Tegenwoordig is de nadruk op remote werken steeds groter aan het worden. Maar hoe zit dit praktisch in elkaar? Hoe kunnen bepaalde afdelingen in je bedrijf op afstand werken zonder efficiëntie te verliezen? En hoe kan je dit het beste aanpakken bij een sales team? Hieronder bekijken we enkele basisbegrippen op vlak van organisatie en het managen van een remote sales team.
Effectief leiderschap
Het klinkt vanzelfsprekend, maar toch willen we even benadrukken dat de leiding van het sales team enorm belangrijk is voor het succes van het team. Het kan zijn dat je medewerkers elkaar in het echte leven kennen, maar door omstandigheden tijdelijk op afstand werken. Misschien geeft je bedrijf de mogelijkheid om enkele dagen per week van thuis uit te werken. Of misschien heb je een team van salespeople die over de hele wereld verspreid zijn.
Wat het geval ook is, de sales leader – in de meeste gevallen de sales manager – is het hoofd van deze afdeling. Deze rol is niet enkel belangrijk om analyse uit te voeren en verkoopdoelen te bereiken, maar ook om je team aan te voeren, te motiveren en te ondersteunen. Werken op afstand is namelijk niet altijd even gemakkelijk. Een goede leider weet hoe hij/zij de team members moet aanspreken, motiveren, coachen en af en toe bijsturen. Wees dus zeker heel kieskeurig bij het aannemen van een persoon voor deze positie. Niet enkel de leidinggevende kwaliteiten zijn hierbij van belang, maar ook soft skills.
De leider van eender welk team heeft naast de leidinggevende functie ook een voorbeeldfunctie. Je team trainen hoort hier ook bij. Vaak kunnen soft skills trainingen samen worden gegeven aan verschillende teams binnen het bedrijf die hier nood aan hebben. Zo hebben bijvoorbeeld zowel sales teams als de klantenservice nood aan een goed niveau van interpersoonlijke skills.
Gecentraliseerde informatie
Naast een goede leider, hebben de medewerkers in het remote verkoopteam nood aan organisatie. Ook tools om de nodige informatie te verwerken en op te slaan is onmisbaar. Daarom ligt aangepaste CRM-software aan de basis van elk succesvol team dat op afstand werkt. Als je goed wilt verkopen, is de rol van informatie, een goed CRM-systeem, informatie en het management van deze info cruciaal voor je sales team.
Ga voor een CRM die je de mogelijkheid geeft om alle klantcontacten in een enkele tool op te slaan, zodat alle teamleden toegang hebben tot deze informatie. Zo kan elke verkoopmedewerker in een oogopslag zien wat de stand van zaken is met een lead of prospect. Is er reeds een follow-up e-mail gestuurd? Moet de klant gecontacteerd worden omtrent een vraag over de algemene voorwaarden? Is er een contact binnengekomen via de sociale media van een potentiële klant? Dit alles en nog zoveel meer kan je terugvinden in een goede CRM-oplossing. Zo kan je op de beste manier de huidige wisselende werkomgeving aanpakken.
Online vs. offline
Online verkopen vereist lichtjes aangepaste procedures en tools, vergeleken met de traditionele offline verkoop. Interpersoonlijke skills zijn heel belangrijk voor je sales medewerkers, zowel ten opzichte van de klanten, als voor interne communicatie. Het is daarom ook belangrijk om rekening te houden met de afwezigheid van echte face-to-face contact van je teamleden.
Een kleine cursus communicatie skills kan bijvoorbeeld een goed idee zijn. Zo kan het hele team rekening houden met de manier waarop ze intern communiceren, aangezien dit vooral digitaal gebeurt. Geschreven taal kan al sneller kwetsend overkomen bijvoorbeeld, aangezien je de gezichtsuitdrukking en lichaamshouding van de andere persoon niet ziet. Ook hoor je de toon niet waarop de persoon het bericht wilde overbrengen. Het is dus belangrijk om hier extra aandacht aan te schenken om interne conflicten te vermijden.
De technologische vooruitgang geeft ons een breed scala aan voordelen. Ook al is het waarschijnlijk even aanpassen, toch zal je er de goede kanten van inzien na een aanpassingsperiode. Zo kan je bijvoorbeeld de jaarlijkse sales training voor al je medewerkers in verschillende landen online geven. Zo kan je nogal wat kosten besparen, aangezien het personeel niet naar het hoofdkantoor moeten afreizen.
Teambuilding
Om het teamgevoel te versterken worden er vaak teambuilding-activiteiten georganiseerd. Dit is natuurlijk een pak ingewikkelder als je medewerkers niet allemaal op een fysieke plek verzameld kunnen worden. Toch is het belangrijk om deze activiteiten niet te vergeten, aangezien ze de band van je team creëren en onderhouden. Zo zullen je medewerkers nog beter samenwerken om jouw producten efficiënt aan de man te brengen. Dit geldt trouwens niet enkel voor sales teams, maar ook voor klantenservice en andere afdelingen. Een succesvol bedrijf wordt gebouwd door succesvolle teams.
Online meetings
Meetings kunnen best chaotisch zijn, zeker als er veel personen aanwezig zijn. Als je het dan over online meetings hebt, is het natuurlijk een extra uitdaging om alles vlot te laten verlopen. Vooral voor grotere meetings is het van belang dat er duidelijke structuur in de meeting zit, en er niet door elkaar wordt gepraat. Een handige tip hiervoor kan een agenda zijn, die je op voorhand aanmaakt en naar alle deelnemers stuurt. Zo kan iedereen op voorhand extra vragen stellen, of kunnen er items worden toegevoegd aan de agenda. Een goed georganiseerde meeting heeft ook minder kans om uit te lopen. Dankzij de vooraf bepaalde structuur, is het voor iedereen duidelijk waar en wanneer wie spreekt, en welke thema’s worden aangekaart.
Bepaal ook een paar algemene regels, zoals hoe je kan aanduiden dat je een opmerking wil geven. Is er op het einde een specifieke vragenronde hiervoor? Of kan je tijdens de meeting virtueel “je hand opsteken”? Zo vermijd je chaos, en praten er nooit mensen over elkaar heen.
Hoe beter je teams intern georganiseerd zijn, hoe vlotter meetings zullen verlopen. Houd er ook rekening mee dat het voor iedereen een nieuwe uitdaging is. Het kan even duren eer iedereen aan de digitale meetings gewend is, indien het in hun vorige team niet het geval was.
