Live of virtueel: De toekomst van B2B-events?

Ondanks dat sommigen tijdens de lockdown de persoonlijke touch van live events hebben gemist, genoten velen ook thuis op de bank, met hun comfortabele broek aan en snacks binnen handbereik, van virtuele events. Nu live events weer mogelijk zijn, vragen veel mensen zich het volgende af: gaan organisatoren door met virtuele events of zullen live events een comeback maken?

Het is een moeilijke keuze. Aan de ene kant houden deelnemers van het gemak van virtuele events en kunnen ze een event opnieuw bekijken wanneer het hen uitkomt. Aan de andere kant is netwerken en mensen leren kennen wat live-events echt uniek maakt.

Bovendien zijn er nog steeds aanhoudende veiligheidsproblemen met betrekking tot COVID. COVID haalt misschien niet meer zo vaak de krantenkoppen, maar verdwenen is het ook niet helemaal. Organisatoren moeten daarom ervoor zorgen dat hun events veilig blijven, wat vaak betekent dat het aantal mensen op de betreffende locatie beperkt moet worden, hetgeen weer invloed op hun inkomsten kan hebben.

75 procent van de organisatoren verwachten dat ze in de nabije toekomst virtuele events organiseren. Zijn virtuele bijeenkomsten dan ook de toekomst van alle events? Of nemen organisatoren het risico om weer volledig terug te keren naar live-events?

Hybride events: het beste van twee werelden

Het antwoord is hybride events. Organisatoren kunnen een maximaal aantal mensen ontvangen tijdens de live-events zelf, op basis van de vraag, de capaciteit van de eventlocatie, veiligheidsoverwegingen, enzovoort. Ook kunnen ze externe deelnemers de mogelijkheid bieden om op afstand in te loggen, mee te kijken en met sprekers te communiceren.

Mensen die de persoonlijke ervaring waarderen, hebben dan de mogelijkheid om persoonlijk aanwezig te zijn. Het geeft hen de kans om zich persoonlijk onder de mensen te begeven en te netwerken. Daarnaast kunnen ze ter plekke genieten van alle voordelen die ze zo waarderen. En als bonus is het ook geweldig voor de organisator van het event.

De sleutel is om het deel van je publiek te identificeren dat je product voldoende waardeert om er een premie voor te betalen en een aanzienlijke inspanning te leveren om het te consumeren. Dit stelt je in staat om hen een premium ervaring op locatie te bieden, als een manier om je relatie te verdiepen en de klantwaarde te maximaliseren. Hierdoor is het ook mogelijk om de toegang tot deze events waardevoller te maken voor partners en leveranciers die bij de organisatie betrokken zijn.

De sleutel is om het deel van je publiek te identificeren dat je product voldoende waardeert om er een premie voor te betalen en een aanzienlijke inspanning te leveren om het te consumeren.

En dit is niet de enige reden om dol op hybride events te zijn. Doordat deelnemers op afstand kunnen inloggen, kunnen organisatoren niet alleen het bereik van het event uitbreiden, maar kunnen ze ook toegang verlenen aan mensen die anders misschien niet de moeite zouden nemen om persoonlijk aanwezig te zijn. Mensen die door hun drukke schema's niet kunnen reizen, zich op een andere locatie bevinden of worden afgeschrikt door de kosten van vluchten en hotels, kunnen nu vanachter hun bureau inloggen bij het event.

Veel van deze externe deelnemers zullen de mogelijkheid om tijdens virtuele events een relatie met een nieuw bedrijf op te bouwen zeer waarderen. Anderen zijn zich misschien bewust van hun ecologische voetafdruk en waarderen de duurzaamheid van virtuele events.

Wat voor soort hybride event: passief of actief?

Nadat het besluit is genomen om hybride events te organiseren, moeten organisatoren zich afvragen of ze een actief of een passief hybride event willen organiseren. Een passief hybride event is precies zoals het klinkt. Je zendt het live-event gewoon uit naar iedereen die het wil bekijken en hiervoor betaalt, of die aan je andere registratievereisten voldoet.

Het voordeel van deze aanpak is dat het relatief goedkoop is. De technologie en de installatie zijn vrij eenvoudig onder de knie te krijgen. En het is een snelle en eenvoudige manier om het bereik van je event te vergroten, zonder dat je je al te veel zorgen hoeft te maken over de publiekservaring of over logistieke problemen, zoals verschillende tijdzones.

Maar er zijn nadelen. Sinds het einde van de lockdown is “meeting equity” (deelnamegelijkheid) een hot topic geworden in de bedrijfswereld. Mensen die inbellen bij vergaderingen accepteren niet langer ze de geest in de machine zijn, met een tweederangs ervaring en met beperkte mogelijkheden om hun stem te laten horen, zowel figuurlijk als letterlijk. Bedrijven moeten investeren in technologie en verbeteringen om ervoor te zorgen dat iedereen een gelijkwaardige deelnemer is tijdens hybride vergaderingen.

Gaan diezelfde ondernemers, die deelnamegelijkheid bij hun bedrijf als belangrijk punt op de agenda hebben gezet , echt ongelijkheid bij hun conferentie- en evenementervaringen accepteren? En zelfs als ze dat doen, wat voor soort relatie kan er dan bij evenementen worden opgebouwd wanneer ze voortbouwen op zo'n wankele eerste basis? Het antwoord is om over te schakelen naar een actief hybride evenementmodel.

Bij een actief hybride evenement hebben zowel deelnemers op locatie als op afstand gelijke kansen om te communiceren en deel te nemen. Door gebruik te maken van geavanceerde technologieën kan het evenement een diepgaande en interactieve ervaring bieden voor zowel deelnemers op afstand en op locatie.

Of ze nu persoonlijk aanwezig zijn of niet, deelnemers kunnen met sprekers en met elkaar communiceren, vragen stellen en deelnemen aan discussies en feedbacksessies. Met behulp van evenementenplatforms kunnen organisatoren interactieve communityruimtes creëren, externe en on-site netwerken mogelijk maken en, ongeacht de locatie, een diepgaande ervaring en leuke herinneringen creëren. De sleutel is om je te concentreren op de menselijke ervaring en de technologie te gebruiken om die ervaring mogelijk te maken.

De toekomst van events is hybride. Organisatoren van evenementen die de beste hybride ervaring voor iedereen creëren, met het oog op deelnamegelijkheid, zullen het meeste succes hebben. Ze zullen het meest overtuigend een klantrelatie en een waardeketen opbouwen die iedereen het gevoel geeft gewaardeerd te worden, die deelname maximaliseert en die degenen, die als virtuele deelnemers beginnen, de grootste stimulans geeft om bij het merk te blijven en in de loop van de tijd on-site bezoekers te worden.