Zes dingen die we over het gedijen in een hybride werkomgeving hebben geleerd

De manier waarop we werken is de afgelopen jaren aanzienlijk veranderd door de pandemie en de vele lockdowns. Nu velen van ons weer terugkeren naar kantoor, moeten werkgevers op het mentale welzijn van hun werknemers blijven letten.

Er is de laatste tijd veel discussie geweest over de 'Great Resignation': het grote aantal werknemers dat ontslag neemt of overweegt dit te doen. Deze trend is ontstaan doordat werknemers het doel van hun werk en de balans tussen werk en privé opnieuw gingen beoordelen. Op dit cruciale moment moeten werkgevers een tandje bijzetten. En velen doen dat ook.

We hebben hier al een aantal mooie voorbeelden van gezien. Nike besloot haar werknemers, vlak voordat ze in augustus vorig jaar naar kantoor terugkeerden, een week vrij te geven, om zo te ontstressen en te herstellen van de druk die de pandemie veroorzaakt had. LinkedIn en Hootsuite kozen voor een vergelijkbare aanpak, terwijl Microsoft haar werknemers vijf extra vakantiedagen en een pandemiebonus gaf. Bij Zendesk introduceerden we 'Recharge Fridays': één dag betaald verlof per maand als proef van september tot december 2021, om teams de kans te geven te ontspannen op een manier die het beste bij hen past.

Maar het is ook belangrijk dat bedrijven strategieën voor de langere termijn ontwikkelen als ze een hechtere relatie met hun werknemers willen opbouwen. De Recharge Fridays werden bijvoorbeeld zo goed door medewerkers en hun managers ontvangen, dat we besloten hebben het initiatief tot eind 2022 voort te zetten. Hier volgen enkele andere initiatieven die bij Zendesk waardevol zijn gebleken:

Vertrouwen en ondersteunen van medewerkers

Een essentieel onderdeel van het flexibele werkmodel is een verschuiving naar het erkennen van werkprestaties in plaats van het waarderen van presenteïsme. Maar hiervoor moeten bedrijven hun werknemers vertrouwen, vooral als ze hen de flexibiliteit geven om hun aanvangstijden of dagen thuis te kiezen. Naarmate werknemers weer meer tijd op kantoor doorbrengen, worden initiatieven die hun welzijn ondersteunen zeer op prijs gesteld. Alle werknemers zijn anders, dus de ondersteuning die ze nodig hebben, zal ook verschillen. Voorbeelden van waardevol bedrijfsbeleid zijn onder andere zorgverlof, ondersteuningsprogramma's voor werknemers of gezondheids- en welzijnstraining.

Sluit niemand uit

Werk kan en moet inclusief zijn, of het personeel nu op kantoor of thuis is. Digital-first principes zijn daarbij belangrijk. Wanneer de communicatie probleemloos verloopt, bijvoorbeeld via Slack, Teams of interne helpcentra, dan wordt de kloof tussen werknemers overbrugd, ongeacht waar ze zijn.
Maar buiten de platforms zelf is het de benadering die ten grondslag ligt aan het gebruik hiervan. Als mensen weer naar kantoor gaan, denk dan eens aan een veilige omgeving waarin ze kunnen luisteren en delen. Denk hierbij aan werknemerscommunity's zoals The Village en Whole Self, twee door medewerkers aangestuurde groepen bij Zendesk. (De eerste is gericht op ouders en verzorgers, terwijl de laatste is gericht op het mentale welzijn van werknemers.)

Behandel het kantoor als een werkwoord, niet als een zelfstandig naamwoord

In het tijdperk van hybride werken heeft het kantoor een groter doel dan een ruimte met vier muren. Het is een waardevolle hub voor samenwerking. Motiveer teams om het kantoor voor activiteiten te gebruiken die dit doel weerspiegelen, zoals vergaderen, brainstormen en teambuilden, in plaats van een plek om in en uit te checken voor werk. Maar werknemers die zowel op kantoor als thuis werken, moeten zich op beide plekken op hun gemak voelen. Kantoren kunnen voor teamwork ontworpen worden en werknemers moeten thuis over ergonomische werkplekken beschikken. Sommige bedrijven, zoals Twitter, Spotify en Zendesk, hebben initiatieven om dit te ondersteunen.

Regelmatige communicatie vermindert angst

Veranderingen in de manier van werken zijn onvermijdelijk door de onvoorspelbaarheid van het covid-virus. De pandemie zal ons dus blijven verrassen met situaties die werknemers en management niet zien aankomen. Dat kan een aanzienlijke bron van onrust zijn voor degenen die waarde hechten aan zekerheid in hun dagelijkse werkleven. Zoveel mogelijk communiceren, ook over de bekende onzekerheden, zal dus nuttig zijn. Uit onderzoek van McKinsey naar werkafspraken na de pandemie blijkt dat duidelijkere communicatie bij organisaties voordelen oplevert voor het welzijn en de productiviteit van werknemers. Door duidelijk te communiceren en aandachtig naar je werknemers te luisteren, blijven ze productief, zelfs in onrustige tijden.

Stimuleer het stellen van vragen

Laat werknemers vragen en antwoorden delen op een centraal toegankelijke plek, zoals een intern helpcentrum. Op die manier kunnen ze zien dat hun vragen vaker gesteld worden dan ze denken en dat ze niet de enigen met bepaalde vragen zijn. Zo kunnen ze ook zelf antwoorden vinden in een betrouwbare centrale bron.

Prioriteit geven aan de balans tussen werk en privé

Sommigen van ons zijn ouders, sommigen zijn verzorgers en sommigen hebben andere verplichtingen buiten het werk die af en toe gedurende de werkdag onze aandacht vereisen. Werkgevers moeten dat omarmen en hun werknemers laten zien dat het oké is om een mens te zijn met zo nu en dan een afleiding. Werknemers moeten elke dag op een redelijk tijdstip even afstand van werk kunnen nemen, zodat ze de nodige aandacht kunnen besteden aan hun andere verplichtingen buiten het werk. In Frankrijk is het al verboden om e-mails buiten werktijd te verzenden en deze werkwijze kan overal worden toegpast, ongeacht de wetgeving.
Veel mensen verwijzen naar het 'nieuwe normaal' als het gaat om de terugkeer naar kantoor na covid. Het is een feit dat we allemaal anders moeten werken om in de buurt te komen van wat we als ‘normaal’ beschouwen. De manier waarop bedrijven zich aanpassen, evolueren en het welzijn van hun personeel ondersteunen is een cruciaal onderdeel van de nieuwe benadering van hybride werken. De gezondheid en productiviteit van het personeel moet dan ook een doorlopend thema zijn.