Wat is personeelsbeheer?

Iedereen heeft wel eens een oud familierecept gemaakt en kwamen er vervolgens achter dat het niet precies zo is als oma het vroeger maakte. Later realiseer je je dat er een geheim ingrediënt ontbreekt – een snufje nootmuskaat of wat citroenschil bijvoorbeeld – dat het gerecht zo speciaal maakte.

Voor een bedrijf kan personeelsbeheer het geheime ingrediënt zijn dat haar activiteiten verandert van lekker naar spectaculair.

WFM richt zich op taken als personeelsplanning, loonadministratie en het ontwikkelen van korte- en langetermijndoelen, en het heeft invloed op de algehele werknemerservaring. Hierna lees je hoe je personeelsbeheer als essentieel ingrediënt kunt toevoegen aan je organisatie.

• Waarom is personeelsbeheer belangrijk?}
• Voordelen van personeelsbeheer
• Onderdelen van personeelsbeheer
• Uitdagingen van personeelsbeheer
• Voorbeeld van personeelsbeheer
• Veelgestelde vragen
• Verbeter je WFM met Zendesk en Tymeshift

Waarom is personeelsbeheer belangrijk?

Personeelsbeheer is belangrijk omdat het kan helpen om het inplannen van werknemers, toekomstige initiatieven en budgettering te versnellen, waardoor organisaties efficiënt kunnen werken.

Met een succesvolle WFM-strategie kunnen bedrijven op korte termijn de productiviteit direct verhogen, bijvoorbeeld door naleving van de planning, automatische roosters en AI-gedreven werklastprognoses – dingen die het werk van een manager makkelijker maken en medewerkers op schema houden. Daarnaast kan WFM bijdragen aan het stellen van langetermijndoelen en verbeteringen, dankzij strategieën die inzicht in historische gegevens bieden over de prestaties van je teams.

Voordelen van personeelsbeheer

Bedrijven kunnen op verschillende manieren profiteren van personeelsbeheer. Hieronder staan enkele van de belangrijkste voordelen voor bedrijven die WFM-processen implementeren.

Kostenreductie

Loonadministratie is een grote kostenpost voor de meeste bedrijven. Als bedrijven elke cent goed gebruiken, kunnen ze onnodige kosten terugdringen. Door nauwkeurig werknemers in te roosteren en goede prognoses over het aantal aanwezige mensen, kunnen organisaties overbezetting en buitensporig overwerk beperken en ervoor zorgen dat elke werknemer zo efficiënt mogelijk werkt.

Strategische planning

Een goed systeem voor personeelsbeheer biedt inzicht in bedrijfstrends en prestatieanalyses, en is van groot belang voor het optimaliseren van strategieën. Met WFM kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze het juiste aantal werknemers op het juiste moment aan het werk hebben, bedrijfstrends met betrekking tot prestaties analyseren (zoals omzet per werknemer) en voortbouwen op andere gegevens om verbeteringen voor de lange termijn te realiseren. Bovendien kunnen bedrijven WFM-principes gebruiken om te plannen voor pensioneringen en vertrekkende werknemers, zodat ze altijd een aantal toptalent achter de hand hebben.

Verbeterde productiviteit

WFM-principes, zoals de toewijzing van personeel en prestatiebewaking, kunnen de productiviteit optimaliseren en ervoor zorgen dat werknemers in een functie werken die aansluit op hun vaardigheden. En als een medewerker niet efficiënt werkt, kunnen managers gemakkelijk trainingsmogelijkheden of andere functies identificeren die beter bij de werknemer passen. Daarnaast kunnen werkgevers de prestatiecijfers van het hele team vergelijken met die van soortgelijke bedrijven om te bepalen of ze hun processen moeten aanpassen.

Hogere tevredenheid bij medewerkers

Personeelsbeheer bevordert een evenwichtige werkdruk en consistente roosters door middel van processen zoals personeelsvoorspellingen, die ervoor zorgen dat teamleden ruim van tevoren weten wat hun toekomstige rooster is en dat er altijd voldoende werknemers zijn voor een bepaalde dienst. Dit zorgt voor voorspelbaarheid, waardoor werknemers een betere balans tussen werk en privé ervaren en mogelijk een burn-out kunnen voorkomen.

Onderdelen van personeelsbeheer

Elk bedrijf is uniek en geen twee personeelsbeheerprocessen zijn identiek. Er zijn echter een aantal kerncomponenten die alle WFM-oplossingen moeten bevatten.

Personeelsvoorspelling en -planning

Bedrijven moeten toekomstige personeelsbehoeften nauwkeurig voorspellen – te veel werknemers op één moment leidt tot geldverspilling, terwijl te weinig werknemers de efficiëntie en het niveau van de klantenservice kunnen beïnvloeden. Dit is een universele vereiste voor een succesvolle bedrijfsvoering, ongeacht of bedrijven algemene WFM, personeelsbeheer voor callcenters , of een andere branchespecifieke aanpak implementeren.

Het kan echter moeilijk zijn om de optimale planning te maken, omdat organisatorische trends, vaardigheidsniveaus van werknemers en veranderende consumentenvoorkeuren allemaal factoren zijn die van invloed kunnen zijn op de behoefte aan personeel. Met personeelsbeheer kunnen bedrijven keer op keer nauwkeurige planningen maken en de perfecte balans vinden tussen efficiëntie en optimalisatie van loonkosten.

