De 4 tips van een vicepresident voor een succesvolle salesmeeting

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt. Volgens een enquête van de Harvard Business Review zegt 71% van de senior managers% o dat meetings onproductief en inefficiënt zijn. Onnodige vergaderingen met een slechte agenda zijn bijzonder schadelijk voor salesteams. Vertegenwoordigers hebben zo veel mogelijk ruimte in hun agenda nodig om met prospects te communiceren, dus je moet zorgen dat je hun tijd niet verspilt.

Wat is een salesmeeting?

Voordat we bespreken hoe je je salesmeeting een succes maakt, gaan we de term eerst definiëren. Een salesmeeting is een interne bijeenkomst van de salesprofessionals, -leiders en vertegenwoordigers binnen een bedrijf. Het doel voor leiders (een vicepresident, een afdelingshoofd, salesmanagers) is om belangrijke ideeën en updates door te geven.  Het leiden van een succesvolle salesmeeting kan een lastige opgave lijken, of het nu om een kickoff of een jaarlijkse salesmeeting gaat. Met name nu teams thuiswerken vanwege de pandemie. Maar geen zorgen, salesmanagers: er zijn een paar eenvoudige stappen die je kunt nemen om te zorgen dat je meetings een succes zijn. Monica Telles, vicepresident bij Zendesk, legt uit hoe je salesmeetings kunt leiden waar zowel jij als je vertegenwoordigers baat bij hebben.

1. Gebruik input van je teamleden om je salesmeetings te plannen

Vraag je salesvertegenwoordigers wat ze willen bespreken voor je een teammeeting inplant. Plan één-op-één gesprekken of stuur een e-mail met het verzoek om specifieke discussiepunten (van uitdagingen met klanten tot andere pijnpunten) die je tijdens de vergadering kunt bespreken. Door het gesprek te openen laat je niet alleen zien hoe je je team het beste kunt ondersteunen, je betrekt ook je vertegenwoordigers bij het proces en verbetert de sfeer.

Eén van de beste manieren om je teamleden te betrekken is door ze te vragen 3 voorbeelden van klantverzoeken en uitdagingen mee te nemen naar de meeting.

Als andere teamleden niet te maken krijgen met deze verzoeken of uitdagingen, dan kan het zijn dat het een uniek probleem is van deze vertegenwoordiger. Maak in dat geval een notitie dit na de vergadering met deze persoon te bespreken. Om input te verzamelen is het belangrijk dat je een meelevende werkomgeving ontwikkeld, waar je teamleden zich veilig voelen om zich uit te spreken. Als je de ideeën van vertegenwoordigers afwimpelt, zullen ze hun gedachten in de toekomst waarschijnlijk niet meer met je delen. Behandel hun vragen (hoe groot of klein ze ook zijn) met respect en je teamleden zullen het gevoel hebben dat je achter ze staat.

2. Begin elke meeting met een duidelijk doel voor ogen

Door elke salesmeeting met een overkoepelend doel te beginnen, kun je als salesmanager de meeting naar een concrete uitkomst leiden en deelnemers helpen om zich voor te bereiden. Gebruik het SMART-model(specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) om duidelijke doelen te stellen voor de meeting. Zorg dat je doelen aan elk punt voldoen voordat je de meeting inboekt. Een voorbeeld van een doel voor een meeting kan zijn:

• Specifieke KPI's bepalen die je team kan volgen en meten

• De huidige status van salesprojecten updaten

• Individuele en overkoepelende uitdagingen bespreken waar je team tegenaan loopt

Deel deze doelen met je team om een succesvolle meeting te leiden .

