relevante resultaten opleveren in de kennisbank, waarbij potentiële hiaten in de inhoud en onderdelen die voor verbetering vatbaar zijn, worden gesignaleerd.

Prijzen: Vanaf $ 12 per teamlid/maand (jaarlijks gefactureerd). Je kunt het 14 dagen gratis uitproberen.

Hier volgen een paar overwegingen om de beste kennisbanksoftware voor je bedrijf te kiezen.

Zorg ervoor dat de software veilig is

De beste software voor kennisbanken biedt beveiligingen om gevoelige gegevens te beschermen. Met up-to-date certificeringen voor softwarecompliance laten bedrijven zien dat ze zich houden aan de regels en voorschriften in de branche om gegevens veilig te houden. Zendesk biedt bedrijven opties voor gebruikersauthenticatie, data-encryptie, apparaatbeheer en meer.

Onderzoek hoe eenvoudig de software kan worden geïnstalleerd en onderhouden

Kies software die snel inzetbaar is en die de nodige tools biedt voor eenvoudig onderhoud. Het is ook verstandig om een tool te kiezen die minimale onboarding en training vereist, zodat je snel aan de slag kunt. Een snelle time-to-value betekent dat je zo snel mogelijk de voordelen van de software zult zien.

Bereken de totale eigendomskosten

Bij elke software die je toevoegt aan je stack wil je een snel rendement op je investering (ROI) zien. Maar deze winst kan worden vertraagd door onvoorziene kosten en eindeloze uitbreidingen die niet binnen je budget passen. Idealiter heb je voor de gekozen oplossing geen groot technisch team of middelen voor development nodig om deze te onderhouden. Zoek naar software die prioriteit geeft aan automatisering en ingebouwde efficiëntie, zodat je team zich kan richten op het maken van waardevolle inhoud en niet verzandt in technische complexiteiten.

Geef prioriteit aan schaalbaarheid

Het kiezen van schaalbare kennisbanksoftware is van het grootste belang voor bedrijven die op zoek zijn naar een oplossing voor de lange termijn. Naarmate je bedrijf groeit en je informatiebehoeften veranderen, past een schaalbaar platform zich naadloos aan de toenemende behoeften van jouw bedrijf aan. Dit zorgt ervoor dat je kennisbank ruimte biedt aan een groeiende bibliotheek van inhoud en kan integreren met toekomstige systemen, zonder dat je later dure en storende software-updates nodig hebt.

Gratis kennisbanksoftware kan een betaalbare eerste stap zijn voor het beheren van inhoud, maar je zult de basisfuncties al snel ontgroeien. In dat geval kan het zijn dat de kosten voor het upgraden en beheren van je systeem hoger zijn dan die van andere betaalde diensten.

Er is veel om over na te denken bij het kiezen van de juiste kennisbanksoftware. Om te beginnen moet je eerst nadenken over de aard van de informatie die je wilt ordenen en over de mensen die deze informatie gaan gebruiken.

Kennisbanksoftware is een tool die je gebruikt om de juiste informatie te verzamelen, te beheren, en op het juiste moment aan de juiste persoon te verstrekken.

Als dat eenmaal duidelijk is, overweeg dan het volgende voordat je je keuze maakt:

Flexibiliteit en aanpasbaarheid

Je team, klanten en bestaande tools zijn uniek. Je kennisbanksoftware moet aan te passen zijn aan deze unieke omgeving. Als de software niet flexibel is, word je gedwongen om informatie ook op andere plekken beschikbaar te stellen.

Bovendien kun je dan ook geen gebruik maken van apps zoals chatbots of CRMs, waarmee kennisbanken nog krachtiger worden. Zoek daarom naar een kennisbank die een API biedt en te integreren is met populaire tools.

Makkelijk te vinden en te delen

Zelfs de waarde van de perfecte kennisbank hangt af van het vermogen van zowel je agents als klanten om snel informatie te kunnen vinden en delen. Daarom zijn krachtige zoek- en categoriseringsfuncties een bijzonder belangrijk onderdeel van een betere service en een hogere productiviteit van je agents.

Maar een kennisbank gaat verder dan alleen het ontdekken van informatie. De inhoud moet ook makkelijk deelbaar zijn met klanten en andere agents. Zoek dus naar een kennisbeheersysteem dat informatie goed vindbaar en deelbaar maakt.

Naadloze samenwerking

De meest effectieve kennisbanken bieden meerdere werknemers de mogelijkheid om bijdragen te leveren. Zo zorg je voor een kennisbank met diepgang en maak je het makkelijker om zoveel mogelijk inzichten die worden opgedaan door de klantenservice aan je kennisbank toe te voegen.

Geef dus prioriteit aan het vinden van software die intuïtief en gemakkelijk in gebruik is voor je team. Begin indien mogelijk met een gratis proefperiode, zodat je kunt bepalen hoe snel je team zich de software eigen kan maken. Hoe gemakkelijker je werknemers met de software overweg kunnen, hoe groter de kans dat ze bereid zijn om bijdragen te leveren.