Waarom gebruiken ondernemers VoIP zakelijk?

In een verleden, dat nog niet zo ver achter ons ligt, werden alle telefoongesprekken via een koperdraadje gevoerd, ofwel een analoge telefoonlijn.

Een heleboel particulieren hebben sinds de opkomst van de mobiele telefoon helemaal geen vaste telefoonlijn meer, maar zoals ook blijkt uit ons cx trends-rapport 2022 is en blijft dit voor bedrijven een van de favoriete communicatiemiddelen.

Er zijn de laatste jaren al veel bedrijven overgestapt op VoIP (Voice over Internet Protocol), bellen via internet. Als je via VoIP belt wordt er verbinding gemaakt met het internet, via je eigen telefooncentrale in de cloud. Zakelijk gezien is dit de beste oplossing die beschikbaar is. Waarom? Dat leggen we je hier uit.

Wat zijn de voordelen van VoIP?

Aangezien internet de afgelopen jaren steeds sneller en betrouwbaarder is geworden, gaan steeds meer bedrijven over op internet telefonie. VoIP zakelijk biedt dan ook vele voordelen. Het is niet alleen goedkoper, maar ook flexibel, met behoud van je vaste nummer.

Goedkoper bellen

Met een VoIP-aansluiting is zakelijk telefoneren veel goedkoper. Je bespaart op telefoongesprekken naar het binnen- en buitenland, of het nu vaste nummers of mobiele nummers zijn, en de verbinding is ook nog eens kraakhelder.

Het bellen via internet wordt aangeboden via je internetprovider. Dit kan een maandabonnement zijn met een laag beltarief of een abonnement voor onbeperkt bellen.

Voor alle telefoontjes tussen de mensen die op jouw netwerk zitten is het bellen sowieso gratis. Of het nu die collega is die twee verdiepingen hoger zit of de vertegenwoordiger die in Argentinië zit.
Daar komt bij dat er geen onderhoud meer nodig is van de telefooncentrale. Het enige wat je nodig hebt, is een internetverbinding.

Behoud van je vaste nummer

Als er gebeld wordt op een virtueel telefoonnummer loopt dit via jouw IP-adres. Deze is gekoppeld aan je vaste telefoonnummer. De term ‘vast telefoonnummer’ is ontstaan omdat het telefoonnummer vroeger gekoppeld was aan een vaste locatie.

Veel bedrijven gebruiken nog steeds een vast nummer, omdat dit een professionele uitstraling heeft. De beller belt gewoon je vaste zakelijke nummer, zo hoef je geen 06-nummer aan klanten te geven.
Het handige met een VoIP-nummer is dat het bellers ongemerkt doorverbindt naar het toestel van jouw keuze. Je kunt dus je smartphone gebruiken om te bellen vanaf je vaste nummer of om telefoontjes te beantwoorden. Het is zelfs mogelijk om een beller op de computer te woord te staan.

Flexibiliteit

Zakelijk telefoneren via internet is zeer flexibel. Je bent niet meer geografisch gebonden en niet meer afhankelijk van een vaste werkplek. Dit betekent meer vrijheid, professioneel werken en een betere bereikbaarheid.

Bij het thuiswerken tijdens de COVID-19 pandemie is wel duidelijk geworden dat dit een groot voordeel is van VoIP.

Je kunt bijvoorbeeld alle gesprekken automatisch doorschakelen naar je mobiele telefoon of je laptop, zodra je deze aansluit op jouw internetverbinding thuis. Je belt met het vaste nummer van je werk en beschikt over alle functionaliteiten die je ook op kantoor hebt, zoals gesprekken doorverbinden en zien welke collega in gesprek is.

Met VoIP regel je niet alleen makkelijk de telefonie voor meerdere vestigingen, ook een uitbreiding of een verhuizing is zo geklaard.
Zoals gezegd zit jouw telefooncentrale met VoIP in de cloud, een nieuw bedrijfspand is dan gewoon een nieuwe locatie waar je telefoons neerzet. Je bepaalt dus zelf wanneer je overgaat naar de nieuwe locatie, zolang er maar internet is.

Cloud telefonie kan via elke IP-extensie gebruikt worden, of het nu de computer, een desktelefoon, een mobieltje of een tablet is.
Een optimaal bereik dus, je bent altijd en overal ter wereld bereikbaar.

Nog meer handige functies

Bellen via internet biedt talrijke mogelijkheden. Je kunt het zo gek niet bedenken of het is mogelijk. Denk hierbij aan antwoordapparaat, wachtmuziek, van voicemail naar e-mail, keuzemenu’s, wachtrijen, naamherkenning, statistieken en nog veel meer.

Je bent niet beperkt in het aantal gelijktijdige gesprekken en er kunnen ook groepsgesprekken worden gevoerd. Dit is van grote invloed op klantvriendelijke oplossingen. Zo maakt een verzekering gebruik van een tolk voor zijn buitenlandse klanten, door een groepsgesprek in te stellen, waarbij iedereen vanuit zijn eigen locatie aan het gesprek kan deelnemen.

Ook is het mogelijk om allerlei handige koppelingen te programmeren. Maak bijvoorbeeld een koppeling met je agenda, waardoor het systeem automatisch een binnenkomend gesprek doorschakelt naar een collega. Dankzij dit soort koppelingen wordt je werk een stuk overzichtelijker en je verspilt geen tijd meer aan taken die automatisch uitgevoerd kunnen worden.

En dit alles zelfs wanneer je internet het niet doet, omdat je eenvoudig kunt instellen dat de telefoon bij een storing doorschakelt naar jouw mobiel.

Het is duidelijk, met VoIP geen moeilijke installaties meer, geen hoge kosten en geen ingewikkelde telefooncentrales.

Lees ook dit artikel: Wat iedereen moet weten over geïntegreerde telefonische support

Zendesk en VoIP?

In de moderne wereld van de e-mails, chats en sms’jes is zakelijk telefoneren nog lang niet ‘has-been’. Voor bedrijven is het belangrijk telefonisch bereikbaar te zijn en dankzij de flexibiliteit kan er makkelijk ‘op afstand’ gewerkt worden.

Met onze VoIP-software, zoals Zendesk talk, kun je waar en wanneer je maar wilt de telefoon opnemen. Deze geïntegreerde spraakoplossing synchroniseert zich met alle andere kanalen en laat agenten alle informatie van de klant direct zien. Zo praat je rechtstreeks met klanten en kun je complexe problemen beter oplossen.

Lees ook op Trustradius, het online platform voor software reviews, waarom Zendesk talk zo gewaardeerd wordt.