3. Geef je meetings een vaste structuur

Maak een schema voor je salesmeetings zodat je een gerichte agenda hebt om af te werken en je vertegenwoordigers zich voor kunnen bereiden op het gesprek. Zo optimaliseer je wat jullie samen gedaan kunnen krijgen. Creëer een vast schema voor wekelijkse salesmeetings, zoals check-ins met het team met standaardrapporten. Breek je meeting op in verschillende delen, en geef elk onderdeel een timestamp die je als richtlijn gebruikt om efficiënt te vergaderen. Probeer aan het einde van elk onderdeel een paar minuten vrij te houden voor vragen en ervoor te zorgen dat iedereen klaar is voor het volgende onderwerp. Een eenvoudige vraag zoals: “Zitten we allemaal op dezelfde golflengte?” zorgt ervoor dat je vertegenwoordigers op één lijn zitten. Dit zorgt dat je vertegenwoordigers zich kunnen concentreren op het onderwerp dat je bespreekt. Vragen bewaren tot het einde van de meeting kan er voor zorgen dat mensen afgeleid raken. En vergeet niet regelmatig de structuur van je meetings te evalueren om erachter te komen wat het beste werkt voor jou en je team. Als je bij een bepaald onderwerp altijd uitloopt, neem er dan voortaan meer tijd of plan een aparte meeting in over dat onderwerp. Als je team zich niet gemakkelijk uitspreekt, boek dan 2 minuten aan het begin van je meetings in om het ijs te breken. Naast je eigen evaluatie kun je ook je vertegenwoordigers naar hun mening vragen om de structuur van de meetings te verbeteren. Ze hebben mogelijk waardevolle inzichten over wat al werkt en ideeën over wat hen verder nog zou kunnen helpen.

4. Wees selectief met wie je uitnodigt

Er is geen goede reden iemand uit te nodigen voor een salesmeeting die voor hem of haar niet relevant is. Houd je mensen niet weg van hun werk omdat ze zich verplicht voelen een meeting bij te wonen of eindeloos zitten te wachten tot een relevant onderwerp wordt besproken. Plan zo weinig mogelijk algemene meetings die een breed scala aan onderwerpen behandelen. Deze meetings hebben vaak geen focus en er zijn vaak mensen uitgenodigd die niks in de meeting te zoeken hebben. Salesmeetings over één onderwerp zijn vaak gemakkelijker te leiden, aangezien iedereen zich zo goed kan concentreren.

Er is geen goede reden iemand uit te nodigen voor een salesmeeting als het onderwerp voor hem of haar niet relevant is.

Door selectief te zijn met je uitnodigingen, zorg je dat iedereen die aanwezig is de kans krijgt te spreken met andere teamleden. Wegens COVID-19 werken veel mensen nu thuis, waardoor deze meetings nog belangrijker zijn geworden. Als je mensen zich kunnen concentreren op één onderwerp, dan kunnen ze ideeën met elkaar uitwisselen. Dit is een goede vervanging voor de willekeurige brainstorms die je normaal op kantoor zou hebben.

5. Moedige iedereen aan om actief mee te doen

Door je vertegenwoordigers aan te moedigen actief mee te doen aan je salesmeetings geef je hen het gevoel dat ze macht hebben over hun leerproces. Als je als manager een ononderbroken monoloog houdt van 20 minuten, dan is het geen meeting maar een presentatie. En hoewel sommige vertegenwoordigers zich misschien makkelijk uitspreken, kan het lastig zijn iedereen te betrekken. Dit kun je doen zodat iedereen gemakkelijk meepraat:

1. Geef een pauze van 30 seconden voor mensen vragen kunnen stellen, zodat iedereen tijd heeft om er over na te denken.

2. Vraag elke week een andere vertegenwoordiger om de Q&A te leiden of voorbeelden in te brengen, zodat ze tijd hebben om dit voor te bereiden.

3. Geef positieve feedback wanneer mensen iets inbrengen. Het kan om iets simpels gaan, zoals “Dank je, dat is een goede opmerking” of “Super om jouw idee hierover te horen.”

4. Stel open vragen om het gesprek op gang te brengen. Dit geeft mensen de ruimte om hun mening te delen.

Universele bijdrage wil niet zeggen dat elke vertegenwoordiger even lang aan het woord hoeft te zijn, of dat ze in elke meeting wat hoeven te zeggen. Het gaat erom dat je mensen aanmoedigt om bij te dragen en ervoor zorgt dat iedereen zich durft uit te spreken tijdens salesmeetings. Door deze methodes regelmatig toe te passen in je aanpak zorg je ervoor dat dit lukt.