Tijd en aanwezigheid bijhouden

Tijd- en aanwezigheidsregistratie – het bijhouden en registreren van de uren, vrije tijd en, in bepaalde gevallen, de productiviteit van werknemers – is van cruciaal belang voor zowel teams die op uurbasis werken als teams die in loondienst zijn. Deze gegevens zijn essentieel voor het berekenen van de salarissen, het optimaliseren van de efficiëntie en het naleven van de arbeidswet- en regelgeving. Daarnaast kunnen teams WFM-tijdregistratie gebruiken om de werknemerservaring te verbeteren en ervoor te zorgen dat urenstaten altijd kloppen.

Realtime management van teams

Realtime teammanagement stelt bedrijven in staat om de roosters van werknemers en de vraag van klanten op uurbasis te monitoren. Teams kunnen zo in een oogwenk planningen en resources aanpassen, zodat alle werkzaamheden zo efficiënt mogelijk verlopen. Deze belangrijke WFM-component kan ook trainingsmogelijkheden en procesverbeteringen aan het licht brengen, zodat bedrijven consistent op topniveau blijven werken.

Rapportages en analyses

Personeelsbeheer kan bedrijven helpen om strategische, datagedreven beslissingen te nemen door middel van rapportages en analyses. Met behulp van WFM-software kunnen bedrijven informatie verzamelen over de prestaties van werknemers, hun aanwezigheid, het verloop en andere belangrijke statistieken, zoals omzet per werknemer en de duur van het wervingsproces. Met behulp van deze gegevens kunnen teams verbeterpunten identificeren, strategieën implementeren en langetermijndoelen stellen.

Uitdagingen van personeelsbeheer

Het effectief managen van personeel is niet altijd eenvoudig. Hier vind je een aantal uitdagingen waar je op moet letten bij WFM.

Efficiënte communicatie

Betrouwbare communicatie kan een organisatie maken of breken. Bedrijven kunnen alleen succesvol zijn als alle werknemers actief deel uitmaken van het WFM-beleid. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan en het kan moeilijk zijn om efficiënte bedrijfsbrede communicatie te realiseren zonder een concreet proces, vooral nu wel veel op afstand werken.

Tekorten aan personeel en talent

De efficiëntie en winstgevendheid van een bedrijf zijn afhankelijk van de kwaliteit van het personeel. Als een organisatie een dip ervaart in de kwaliteit van het personeelsbestand – zoals tekorten aan personeel en talent – kan dat de bedrijfsvoering verstoren, de prestaties beïnvloeden en leiden tot overwerkte en inefficiënte werknemers. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als een bedrijf geen duidelijke wervingsstrategie heeft, geen gezonde balans tussen werk en privéleven of geen groeimogelijkheden biedt – dingen die topmedewerkers nodig hebben om zich gewaardeerd te voelen.

Nieuwe trends en technologieën

Het is belangrijk voor bedrijven om op de hoogte te blijven van trends zoals automatisering, AI-chatbots, geavanceerde analyses en software voor de werknemerservaring, zodat ze relevant blijven in de markt. Als bedrijven zich niet voortdurend ontwikkelen en nieuwe technologieën en processen gebruiken om hun activiteiten te optimaliseren, kunnen ze snel achterop raken bij de concurrentie.

Voorbeeld van personeelsbeheer

Ontdek hoe één bedrijf WFM-software Tymeshift gebruikt als geheim ingrediënt om de bedrijfsvoering te verbeteren.

Peek

Peek, een online boekingsplatform voor rondleidingen en activiteiten, gebruikt Tymeshift om alle WFM-taken te consolideren en te stroomlijnen.

Voordat Peek met Tymeshift aan de slag ging, verzamelde het bedrijf gegevens in spreadsheets om handmatig prestatiecijfers van werknemers en trends in te voeren – een taak die enorm veel tijd kostte. Door zo ongeorganiseerd gegevens te verzamelen had het bedrijf vaak last een verkeerde bezetting.

Na de overstap op Tymeshift nam de productiviteit van het personeel een vlucht. Erik Jansen, Support Team Supervisor bij Peek, zegt hierover: “Voor Tymeshift besteedde ik ongeveer 15 uur per week aan WFM. Ik denk dat ik het nu heb teruggebracht tot maximaal een uur per dag.”

Veelgestelde vragen

Tot slot volgen hier enkele veelgestelde vragen over personeelsbeheer.

Verbeter je WFM met Zendesk en Tymeshift

Personeelsbeheer is een cruciale bedrijfsstrategie die alles omvat van het inroosteren van werknemers tot het plannen van toekomstige initiatieven. Organisaties die dit geheime ingrediënt aan het recept van hun organisatie weten toe te voegen, kunnen eventuele drukte bij de klantenservice weerstaan en gaan voor winstgevendheid op de lange termijn.

Wij van Zendesk kondigen vol trots onze overname van Tymeshift aan – moderne software voor personeelsbeheer, speciaal ontworpen voor Zendesk-gebruikers, die zorgt voor een efficiëntere en winstgevendere bedrijfsvoering.

Start vandaag nog je gratis proefperiode van Tymeshift.