Waarom je bedrijf een verandermanagementplan nodig heeft

Soms is het eng als dingen veranderen. We hebben te maken met een wereldwijde pandemie, SpaceX stuurt nog meer raketten de ruimte in en wetenschappers hebben een manier gevonden om uit huidcellen minihersenen te laten groeien. Wij mensen voelen ons fijn bij wat we kennen. Zo trekken we vaak ons lievelingsshirt weer uit de kast en hebben we allemaal zo onze favoriete gerechten. Hoewel verandering ook goed kan zijn, kijken we er soms wel met enig wantrouwen naar. Op zakelijk gebied moeten leiders er rekening mee houden dat het menselijke aspect van verandering invloed kan hebben op de resultaten.

Mensen laten hun gevoel niet thuis wanneer ze naar hun werk gaan. Voor het succes van het bedrijf kan het cruciaal zijn om medewerkers te helpen zich aan veranderingen aan te passen. Een verandermanagementplan kan het pad effenen voor de implementatie van een nieuwe technologie, de overgang naar een nieuwe strategie of organisatorische veranderingen.

Wat is verandermanagement?

Verandermanagement bestaat uit het proces, de communicatietechnieken en de middelen waarmee we de menselijke kant van verandering beheren om een bedrijfsresultaat te realiseren. "Het helpt ons bij de menselijke kant van verandering en om mensen te helpen eraan te wennen", vertelt Rachel Breitbach, Senior Advisor of Change Agility, Program Management en Organizational Strategy bij FarWell. Het is een strategie die draait om de mensen, waarmee we bekijken hoe ze zullen reageren op belemmeringen en waarmee we ze uiteindelijk helpen aan de verandering te wennen en er een gewoonte van te maken.

Welke veranderingen zijn gebaat bij een verandermanagementproces?

Kort gezegd: bij alle veranderingen. "Het kan een levensveranderende omstandigheid zijn, of een procesverandering binnen je organisatie die niets te maken heeft met technologie", aldus Breitbach. "Maar het kan ook een verandering in technologie zijn, of in de organisatiestructuur, waarbij mensen een andere rol of andere directe leidinggevenden krijgen. Of misschien is er sprake van een fusie tussen twee bedrijven en sta je voor de vraag hoe je de verschillende bedrijfsculturen samenvoegt. Hoe integreer je beleidsregels? Hoe integreer je bedrijfsprocessen? Dat kan allemaal."

Waarom is een verandermanagementstrategie belangrijk?

De wereld om ons heen verandert continu. Om het hoofd boven water te houden, moeten bedrijven complexe veranderingen in een rap tempo weten te beheren. Volgens onderzoek van verandermanagementbedrijf Prosci vergroot het hebben van een verandermanagementplan de kans op succes. Organisatorische veranderingen kunnen zelfs als ze aan de technische vereisten voldoen nog mislukken. Dat je een uitstekend nieuw bedrijfsproces of een geavanceerde nieuwe technologie hebt, hoeft nog niet te betekenen dat je de verwachte resultaten behaalt. Succes is afhankelijk van de mensen die deze veranderingen in hun dagelijkse werkzaamheden opnemen (of er misschien juist tegenin gaan). Maar dat ze de veranderingen in hun werk opnemen, wil niet zeggen dat ze er ook blij mee zijn. "Ook als mensen erin meegaan, zijn ze het er misschien niet mee eens", verklaart Dana Otto, Senior Manager of Change Management bij Zendesk. "Dat wil alleen maar zeggen dat ze het een kans geven."

Hoe kunnen bedrijven zich voorbereiden op geslaagd verandermanagement?

Als een verandering de moeite waard is, loont het ook om er genoeg tijd in te steken om het meteen goed te doen. Hieronder lees je enkele tips om een verandermanagementplan op te stellen:

Definieer de verandering

Wat wil je bedrijf precies veranderen? Wat is de huidige status en wat is het beoogde resultaat? Welke initiatieven kan je bedrijf opstarten als de verandering zou doorgaan? Deze antwoorden zijn van belang om ervoor te zorgen dat iedereen hetzelfde doel voor ogen houdt.

Definieer benchmarks

Als je een veranderingsproces in gang zet en niet meet hoe iets presteert in de huidige situatie, denken je medewerkers misschien dat het voorheen prima werkte. Als je plan dan na de verandering niet perfect werkt, kan het zijn dat ze terug willen naar de oude situatie. Door die weerstand kunnen de beste ideeën het onderspit delven. Verricht een aantal metingen voordat je een organisatorische verandering in gang zet. Zo help je mensen inzien wat je plan in de loop van de tijd betekent. "Op die manier kun je laten zien dat er op de oude manier veel misging en dat het aantal fouten in de nieuwe situatie is gehalveerd", licht Breitbach toe.