6. Zorg dat thuiswerkende teamleden betrokken blijven

Als je het lastig vind je Zoom-meetings net zo interessant te maken als meetings op kantoor, dan ben je niet de enige. Wanneer je medewerkers niet betrokken zijn, dan lijdt je bedrijf daaronder. Als de sfeer slecht is, is de productiviteit vaak ook slecht. Bovendien kunnen de kosten van een nieuwe medewerker inhuren tussen de 75 á 150% o van hun jaarlijkse salaris liggen. Je kunt de betrokkenheid bij je virtuele vergaderingen stimuleren door verschillende manieren aan te bieden om deel te nemen, vertegenwoordigers tijd te geven om te kletsen en door gebruik te maken van de flexibiliteit van meetings op afstand. Je vertegenwoordigers kunnen op meer manieren bijdragen dan de microfoon aanzetten en praten. Moedig je team aan gebruik te maken van de chatfunctie om vragen te stellen, relevante hulpmiddelen te delen en emoji's te gebruiken om te laten zien dat ze actief meedoen. Je kunt ook voor elke meeting een andere notulist aanstellen voor een gedeeld, online document met notities. Dit zorgt ervoor dat alle vertegenwoordigers verantwoordelijkheid nemen om hun teamleden te helpen. En probeer ook wat tijd vrij te houden om te kletsen. Nu steeds meer mensen thuiswerken kan het zijn dat je vertegenwoordigers zich wat geïsoleerd voelen. Houd een paar minuten vrij aan het begin en einde van meetings voor een ontspannen praatje. Een goede sfeer helpt je team betrokken te blijven en zorgt ervoor dat ze zich onderdeel van de groep voelen.

7. Best practices voor na de meeting

Er zijn een paar simpele dingen die salesmanagers kunnen doen na elke vergadering om alles op de rails te houden en de impact van de gesprekken met je vertegenwoordigers te optimaliseren. De Harvard Business Review raadt managers aan om direct na elke meeting tijd te nemen om terug te blikken om zowel zichzelf als hun vertegenwoordigers te evalueren. Gebruik deze tijd om na te gaan wie het meest aan het woord was, of er vragen werden herhaald en of deelnemers afgeleid leken. Deel zo snel mogelijk nodige, algemene follow-ups zoals links naar aanvullende bronnen en antwoorden op vragen waar je nog over moest nadenken. Een gemakkelijke manier om dat te doen is door bovenaan je online notulen ruimte over te houden voor aanvullende notities. Je kunt hier ook neerzetten wat je vertegenwoordigers hebt horen zeggen tijdens de meeting (zodat ze zien dat je naar ze luistert), of een belangrijke boodschap voor je team nog eens te herhalen Met name na een lastige vergadering of een meeting met weinig betrokkenheid kan een vriendelijk berichtje in je notulen helpen om verbondenheid te scheppen tussen je vertegenwoordigers en management. Daarna kan je actiepunten afhandelen die naar voren kwamen in de meeting. Als je moet helpen bij een bepaalde klant of je medewerkers toegang moet geven tot een nieuwe hulpbron, wacht daar dan niet te lang mee. Tot slot: doe individuele follow-ups. Als een bepaalde vertegenwoordiger een voorbeeld deelde dat aandacht vereist, neem dan voor het einde van de dag contact met hem of haar op om een gesprek in te plannen. Neem ook contact op met vertegenwoordigers die ongebruikelijk stil, afwezig of bezorgd leken. Op deze manier kun je potentiële problemen voorkomen. Daarnaast komt het de werksfeer ten goede wanneer vertegenwoordigers weten dat hun manager hen in het oog houdt.

Blijf flexibel met je salesmeetings

Salesmeetings hebben structuur nodig, maar de volgorde hoeft niet vast te liggen. Voel je vrij om je salesmeetings aan te passen aan de hand van de schema's en werklading van je teamleden. Deze flexibiliteit is met name belangrijk wanneer je salesteam het druk heeft en gestrest is. Check in met al je individuele teamleden om te zien hoe het met ze gaat, en schat in of een uitnodiging voor een meeting meer stress oplevert. Een meelevende aanpak voor je meetings kan ervoor zorgen dat je medewerkers zich ondersteund voelen.