Welke projectmanagement tool past het best bij jouw team?

Het managen van projecten, teams en afdelingen kan een grote uitdaging zijn voor een onderneming. Gelukkig zijn er tegenwoordig een heleboel digitale tools die je kunnen helpen bij het leiden van projecten. Waar moet je rekening mee houden bij het kiezen van een projectmanagement tool? En hoe moet je je werkwijze aanpassen aan de veranderende werkplek van vandaag? Ontdek hieronder welke van deze tools je project het best zal ondersteunen, afhankelijk van verschillende factoren.

Jira

Als je met een Agile methode werkt, dan heb je met Jira sowieso de beste project management tool te pakken. Jira is namelijk specifiek voor agile teams ontworpen, en is dus vooral gefocust op de sector van softwareontwikkeling, waar deze werkmethode het vaakst wordt toegepast. Hierbij wordt er telkens met korte “sprints” gewerkt, waarbij men per bepaalde periodes doelen stelt. Jira is een super handige tool om de taken binnen deze sprints te creëren en toe te wijzen binnen je team. Zo heeft niet enkel de product owner of manager een zicht op de vooruitgang van elke taak en de sprint doelen, maar kan iedereen deze informatie overzichtelijk bekijken.

Clickup

Indien je binnen een team met veel projecten tegelijk bezig bent, is Clickup een goede oplossing om je project overzichtelijk te houden. Deze tool laat je de taken van begin tot einde beheren, en ook binnen een specifieke taak kan je een workflow instellen. Zo kan je een hoofdtaak in kleinere taken onderverdelen, die telkens aan een ander lid van je team worden toegewezen. Wanneer de eerste persoon klaar is met zijn/haar taak, wordt de volgende persoon in de workflow op de hoogte gebracht, en kan deze aan zijn deel van het werk beginnen. Het grootste voordeel van Clickup is dat je deze tool gratis kan gebruiken. Voor extra functies kan je daarnaast bijbetalen, indien je deze nodig acht voor jouw project.

Monday.com

Indien je ideeën wilt opdoen over workflows, kan je terecht bij Monday.com. Daarnaast kan je natuurlijk ook jouw eigen, gepersonaliseerde workflow inrichten. Hierbij kan je taken indelen in fases, opdrachten toewijzen aan teamleden, deadlines instellen, enz. Het heeft dus alles wat je van een goede projectmanagement tool kan verwachten. Naast het managen van je team, kan je met deze handige tool nog veel meer. Facturen opstellen, informatie over je klanten bewaren en je klantenbestand beheren, offertes opmaken voor potentiële klanten – je noemt het maar op! Monday.com helpt je dus niet enkel om je project te beheren, maar ook om een stap in de richting van een klantgerichte servicestrategie te zetten.

Je kan verschillende borden aanmaken binnen je account, en zo aparte informatie delen met verschillende teams binnen je bedrijf, of verschillende projecten binnen hetzelfde team. Deze functie is heel handig om je medewerkers niet te overladen met informatie, en alles netjes gescheiden te houden. Ook visueel is Monday.com zeker een van de best ontworpen en aantrekkelijkste tools op de markt. 

Asana

Zoals het bedrijf het zelf zegt, is Asana ontworpen om teams te helpen projecten efficiënter te voltooien. Het is een handige tool die niet enkel door startups wordt gebruikt, maar ook door complexe teams en ondernemingen met veel medewerkers. Er bestaat een gratis versie, maar voor grotere teams en extra functionaliteit zijn er verschillende betalende abonnementen. 

Asana blinkt vooral uit in het coördineren van cross-functional werk en het delen van bestanden, binnen het projectbeheer. Onder elke taak kan je namelijk in een oogwenk bestanden toevoegen, zonder dat je dit afzonderlijk moet doen binnen je team. Zo kan iedereen die aan een taak werkt in slechts een klik alle informatie over de taak inkijken, en de nodige files downloaden. Ook heb je handige opties om te communiceren met je teamleden, zoals berichten en updates. Hierdoor verloopt de communicatie binnen je team vlotter, en kan je overbodige telefoontjes of mailtjes vermijden.

Rodeo

Indien je met een creatief of artistiek team werkt, is Rodeo de perfecte projectbeheer tool voor jouw bedrijf. Het is een simpele, maar overzichtelijke tool die je de budgetten en statussen van je projecten in het oog helpt te houden. Je kan daarnaast een planning opmaken, taken verdelen binnen je team en ook de werkuren van alle medewerkers registreren. Rodeo is dus niet enkel een projectbeheer tool, maar je kan het ook gebruiken om de basis van je boekhouding mee te leiden. Ook offertes en facturen opmaken is een fluitje van een cent met deze handige tool. Het is ook makkelijk te integreren met CRM-oplossingen, die je helpen om klantenbeheer efficiënt te managen binnen je bedrijf.

Trello

Trello is zeer gebruiksvriendelijk, dus je kan er meteen mee aan de slag met je team. Deze tool heeft ook de optie om verschillende borden aan te maken, zodat je projecten gescheiden kan houden. In elk geval kan elk teamlid gemakkelijk alle taken raadplegen, en een algemeen overzicht houden over de voortgang van het project als geheel. Je kan deadlines inplannen, teamleden aan bepaalde taken toevoegen, enz. Het enige nadeel van Trello is dat je zelf de taken van fase moet veranderen, en dit niet automatisch gebeurt. Je moet dus binnen je team goed afspreken hoe dit gebeurt, en wie hiervoor verantwoordelijk is. Dit is echter maar een klein nadeel, en over het algemeen is Trello een heel populaire project management tool. Trello heeft ook een gratis versie, die je ongelimiteerd kan gebruiken.

Yoobi

Indien je niet enkel je project wilt beheren, maar ook boekhoud informatie wilt loggen in een enkele tool, kunnen we je zeker Yoobi aanraden. Naast het toewijzen van taken en een planning opstellen, kan je er ook de uren van je medewerkers registreren, verlof inplannen, onkostennota’s opmaken, en nog veel meer. Het is een handige tool voor teams die remote werken, en kan ook op maat gemaakt worden naargelang de noden van jouw onderneming.