Stel je verandermanagementteam samen

Wie zijn je sponsoren en stakeholders? Wie moet er bij het veranderplan worden betrokken? Deze groep kan en moet uit mensen uit je hele organisatie bestaan, niet alleen uit leidinggevenden. Deze personen nemen spilposities in voor het verloop van je projectplan.

Communicatieplan

"Het is van essentieel belang om te communiceren met de groepen die de gevolgen van het veranderplan ondervinden", vertelt Otto. Maak een communicatieplan voor je verandermanagement om je medewerkers en stakeholders op de hoogte te houden en vergeet niet dat communicatie geen eenrichtingsverkeer is. Je moet ervoor zorgen dat er gedurende het proces continu feedback gegeven wordt en dat er verschillende communicatiekanalen beschikbaar zijn. Afhankelijk van de complexiteit van de organisatorische verandering kunnen dit openbare bijeenkomsten, teamvergaderingen, e-mails van directieleden, updates van de projectmanager of tussentijdse enquêtes zijn. Wees zo open en eerlijk mogelijk zonder te veel informatie te delen, zeker zolang de directie nog geen beslissing heeft genomen. Doe je dit wel en verander je vervolgens van koers, dan wakkert dit het onzekere gevoel van het personeel aan.

Waar moet een verandermanagementplan uit bestaan?

Nadat de basis is gelegd, richt je je op je individuele medewerkers en help je ze door de verandering heen.

Medewerkers trainen

Verandering betekent dat mensen zich nieuwe vaardigheden eigen moeten maken, dus moeten medewerkers worden getraind. Zorg ervoor dat de betrokken personen de training, vaardigheden en support krijgen die ze nodig hebben om de verandering te laten slagen. Goede communicatie is hierbij van groot belang. Training speelt een primaire rol bij een goed verandermanagementplan. Zorg er wel voor dat dit gedeelte niet te gehaast wordt afgehandeld. Trainingen moeten plaatsvinden nadat de betrokkenen op de hoogte zijn gesteld van wat er staat te gebeuren. Anders zaai je verwarring en zou je veranderplan kunnen mislukken.

Verandermanagementtraining voor managers

Supervisors en managers spelen een belangrijke rol bij verandermanagement, omdat zij invloed hebben op de medewerkers. Als de managers er niet achter staan, zullen hun teamleden het ook geen kans willen geven. "Het laatste wat je wilt, is leidinggevenden in het ongewisse laten van een veranderplan", laat Breitbach weten. "Ze moeten van elke stap in het proces op de hoogte zijn en kunnen je helpen bij de communicatie met hun teams."

Omgaan met weerstand

Verandering is moeilijk. Weerstand van medewerkers en management is normaal en te verwachten. Je verandermanagementteam moet een beeld krijgen van wat de obstakels zijn om te kunnen bepalen hoe ze deze kunnen wegnemen. Wie weet word je nog voor een verrassing gesteld, want soms vormt verandering helemaal geen probleem voor de betrokkenen. Of misschien zijn ze bang voor iets wat helemaal niet gaat gebeuren en is de reden voor hun weerstand dus ongegrond. "Doe geen aannames van hoe mensen op een verandering zullen reageren", raadt Otto aan. "De grootste fout die je kunt maken, is dat je als leidinggevende het gesprek met je medewerkers niet aangaat en vervolgens beslissingen neemt op basis van onjuistheden."

Succes vaststellen en vieren

Of verandermanagement succesvol is, hangt af van veel mensen die er flink hun schouders onder zetten. Zorg ervoor dat je in je plan een moment opneemt om de lancering van de nieuwe initiatieven te vieren, evenals overwinningen op lange en korte termijn. Successen moeten tijdig en vaak worden verzameld, gecategoriseerd en gecommuniceerd om de voortgang te kunnen blijven volgen en het moment aan te grijpen om je team te motiveren en organisatorische veranderingen door te voeren.

Verandering hoort erbij

Transformaties zijn eng, want je komt in een onbekende situatie terecht. Net zoals in je privéleven is het belangrijk om ook zakelijk gezien rekening te houden met de menselijke kant van verandering. Iedereen reageert anders op verandering, en het is een langdurig proces. Maar zonder verandering komen we allemaal geen stap vooruit.

De verwachtingen van werknemers evolueren mee met de steeds hogere verwachtingen van klanten. Lees verder.