Verandermanagement onder de knie krijgen

Naarmate een bedrijf in omvang en complexiteit groeit, groeit ook de aard van de problemen van de klanten. Als gevolg hiervan moeten moderne ondernemingen de middelen, processen en systemen die zij inzetten om problemen van klanten op te lossen, voortdurend evalueren en bijwerken.

Het is van cruciaal belang dat teams snel kunnen handelen als ze functies willen toevoegen zonder bang te hoeven zijn bestaande systemen te ontregelen, of een bedrijf nu zijn klantenservice-oplossingen wil uitbreiden om snelgroeiende samenwerkingsplatforms zoals Slack te ondersteunen of op vaardigheden gebaseerde routering wil toevoegen aan zijn workflows. Om dit goed te doen, kijken bedrijven naar best practices op het gebied van verandermanagement.

Verandermanagement is een gestructureerde benadering van het organiseren van mensen, processen en technologie om veranderingen in een bedrijf soepel te implementeren. Mits goed uitgevoerd, draagt een methodische aanpak van verandermanagement bij aan een efficiënte, naadloze overgang van oud naar nieuw, zelfs bij grote organisaties.

Verandermanagement is een unieke en belangrijke discipline voor grote ondernemingen. Voor bedrijven die op grote schaal opereren, kan zoiets eenvoudigs als een nieuwe configuratie voor hun supportsoftware onbedoelde gevolgen hebben voor meerdere teams, functies en regio’s. Het is belangrijk dat organisaties snel kunnen innoveren en nieuwe functies en oplossingen kunnen invoeren zonder dat er chaos in het proces ontstaat.

Het goede nieuws is dat bedrijven niet bang hoeven te zijn voor veranderingen als ze vooraf goed plannen en over de juiste tools beschikken. Als het goed wordt gedaan, is verandering voor zowel bedrijven als klanten een positieve ervaring. Hier zijn enkele tips om organisaties te helpen veranderingen te overwinnen:

Stel lastige vragen vooraf

De eerste stap bij het doorvoeren van een verandering van welke omvang dan ook in een organisatie is een duidelijke beoordeling van waar het bedrijf zich nu bevindt, waar het in de toekomst wil zijn en het vaststellen van een overeengekomen reeks doelstellingen waaraan de voortgang kan worden afgemeten.

Alvorens wijzigingen aan te brengen, moet het bedrijf zijn huidige oplossing en klantervaring auditen. Het is belangrijk om te begrijpen hoe en waarom de huidige oplossing is geïmplementeerd, welke technische afwegingen destijds zijn gemaakt, wat goed heeft gewerkt en welke uitdagingen aanleiding zijn geweest voor de verandering.

Dit is ook het juiste moment om na te gaan van welke leveranciers een bedrijf gebruikmaakt en om aan een plan te werken voor de uitrol van veranderingen waarmee de organisatie te maken krijgt nadat ze zijn geïmplementeerd.

Betrek de juiste mensen bij de veranderingen

Wanneer het tijd is om het verandermanagementtraject daadwerkelijk in te gaan, is het belangrijk dat bedrijven begrijpen wat de impact van het proces op de mensen in de organisatie zal zijn. Denk hierbij aan het vroegtijdig betrekken van de juiste groepen, het verkrijgen van groen licht van de belangrijkste belanghebbenden voor de veranderingen, het opstellen van een duidelijk plan voor de communicatie van de veranderingen naar de organisatie, en het hebben van een roadmap om nieuwe workflows in de organisatie te introduceren.

Meer informatie over hoe u een veranderproces kunt starten.

Overweeg het gebruik van een sandbox

De meeste middelgrote tot grote ondernemingen hebben een unieke samenstelling en aangepaste configuraties voor hun interne systemen. Met zoveel variabelen en interne afhankelijkheden is het vaak heel gemakkelijk om zelfs de meest geoliede machine te laten vastlopen bij het testen en implementeren van nieuwe oplossingen.

Een van de krachtigste instrumenten voor bedrijven die hun workflows op een veilige, efficiënte manier willen veranderen, is een sandbox-omgeving.

Een sandbox is een testomgeving die los van de live omgeving staat en waarin bedrijven hun systemen, waaronder automatisering, metadata en klantinformatie, geheel of gedeeltelijk kunnen repliceren. Met sandboxes kunnen bedrijven in een gecontroleerde omgeving experimenteren met veranderingen in hun systeem voordat ze veranderingen aan klanten of de organisatie blootstellen.

Werken in een sandbox neemt veel risico’s weg die zich kunnen aandienen bij het doorvoeren van wijzigingen in bestaande systemen. Sandboxes zijn een ideale manier om te experimenteren en te innoveren, terwijl verstoringen en operationele risico’s voor de huidige productieomgeving tot een minimum worden beperkt.

Met sandboxes kunnen bedrijven hun veranderingen testen voordat ze worden uitgerold. Aangezien sandboxes de werkelijke live omgeving van een bedrijf repliceren, kunnen ontwikkelaars alles leren over wat er zal gebeuren als de veranderingen live worden doorgevoerd.

Conclusie

Een gedisciplineerde aanpak van verandermanagement kan bedrijven van elke omvang helpen om zelfs de meest complexe transities met vertrouwen aan te pakken. Door de tijd te nemen om mensen, processen en technologie af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen, kunnen organisaties de aanvaarding van nieuwe workflows en oplossingen verhogen, wat leidt tot tevreden interne stakeholders en klanten.

Lees meer over hoe Zendesk u kan helpen om veranderingen te overwinnen.